Od swobodnej rozmowy do wywiadów kompetencyjnych – jak zmieniają się rozmowy kwalifikacyjne?

Rozmowa kwalifikacyjna to najczęściej wykorzystywane narzędzie rekrutacyjne. Stosuje się je jako jeden z etapów selekcji bądź samodzielną procedurę. Mimo popularności takich wywiadów przez lata uchodziły one za narzędzie o niewielkiej trafności prognostycznej. Częste pomyłki przy obsadzaniu stanowisk metodą wywiadu powodują zaś spore straty w przedsiębiorstwie. Z tego powodu próbowano zwiększyć możliwości prognostyczne wywiadu. Coraz lepiej wyszkoleni rekrutujący starają się ulepszyć procedury i zobiektywizować wyniki uzyskiwane dzięki tej metodzie.

Zmiany w procesie rekrutacji

Współczesny proces rekrutacyjny jest nastawiony na zebranie szerokiego wachlarza informacji o kandydacie z jak największej ilości źródeł. Stąd poza standardowym przeglądaniem CV rekrutujący poszukują informacji o kandydatach w sieci, testują ich za pomocą kwestionariuszy psychologicznych i telefonicznie sprawdzają prawdziwość referencji. Pracodawcom zależy również na informacjach o realnym funkcjonowaniu zawodowym pracownika. Z tego powodu coraz większą popularnością cieszy się zbieranie próbek pracy czy zapraszanie kandydatów na sesje Assessment Centre. Zmienia się też sam wywiad kwalifikacyjny, będący najczęściej wykorzystywanym narzędziem selekcyjnym. Minęły czasy swobodnych spotkań z przedstawicielami pracodawców, którzy starali się na podstawie pierwszego wrażenia i kilku odpowiedzi w sposób niemalże intuicyjny ocenić przygotowanie kandydata do objęcia stanowiska. Osoby zajmujące się przeprowadzaniem rozmów pracują nad ich strukturalizacją. Wywiad przeprowadza się zgodnie z wcześniej ustalonym planem i z wykorzystaniem pytań mających badać kompetencje kluczowe dla obsadzanego stanowiska. Rekrutujący próbują przeprowadzać rozmowę w podobnej formie z każdym z potencjalnych pracowników, by zwiększyć obiektywność tej metody. Przygotowują formularze oceny, aby możliwe było rzetelne porównanie wyników pomiędzy kandydatami. W trakcie rozmowy starają się, poza oceną wiedzy i doświadczenia zaproszonych osób, zebrać informacje o kompetencjach, sposobach funkcjonowania i umiejętnościach potencjalnego pracownika.

Wywiad ustrukturyzowany

Ponieważ badania wykazały niewielką skuteczność klasycznych nieustrukturyzowanych wywiadów, starano się podnieść wartość predykcyjną tej metody. Zwrócono uwagę na kluczową rolę rekrutujących, od których zależy wynik procesu selekcyjnego. Okazało się, że na ich opinie wyraźny wpływ mają zniekształcenia w postrzeganiu kandydatów związane z indywidualnymi przekonaniami i stereotypami posiadanymi przez rekrutujących. Dlatego osoby przeprowadzające rozmowy selekcyjne szkoli się obecnie z zakresu najbardziej typowych błędów poznawczych, ujawniających się podczas obserwacji i oceny innych ludzi. Rekrutujący są też proszeni o sporządzanie dokładnych notatek i podejmowanie decyzji dopiero po zakończeniu procesu. Okazało się, że na decyzje podejmowane w trakcie trwania rozmowy największy wpływ ma pierwsze wrażenie wywierane przez kandydata, a nie jego rzeczywiste kwalifikacje. Kolejnym krokiem na drodze do zwiększenia możliwości prognostycznych wywiadu jest jego strukturalizacja. Rekrutujący musi odpowiedzieć sobie na pytanie, czego chce się dowiedzieć i dlaczego oraz jakie pytania pozwolą mu na zdobycie najważniejszych informacji. W tym celu należy przeanalizować wymagania wolnego stanowiska. Ustala się specyfikę zadań, zakres obowiązków i odpowiedzialności, a następnie tworzy się profil kompetencyjny idealnego kandydata na to miejsce pracy. Profil zawiera opis wiedzy, doświadczenia i umiejętności koniecznych do sprawnego funkcjonowania w danej roli zawodowej. Należy pamiętać, aby wszelkie wymagania znajdujące się w profilu podzielić na te konieczne do objęcia stanowiska i te pożądane. Ważne jest też określenie stopnia biegłości dla każdej kompetencji. Następnie należy zastanowić się nad tym, w jaki sposób sprawdzane będą umiejętności kandydata. Wymaga to przygotowania zestawu pytań ogólnych i pogłębiających do każdej z badanych cech. Klucz pytań należy włączyć do szerszego scenariusza wywiadu obejmującego wszystkie etapy spotkania, a więc: powitanie, zadawanie pytań i odpowiadanie na pytania kandydata oraz podsumowanie rozmowy i pożegnanie. Tak przeprowadzony wywiad jest też, poza większą obiektywnością, ułatwieniem dla rekrutującego. Dzięki ustalonemu scenariuszowi rekrutujący jest spokojniejszy i może skoncentrować się na wysłuchaniu odpowiedzi kandydata, nie zapomni też zadać żadnego z kluczowych pytań. Jasna struktura wywiadu zmniejsza też stres u osoby zaproszonej na rozmowę. Odpowiedzi rekrutowanych w czasie wywiadu są zapisywane, zazwyczaj przy pomocy macierzy badającej stopień spełniania poszczególnych wymogów przez kandydata. Scenariusz przeprowadzania wywiadu powinien być taki sam na wszystkich spotkaniach. Część rekrutujących wykorzystuje też ten sam zestaw pytań dla wszystkich zaproszonych osób w celu zobiektywizowania wyników. Jest to dobra procedura, gdy wszyscy zaproszeni mają podobne doświadczenia zawodowe. Przy zróżnicowanej grupie dopuszczalne są pewne odstępstwa od tej metody. Często stosuje się te same pytania główne, ale już pytania pogłębiające dostosowuje się do przebiegu kariery kandydata i specyfiki konkretnej rozmowy kwalifikacyjnej. Najważniejsze jest, by rozmowa przebiegała w sposób płynny, a zadawane pytania były ściśle powiązane z celami wywiadu i sensowne z punktu widzenia doświadczenia zawodowego zaproszonych osób.

