Ocena pracownicza – czyli co?
Klasycy teorii definiują zarządzanie jako sekwencję czterech procesów: planowania, organizowania, motywowania i kontroli. Zamyka to – w uproszczeniu – ogół działań jakie należy wykonać, by przedsięwzięcie odniosło sukces. A jak to jest z
zarządzaniem kadrami w przedsiębiorstwie? Najpierw planujemy, jak wielu i jakich pracowników potrzebujemy. Przydzielamy ich do odpowiednich zadań, a więc organizujemy. Motywujemy – zarówno finansowo jak i niefinansowo. Ale jak często dokonujemy rzetelnych i kompleksowych podsumowań tego, czy aktywność naszych pracowników należycie przystaje do tego, czego potrzebuje nasza organizacja by odnieść sukces? Tę część funkcji personalnej w przedsiębiorstwie zagospodarowuje temat oceny pracowniczej.
W zarządzaniu zasobami ludzkimi wymienić można kilka elementów składowych, które razem tworzą swego rodzaju proces,. Ocena pracownicza stanowi jeden z elementów tego procesu. Dodatkowo szczególnie istotny z uwagi na fakt jej wpływu na inne elementy funkcji personalnej w przedsiębiorstwie – identyfikację potrzeb szkoleniowych czy sposoby wynagradzania pracowników.
Ocena pracownicza stanowi tę część zarządzania zasobami ludzkimi, która polega na wartościowaniu zarówno poziomu wykonywania zadań, jak i cech osobowych, zachowań i postaw pracowników. Zawsze dokonywana powinna być w kontekście jasno ustalonych celów i w świetle misji organizacji.
Po co? – czyli cele oceny pracowniczej
Na gruncie teorii zarządzania zasobami ludzkimi cele oceny pracowniczej dzieli się na przyświecające organizacji (cele organizacyjne) i te, przypisane pracownikowi (cele psychospołeczne). Wprowadza także dodatkowe kryterium podziału na funkcje oceny pracowniczej: ewolucyjną (ocenia dotychczasowy i obecny poziom pracy, przydatność pracownika na danym stanowisku) i rozwojową (ocenia pracowników pod kątem potencjału rozwojowego, umiejętności i chęci współpracy). Tak kompleksowe podejście pozwoliło na opracowanie swego rodzaju matrycy celów oceny pracowniczej, zaprezentowanej w tabeli 1.
Pokazuje to zatem, że ocena pracowników to nie tylko element podniesienia efektywności zarządzania przedsiębiorstwem przez dokonanie sprawdzenia i podsumowania, czy aktywność jego pracowników jest adekwatna z celami i misją organizacji. Nie tylko jest swego rodzaju podpowiedzią przy opracowywaniu planów
ścieżek zawodowych pracowników, dając często odpowiedzi na pytania dotyczące tego, który pracownik zasługuje na awans, który może lepiej radzić sobie na innym stanowisku, a który powinien zostać zwolniony. Matryca A. Pocztowskiego pokazuje, jak istotna jest ocena pracownika także dla niego samego, głównie w aspekcie
informacji zwrotnej, mogącej okazać się dodatkowym motywatorem.
Jak? – metody i techniki oceny
Literatura przedmiotu podaje szeroką gamę metod i technik, jakimi posłużyć się mogą pracodawcy, opracowując systemy oceny pracowniczej w swoich przedsiębiorstwach. Podzielić je można na dwie grupy:
- metody relatywne – polegające na ocenie przez porównanie pracowników między sobą,
- metody absolutne – polegające na ocenie przez porównanie pracowników z ustalonymi standardami.
Poniższa tabela zawiera katalog metod oceny pracowniczej w podziale na te dwie grupy.
Metodę porównywania parami z powodzeniem można stosować w organizacjach o małej liczbie pracowników. Jak sama nazwa wskazuje, pracowników porównuje się - biorąc pod uwagę określone kryteria - parami, zgodnie z zasadą „każdy z każdym”. Pomocne w tej metodzie jest stworzenie tablicy krzyżowej, na której zaznacza się ocenę danego pracownika w danej parze. Ilustruje to przykład poniżej. W przykładzie najwyżej oceniony został pracownik B, notujący 3 pozytywne oceny w porównaniu z innymi pracownikami, a najniżej – pracownik D, niemający żadnej pozytywnej oceny.
Skale ocen z kolei służą do pomiaru natężenia cech, pożądanych na stanowisku zajmowanym przez pracownika. Należą do jednych z najbardziej rozpowszechnionych metod oceny. Skale mogą przyjmować różne formy:
- skala punktowa – tabela, w której znajdują się istotne kryteria oceny,
- skala graficzna – oceniający zakreśla część odcinka skali w celu zobrazowania natężenia danej cechy,
- skala przymiotnikowa – dane kryterium oceny określone jest przymiotnikowo (np. źle, dobrze, zadowalająco)
- skala behawioralna – służy do oceny zachowań pracownika; tutaj pojawiają się sformułowania: zawsze, prawie zawsze, nigdy, prawie nigdy itp.,
- skala mieszana – mająca w swojej strukturze elementy kilku skal
Assessment Centre to zyskująca na popularności metoda oceny pracowniczej, polegająca na wykonywaniu przez pracowników zestawu zadań pod okiem oceniających – asesorów. Kluczem metody jest stworzenie scenariusza zadania, odpowiadającego możliwie najdoskonalej rzeczywistym cechom stanowisk pracy. Metoda pozwala na dokonanie oceny zdolności i cech grupy pracowników. Stosowana jest także często jako technika wspomagająca proces rekrutacji.
