Patologiczne zwlekanie, czyli prokrastynacja w pracy

Większość osób ma tendencję do odkładania w czasie trudnych i nieprzyjemnych zadań. Zamiast rozmowy z klientem, odpowiedzi na ważnego maila czy wypełnienia dokumentów wybierają przedłużający się lunch lub zakupy w internecie. Nie ma problemu, jeśli zdarza się to sporadycznie, raz na jakiś czas. U niektórych odwlekanie działań przekształca się jednak w codzienny nawyk, a kłopoty z rozpoczęciem pracy stają się przeszkodą w „normalnym” funkcjonowaniu. Rosnący stos niezałatwionych spraw utrudnia rozwój zawodowy i rodzi frustrację. Mimo to takie osoby nie są w stanie zmienić swojego postępowania. Kiedy otrzymują kolejne zadanie, postanawiają wykonać je natychmiast. Niestety, nie potrafią przekształcić zamiaru w działanie. Zamiast tego wybierają przyjemniejsze czynności, które pomagają odroczyć moment rozpoczęcia pracy. Takie osoby charakteryzuje skłonność do prokrastynacji, czyli patologicznego odkładania pewnych czynności na później.

Trochę teorii

Prokrastynacja to zjawisko polegające na odkładaniu na później zadań, które nie wiążą się z natychmiastową nagrodą i uczuciem przyjemności. Zjawisko to dotyczy wielu dziedzin życia. Osoby skłonne do prokrastynacji odkładają wyjście na zakupy, zwlekają z wykonaniem ważnych telefonów i podjęciem kluczowych decyzji. Nie potrafią wywiązać się w terminie ze zobowiązań, a pracę zawsze zaczynają z opóźnieniem.

O zjawisku prokrastynacji można mówić wtedy, gdy odłożenie czynności jest sprzeczne z celami, które jednostka chce osiągnąć. Nie występują też żadne realne przeszkody, które utrudniałyby rozpoczęcie pracy. Prokrastynacją nie jest zatem odkładanie działań związane ze zmianą planów lub wystąpieniem przeszkód wpływających na reorganizację priorytetów. Dla prokrastynacji charakterystyczne jest angażowanie się w czynności zastępcze, które odraczają rozpoczęcie zaplanowanych działań. Czynności te są zazwyczaj przyjemniejsze, ale nie są związane z wyznaczonymi celami. Przykładem może być bezrobotny, który poszukuje pracy. Nadrzędnym celem jest dla niego znalezienie zatrudnienia. Mimo to nie jest w stanie wysłać aplikacji do interesujących go przedsiębiorstw. W zamian nadrabia zaległości czytelnicze i poświęca dodatkowy czas na rozmowy z sąsiadami.

Prokrastynacja to nie tylko kwestia złego zarządzania czasem. Jest to raczej problem z motywacją i kontrolą własnych zachowań. Osoby ze skłonnością do prokrastynacji mają wyznaczone priorytety. Planują wykonanie zadań, które przybliżą je do założonych celów. Mimo to nie są w stanie przemienić swoich zamiarów w realne działania. Nie potrafią wykonać czynności, do których same przed sobą się zobowiązały. Dostrzegając problemy, jakie rodzą się z ich postępowania, zakładają zmianę zachowania. Mimo to odwlekanie staje się u nich zjawiskiem chronicznym i w bardzo zaawansowanym stadium jest trudne do przerwania.

Mechanizmy – jak to działa?

Podstawową pułapką prokrastynacji jest przekonanie, że odłożenie zadania o kilka minut nie wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Zazwyczaj osoby skłonne do prokrastynacji zamiast wykonać zaplanowane działania oddają się drobnym przyjemnościom. Większość tych czynności jest na tyle krótka, że powoduje jedynie nieznaczne opóźnienie. Mimo to decyzja o odłożeniu zadania zaburza harmonogram pracy. Po kilkunastu minutach powraca się do punktu wyjścia. Znów konieczne jest podjęcie decyzji o rozpoczęciu pracy. Rodzi to frustrację, której najłatwiej przeciwdziałać, oddając się kolejnej małej przyjemności.