Wywiad kompetencyjny

Szczególnym rodzajem wywiadu ustrukturyzowanego jest wywiad kompetencyjny. Poza wiedzą i doświadczeniem kandydata pozwala on na sprawdzenie sposobów funkcjonowania zawodowego. Zgodnie z założeniami wywiadu kompetencyjnego za pomocą zachowań kandydata z przeszłości można oceniać posiadane przez niego kompetencje i przewidywać przyszłe funkcjonowanie w przedsiębiorstwie. Zadaniem rekrutującego jest zadawanie pytań dotyczących konkretnych sytuacji problemowych. Nacisk kładziony jest na to, w jaki sposób kandydat osiągał cele zawodowe, jaki jest charakterystyczny dla niego sposób postępowania i działania przejawiający się we wszystkich dotychczasowych zachowaniach. Rekrutujący szuka oczywiście w przeszłych zachowaniach kandydata przejawów kompetencji niezbędnych dla pracy na obsadzanym stanowisku. Kompetencje te są wybierane przed wywiadem za pomocą procedur charakterystycznych dla wywiadu ustrukturyzowanego, a więc na podstawie opisu stanowiska i profilu poszukiwanego kandydata. Dzięki metodzie wywiadu kompetencyjnego badać można szeroki wachlarz kompetencji i umiejętności, do których należą:

• umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów: elastyczność w myśleniu i planowaniu, kreatywność, analiza danych;
  
• umiejętności interpersonalne: zdolności negocjacyjne, umiejętność pracy w grupie, kultura osobista, zdolności komunikacyjne;
  
• metody zarządzania: kierowanie pracami zespołu, metody motywowania, delegowanie obowiązków;
  
• organizacja pracy własnej: sumienność, zaangażowanie, zarządzanie czasem pracy, wyznaczanie priorytetów, radzenie sobie ze stresem.