Ocena 360 stopni to ocena, opierająca się na uzyskaniu informacji o pracowniku z więcej niż dwóch źródeł. Jednym ze źródeł jest sam pracownik (samoocena), pozostałymi są: szef, bezpośredni przełożeni, współpracownicy, podwładni, ale też klienci czy dalsi współpracownicy. Metoda pozwala na kompleksową ocenę pracownika na podstawie informacji z całego jego otoczenia. Istotę oceny 360 stopni w zestawieniu z oceną tradycyjną obrazują schematy poniżej.
Jak to robić, by robić to dobrze? – podstawowe zasady
W. Bańka wymienia sześć głównych zasad, zgodnie z którymi powinna zostać przeprowadzania ocena pracownicza. Według niego ocena pracownicza powinna:
- służyć określonemu celowi, znanemu zarówno oceniającemu, jak i ocenianemu,
- być oparta na jasno określonych kryteriach – jednocześnie konkretnych, ale i elastycznych, pozwalających na dostosowanie ich do różnic zawodowych i specjalizacji pracowników,
- być dostosowana do specyfiki przedsiębiorstwa,
- obejmować wszystkich pracowników,
- być jawna, znana i akceptowana przez pracowników,
- odbywać się w okresie dogodnym dla pracowników, w atmosferze sprzyjającej zaufaniu i szczerości.
Do tego katalogu zasad warto dodać pozytywny wpływ udziału pracowników w opracowywaniu kryteriów oceny na jakość oceny pracowniczej, istotność doboru odpowiednich technik oceny do specyfiki organizacji, a także konieczność zachowania poufności wyników oceny, przy jednoczesnym informowaniu ocenianych o uzyskanych wynikach.
Literatura przedmiotu podkreśla także istotę systematyczności, a nawet systemowości oceny pracowniczej w przedsiębiorstwie. Zaleca się tworzenie systemu ocen pracowników, na który składać się powinny odpowiednio dobrane i spójnie kryteria oceny. Dobrze, gdy ocena pracownicza ma miejsce okresowo.
Czy i jak to robimy? – praktyka oceniania pracowników w polskich przedsiębiorstwach
Ankieta Grafton Recruitment, przeprowadzona w 2010 roku, zawierała dwa pytania, dotyczące oceny pracowniczej w przedsiębiorstwach, w których pracowali ankietowani. Jak wynika z przeprowadzonego badania, połowa ankietowanych przyznała, że w firmie, w której pracuje, nie przeprowadza się regularnych ocen pracowniczych. Wskazuje to na relatywnie niewielkie zaangażowanie pracodawców w tę część procesu zarządzania zasobami ludzkimi. Spośród ankietowanych, którzy odpowiedzieli twierdząco na to pytanie, najwięcej osób wskazało na regularną roczną ocenę pracowniczą w ich organizacjach (27% ogółu ankietowanych), w dalszej kolejności – na półroczną (12%).
Co czwarty ankietowany w badaniu Grafton Recruitment w ramach oceny pracowniczej odbył jedynie rozmowę z przełożonym, w przypadku 27% ankietowanych – połączona była ona z pisemną formą oceny. Blisko 10% ankietowanych doświadczyło jedynie pisemnej formy oceny pracowniczej. Forma skonstruowania pytania nie pozwala na wywnioskowanie, jakimi konkretnie metodami posługiwano się najczęściej w ocenie pracowniczej. Pozytywnym może być jednak fakt, że ponad połowa ankietowanych – poza formalną, pisemną oceną – odbyła rozmowę na temat swojej aktywności w pracy z przełożonym.
Ocena pracownicza - dlaczego tego nie robimy? – wątpliwości i obawy
Istnieje wiele obaw i wątpliwości związanych z kwestią oceny pracowniczej, tkwiących zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Pracodawcy najpewniej obawiają się skomplikowania metodologii tego procesu – czasochłonnego i, co gorsze, kapitałochłonnego. Wśród pracowników pokutuje opinia, że ocena pracownicza jest tak naprawdę narzędziem służącym zwolnieniom. Pisze o tym D. Uliasz na portalu www.ocenapracy.pl. Autorka pisze ponadto o wątpliwościach związanych z obiektywizmem oceny, obawach związanych ze skupieniem się przełożonych wyłącznie na negatywach, a także o wątpliwościach co do realnego wpływu oceny na pracę w przedsiębiorstwie.
Częstym powodem niepowodzenia już realizowanych ocen pracowniczych jest głównie niewłaściwie zastosowanie teorii w praktyce. Często pomija się kwestię klarowności i powszechnej wiedzy na temat przyjętych w ocenie kryteriów. Ponadto często pomija się pracowników w tworzeniu opisu stanowisk pracy – punktów wyjścia do oceny, podobnie jak pomija się klientów wewnętrznych i zewnętrznych, przez co opisy stanowisk, a w dalszej kolejności oceny pracowników są dalekie od realiów. A nade wszystko oceny pracownicze niejednokrotnie stają się kolejnym, mało istotnym punktem, który „trzeba odfajkować” na korporacyjnej liście tematów. A przecież z powodzeniem mogą stanowić podstawę dla
decyzji personalnych dotyczących szkoleń, wynagradzania i derekrutacji. Stanowić powinny zatem – jak wskazano na początku artykułu – nie element służący sam sobie, a część całego procesu zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach.
Izabela Piechota