Niejednokrotnie prokrastynacja przejawia się też w przedłużaniu pracy nad mniej istotnymi zadaniami w celu jak największego odroczenia zadania głównego. Przykładem może być pracownik, który przed rozpoczęciem pracy nad raportem postanawia sprawdzić skrzynkę e-mailową. W momencie przeczytania wszystkich przychodzących wiadomości decyduje, że warto rozprawić się z zalegającym na koncie spamem i oczyścić skrzynkę odbiorczą. Gdy już to uczyni, postanawia uporządkować również pulpit. Po kilku godzinach pracownik ma nieskazitelny porządek w komputerowych plikach, niestety nie ma już czasu na napisanie raportu.

Przekonanie o niskiej szkodliwości czynności zastępczych jest jednym z wielu szkodliwych nawyków myślowych, którym ulegają osoby skłonne do prokrastynacji. Inną charakterystyczną cechą jest zaprzeczanie chroniczności tego zaburzenia. Osoby dotknięte prokrastynacją codziennie mają problem z rozpoczęciem zadań, mimo to są przekonane, że następnym razem rozpoczną pracę w terminie. Są też skłonne do usprawiedliwiania swoich zachowań. Przekładają zadania, twierdząc, że termin na ich realizację jest jeszcze odległy. Zrzucają winę na słabe samopoczucie, sądząc, że kolejny dzień okaże się bardziej produktywny. Niestety, następnego ranka nie mają większej ilości energii i zapału do realizacji zadań. Odwlekanie nie jest bowiem związane z realnymi przeszkodami w postaci zmęczenia czy choroby. Ich problem ma podłoże motywacyjne.

Problem z automotywacją wynika z niskiej odporności na frustracje. Osoby wykazujące tendencję do prokrastynacji mają trudności z wykonywaniem nużących działań. Próbując uciec przed obowiązkami, działają impulsywnie i oddają się czynnościom, które chwilowo poprawią ich samopoczucie. Osoby takie wiedzą, że zakończenie projektu czy oddanie raportu przyniesie im korzyści. Otrzymają w końcu zapłatę za wykonane zadania. Ukończeniu pracy towarzyszy też satysfakcja. Mimo to takie nagrody są dla osób skłonnych do odwlekania obowiązków zbyt odległe. Ich problemem jest nieumiejętność kontroli zachowania, która pozwoliłaby na zniesienie niewielkich niedogodności w celu uzyskania większej gratyfikacji w przyszłości.

Prokrastynacja w pracy

Prokrastynacja nie występuje w przypadku zadań łatwych i kojarzonych z pozytywnymi emocjami. W związku z tym zjawisko to odnosi się do przykrych obowiązków domowych czy podejmowania trudnych decyzji osobistych. Jednak najczęściej badania nad tym zjawiskiem przeprowadza się na studentach i pracownikach, gdyż prokrastynacja objawia się już w szkole średniej i na studiach. Następnie patologiczne zwlekanie utrudnia pracę zawodową. Pracownicy dotknięci prokrastynacją są wyjątkowo uciążliwi dla pracodawców. Pracują mniej i rozpoczynają pracę później. Osoby takie, oderwane od zadania, nie są w stanie do niego powrócić. Kończąc jeden projekt, nie potrafią przejść do następnego. Mają też skłonność do odwlekania w czasie trudnych decyzji. Powoduje to ciągłe przestoje w pracy i marnowanie czasu. Taka sytuacja przekłada się na gorsze wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Dodatkowo prokrastynacja źle wpływa na samego pracownika. Powoduje, że jest on sfrustrowany i nerwowy. Każda kolejna porażka w walce z prokrastynacją pogłębia w nim przekonanie o braku kompetencji.