W wywiadzie kompetencyjnym istnieje schemat zadawania pytań. Standardowy początek pytania to: Proszę mi opowiedzieć o sytuacji, w której musiał Pan/Pani... lub Proszę mi powiedzieć o zadaniu, które wymagało od Pana/Pani... Jeśli badaną kompetencją jest inicjatywa własna i zaangażowanie, pytania mogą przybrać formę: Proszę mi opowiedzieć o zadaniu, którego wykonanie wymagało od Pana/Pani zdobycia dodatkowej wiedzy; Proszę mi opowiedzieć o sytuacji, w której musiał/a się Pan/Pani wykazać szczególną determinacją; Proszę mi opowiedzieć o zadaniu, którego się Pan/Pani ostatnio podjął/a, a które wykraczało poza zakres obowiązków na stanowisku. Jeśli mierzoną kompetencją jest kreatywność i elastyczność, rekrutujący może zadać pytanie o projekt, którego wykonanie wiązało się z koniecznością zastosowania nietypowego podejścia czy zmiany sposobu pracy. Poza kompetencjami można w ten sposób mierzyć również wiedzę zawodową i jej wykorzystanie w przeszłych sytuacjach zawodowych. Rekrutujący może zadać pytanie: Proszę mi opowiedzieć o strategii sprzedaży, którą opracował/a Pan/Pani samodzielnie. Możliwe jest też zadanie pytania o konkretne umiejętności: Proszę mi opowiedzieć o sytuacji, w której poradził/a sobie Pan/Pani z niezwykle trudnym klientem lub kontrahentem. W ten sposób wywiad nie musi ograniczać się do kompetencji miękkich. Nadal jednak opiera się na zbieraniu informacji o sytuacjach z przeszłości i przewidywaniu na tej podstawie przyszłego funkcjonowania pracownika. Z tego powodu część specjalistów nazywa tę metodę wywiadem behawioralnym, a więc opartym na badaniu zachowań. Pytania ogólne zadawane w trakcie wywiadu pozwalają stwierdzić, czy w karierze zaproszonego kandydata miały miejsce sytuacje świadczące o posiadaniu konkretnych kompetencji czy wiedzy. Jednak, aby w pełni wykorzystać możliwości tej metody, należy zadać dodatkowe pytania pogłębiające, pozwalające stwierdzić, za jakie dokładnie zadania pracownik był wówczas odpowiedzialny, jakie podjął działania i jakie były tego rezultaty. Zadając pytania pogłębiające, stosuje się jedną z dwóch metod (najczęściej zaś obie metody równocześnie). Są to:

• model STAR: (situation, task, action, result). Po zadaniu pytania głównego o sytuację, rekrutujący dopytuje o konkretne zadania, za jakie był odpowiedzialny kandydat, oraz o dokładne działania, jakie podjął w celu osiągnięcia sukcesu. Następnie należy zapytać o rezultaty tych działań oraz o ich ocenę przez samego pracownika. Ważna jest ocena działań z perspektywy czasu: Czy gdyby drugi raz znalazł/a się Pan/Pani w takiej sytuacji, postąpiłby/aby Pan/Pani tak samo? Możliwe, że pracownik nauczył się czegoś na podanym przykładzie i wykorzystuje to doświadczenie w obecnej pracy;
  
• model lejka. Po pytaniach otwartych prosi się o doprecyzowanie informacji dzięki dodatkowym pytaniom: Jak zareagowali na ten pomysł pozostali członkowie zespołu? Jak zareagował menedżer/kierownik?, Dlaczego podjął/a Pan/Pani taką decyzję?. Chodzi o szczegółowy opis sytuacji i motywów pracownika. Na koniec można zadać pytania zamknięte lub porównawcze.

Ten sposób zadawania pytań, poza wykryciem kluczowych kompetencji, pozwala przeanalizować charakterystyczny dla kandydata styl pracy. Ponadto stanowi proste narzędzie weryfikacji deklarowanych przez kandydata w CV kwalifikacji i umiejętności. Zgodnie z badaniami taki wywiad jest bardziej odporny na manipulację. Osobom, które deklarują nieprawdę, trudno wymyślić szczegółowy przykład wraz z dokładnym opisem sytuacji, mającej potwierdzać posiadane umiejętności. Poza tym wywiad kompetencyjny ma te same zalety co wszystkie wywiady ustrukturyzowane, a więc zwiększoną obiektywność i rzetelność. Wnioski z wywiadu są zapisywane i porównywane z wcześniej przygotowanymi profilami kompetencyjnymi. Poza wiedzą i kompetencjami rekrutujący tą metodą mają też możliwość sprawdzenia, czy potencjalny pracownik prezentuje postawę zbieżną z oczekiwaniami firmy oraz kulturą organizacyjną.

Zakończenie

Niezależnie od tego, czy rozmowa jest główną metodą rekrutacji, czy tylko jednym z etapów wielopoziomowego procesu selekcyjnego, należy zadbać o jej wysoką jakość. Trzeba poświęcić czas na wyszkolenie specjalistów od rekrutacji, aby byli świadomi możliwych zniekształceń w postrzeganiu, które powodują błędy w procesie oceny. Należy też dokładnie opracować plan przebiegu wywiadu, aby odpowiadał on potrzebom personalnym firmy. Działania te wymagają dużego nakładu pracy, jednak od skuteczności tych procedur zależy przyszły skład personalny firmy. Pomyłki przy doborze pracowników zawsze zaś odbijają się na zyskach firmy.

Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na temat assessment centre, zapraszamy do kontaktu.