Skuteczny onboarding, czyli jak wdrażać pracowników, żeby zostali na dłużej

Znaczenie poprawnego onboardingu

Onboarding nie powinien być traktowany jako kilkudniowy etap, a w szczególności nie jako jednodniowe wprowadzenia podczas którego, pracownik dostaje zbyt dużą ilość informacji. Według analiz przeprowadzonych przez Instytut Gallupa, zaledwie 1 na 10 pracowników stanowczo zgadza się, że ich organizacja dobrze radzi sobie z onboardingiem. Inne analizy tego instytutu mówią, że niemal co piąty pracownik twierdzi, że jego ostatni onboarding był słaby lub wcale go nie było.

Udane wprowadzenie pracownika pozwoli mu utożsamić się z misją i wizją firmy, co pozytywnie wpłynie na jego zaangażowanie i może zmniejszyć rotację pracowników. Według badań przytoczonego już Instytutu Gallupa, 70% pracowników, którzy mieli wyjątkowe doświadczenia onboardingowe, twierdzi, że mają „najlepszą możliwą pracę”.

Warto pamiętać, że nowy pracownik nie bez powodu wybrał akurat tę firmę i tak jak każdy chce czuć, że to, co robi, ma sens. Chce czuć, że jest wspierany oraz włączony do społeczności. Dla wielu pracowników najcenniejszym aspektem ich ostatniego doświadczenia onboardingowego był element ludzki – poznawanie ludzi, tworzenie więzi społecznych oraz nauka od innych osób z zespołu. W tym momencie najważniejszą rolę odgrywa bezpośredni przełożony nowego pracownika.

Początki skutecznego onboardingu

Skuteczność programu wdrożeniowego w dużej mierze zależy od aktywnego zaangażowania menedżera. Proaktywna postawa przełożonego jest zatem kluczowa w pierwszych dniach. Osoba wdrażająca powinna odpowiednio wyjaśnić oczekiwania względem pracy, opisać cele strategiczne, ale przede wszystkim pomagać nowemu pracownikowi. Strach przed zadawaniem pytań jest często występującym problemem, który w pracy niczemu nie służy. Zadaniem menedżera jest tworzenie atmosfery, gdzie pytanie powiązane jest z postępem, a nie stagnacją.

Oczywiście, atmosfera podczas onboardingu zależy nie tylko od menedżera zespołu, ale również od wszystkich jego członków. Dobrą praktyką pozwalającą na jednoczesną naukę obowiązków, jak i poznawanie reszty zespołu jest tzw. „job shadowing”. Jest to podejście polegające na śledzeniu bardziej doświadczonego pracownika i obserwowaniu jego pracy. Pozwala to rozwiać różne wątpliwości, jednocześnie umożliwiając nowo zatrudnionej osobie lepsze poznanie kultury organizacji, w której się zatrudniła. Poprawny onboarding powinien być zaplanowany i zakomunikowany odpowiednio wcześniej. Tak jak było to wspomniane, proaktywna postawa przełożonego jest kluczowa, a takie podejście wymaga poświęcenia czasu.

W przypadku dużych firm, organizujących staże np. w okresach wakacyjnych, można spotkać wyjazdy integracyjne zarówno dla stażystów, jak i pracowników. Podczas takiej aktywności firma może jeszcze lepiej przedstawić się swoim nowym pracownikom, a luźna atmosfera i możliwość poznania osób z różnych szczebli, sprzyja szybszej aklimatyzacji.

Poczucie sensu wykonywanej pracy

Każdy chce czuć, że jego praca ma sens. Dzięki temu każde nasze kolejne działanie samo nas napędza i pozwala osiągać coraz to trudniejsze cele. Tak samo jest z nowymi pracownikami. Warto wyjaśnić co ich praca wnosi do firmy, aby mogli zobaczyć, jak zaangażowanie może przełożyć się na rozwój organizacji, ale również ich samych. Taka świadomość nie tylko motywuje, lecz także buduje oddanie i poczucie przynależności do zespołu. Spotkania z przełożonym, szczególnie na początku, są bardzo dobrym rozwiązaniem dla każdej ze stron. Pracownik ma poczucie, że ktoś o niego dba oraz interesuje się tym, co robi, jednocześnie może rozwiać różne wątpliwości, które na pewno mogą się pojawić. Z drugiej strony, menedżer może dowiedzieć się jakie podejście do aktualnych zadań ma nowy pracownik. Warto pamiętać o atmosferze takiego spotkania – nowo zatrudniona osoba może czuć się niepewnie, zgłaszając swoje wątpliwości. Dlatego przełożony powinien zadbać o to, aby był postrzegany jako przyjazny i otwarty na wspieranie członków swojego zespołu.

Może zdarzyć się, że nowy pracownik zgłosi trudność z zadaniem lub inne wątpliwości. Nie można ignorować takich sygnałów. Warto zastanowić się, dlaczego problem się pojawił – może warto rozważyć przeniesienie pracownika na inne stanowisko lub podjęcie alternatywnego działania. Najważniejsze jest, aby reakcja miała na celu poprawę sytuacji.

Częste pułapki w procesie onboardingu

1. Brak poczucia przynależności

Nowi pracownicy chcą wiedzieć, czy firma, do której przyszli jest dla nich odpowiednim miejscem. Równie ważne co sama praca jest, poczucie więzi, zarówno z wartościami firmy, jak i z innymi pracownikami. Należy zadbać o to, żeby głoszone wartości były zauważalne w murach organizacji.

2. Przeciążanie informacjami

Warto zadbać o odpowiednie rozłożenie materiału do przyswojenia w czasie. Zalewanie pracownika nadmiarem informacji, nie jest efektywne i może prowadzić do konieczności częstych powtórek, które pochłaniają dodatkowy czas. Lepiej zapewnić pracownikowi przyswajanie wiedzy w sposób stopniowy i uporządkowany.

3. Brak opieki oraz krótki czas trwania onboardingu

Nowy pracownik zazwyczaj jest pełen energii i zapału do pracy, chce pokazać się z jak najlepszej strony. Rolą menedżera jest wykorzystać ten zapał, utrzymywać go, a następnie zwiększać. Warto mieć już z góry przygotowane zadania dla nowo zatrudnionej osoby. Z jej perspektywy, firma wyjdzie na dobrze zorganizowaną, a zespół nie będzie musiał się zastanawiać co zrobić z nowym nabytkiem. Tak jak wspominano wcześniej, zbyt krótki czas trwania onboardingu nie jest niczym dobrym. Proces wdrażania może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. W tym czasie pracownik musi czuć, że to, co robi, ma sens i ma osobę, do której może przyjść z problemami.

Podsumowanie

Podczas przeprowadzania onboardingu należy pamiętać o podejściu do niego, jak do długoterminowego procesu, który na celu ma zrobienie pozytywnego wrażenia na pracowniku. Obecni pracownicy firmy również odczują korzyści z takiego podejścia, ciesząc się większym spokojem i komfortem w pracy. Podejście przełożonych ma w procesie onboardingu kluczowe znaczenie. Ich zaangażowanie i proaktywność może znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo przedwczesnego odejścia pracownika. Odpowiednia atmosfera i pokazywanie głoszonych wartości jest również ważne, nie tylko w przypadku wdrażania pracowników, ale także, na co dzień. Na końcu warto jednak pamiętać, że specyfika każdej z firm jest różna. Tak samo jest ze stanowiskami. Przy mało wymagających zajęciach, okres wdrożeniowy może być krótszy, natomiast mimo wszystko powinien on występować.