W warunkach domowych łatwo o czynności zastępcze, które pozwolą na odłożenie w czasie przykrych obowiązków. Można przykładowo obejrzeć nowy film i zagłębić się w lekturze magazynu. W pracy sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana. Z tego powodu do przekładania działań pracownicy wykorzystują środki dostępne w danym miejscu i branży. W pracy biurowej do najczęściej wykorzystywanych metod zalicza się internet. Korzystanie z internetu jest idealnie dopasowane do zjawiska prokrastynacji. Większość czynności wykonywanych w sieci trwa krótko. W kilka minut można przeczytać najnowsze informacje, sprawdzić skrzynkę e-mailową i prognozę pogody na najbliższy tydzień. Z tego powodu pracownicy uznają te czynności za mało szkodliwe. Dodatkowym plusem jest stosunkowo duże bezpieczeństwo korzystania z internetu w celu odkładania zadań. Osoba patrząca w skupieniu w ekran laptopa wydaje się wszak pracować. Stąd bez pomocy programów śledzących aktywność pracowników w sieci trudno wykryć ich skłonność do prokrastynacji. Innymi przejawami odwlekania mogą być nagłe i zbędne porządki w dokumentach czy częste przerwy. Pracownicy ze skłonnością do prokrastynacji z chęcią korzystają z przerw dla palących oraz przygotowują kawę dla siebie i całego zespołu.

Jak z tym walczyć?

Prokrastynacja jest zachowaniem nawykowym. Jej przyczynami są dysfunkcjonalne przekonania oraz problem z kontrolą własnych zachowań i emocji. Osoby skłonne do prokrastynacji cechuje zazwyczaj niekonsekwencja, niska sumienność i niezorganizowanie. W związku z tym najskuteczniejszą metodą walki z prokrastynacją jest praca nad silną wolą. Anglojęzyczne strony internetowe są pełne porad pomocnych w walce z tym zjawiskiem. Podstawą jest uświadomienie sobie chroniczności problemu. Ważna jest też walka z irracjonalnymi przekonaniami o nieszkodliwości tej przypadłości – odkładanie zadań nawet o kilka minut naprawdę burzy plan pracy. Warto sporządzić listę zadań do wykonania i porównać ją z rzeczywistymi osiągnięciami, co pozwala na monitorowanie postępów. Należy wyznaczać sobie niewielkie zadania, natychmiast podejmować pracę nad nimi i uczyć się czerpania przyjemności z ich zakończenia. Wszelkie czynności niezwiązane z głównym zadaniem powinno się przekładać na koniec pracy. Często okazuje się, że nie trzeba ich wykonywać, ponieważ jedynym ich celem było przesunięcie czasu rozpoczęcia obowiązków.

Zakończenie

W ostatnich dziesięcioleciach opisano wiele nowych zaburzeń negatywnie wpływających na funkcjonowanie szkolne i zawodowe. Najbardziej znanymi są dysleksja i dyskalkulia. Rozpowszechnienie wiedzy o tych zjawiskach miało pomóc cierpiącym na nie osobom w przezwyciężaniu trudności. Niestety, ich nagłośnienie przyniosło również niezaplanowane skutki. Wiele osób tłumaczy tymi przypadłościami wszelkie swoje niepowodzenia. Prokrastynacja jest zjawiskiem stosunkowo mało znanym w Polsce. Zyskując rozgłos, może jednak stać się dla wielu osób skuteczną wymówką. Kluczowe jest poprawne zrozumienie tego zaburzenia. Osobowość niektórych osób silniej predysponuje je do prokrastynacji. Mimo to zdolność do regulacji i kontroli własnych zachowań można trenować. Pierwszym krokiem do poprawy jest uświadomienie sobie, że warto, bo prokrastynacja utrudnia życie zawodowe i osobiste. Lepiej więc nie odkładać na późnej pracy nad własnymi słabościami.