Kultura zwolnień – jak przeprowadzać redukcję zatrudnienia

Niekiedy redukcja zatrudnienia jest konieczna dla utrzymania dobrych wyników firmy. Rozmowa ze zwalnianymi pracownikami jest jednak bardzo trudnym momentem nie tylko dla zwalnianych, ale i dla prowadzących spotkanie przełożonych. Proces odchodzenia pracowników musi być przeprowadzony przede wszystkim zgodnie z prawem, jednak równie ważne jest poszanowanie godności zwalnianych. Niestety, niektóre firmy nadal popełniają rażące błędy w trakcie zwolnień. Proces ten jest zaś jednym z czynników silnie wpływających na opinię o organizacji.

Zwolnienia – podstawowa problematyka

Istnieją dwa podstawowe czynniki, które mogą doprowadzić do konieczności zwolnienia pracownika. Pierwszy to niewywiązywanie się zatrudnionego z powierzanych mu obowiązków. Pracownik, który przez długi okres pracuje niewydajnie i przynosi straty, jest obciążeniem dla przedsiębiorstwa. Z tego powodu przełożeni mogą planować zmianę na zajmowanym przez niego stanowisku. Drugą sytuacją jest konieczność zwolnienia dobrego pracownika z powodu złej sytuacji ekonomicznej – może to wiązać się z większym emocjonalnym obciążeniem dla zwalniającego.

W obu przypadkach należy przestrzegać podstawowych zasad zarówno przed rozpoczęciem procesu zwalniania, jak i w jego trakcie. Przede wszystkim zwolnienie pracownika powinno być poprzedzone próbami zachowania jego stanowiska. Jeśli konieczność redukcji zatrudnienia związana jest ze słabą koniunkturą i zmniejszeniem produkcji, warto najpierw wdrożyć rozwiązania oszczędnościowe, które zminimalizują ryzyko zwolnień. Jeśli pracownik słabo radzi sobie z obowiązkami, warto wysłać go na dodatkowe szkolenia i podnosić jego motywację. Osoby niedostatecznie radzące sobie z zadaniami muszą być na bieżąco informowane o swoich słabych wynikach. Będzie to dla nich rodzajem ostrzeżenia, dzięki któremu nie będą czuli się zaskoczeni w trakcie właściwej rozmowy. Zwalnianie najsłabszych zawsze jest połączone z procesem oceny, której wyniki są przekazywane samym zainteresowanym. Jeśli zwolnienia są konieczne, to najważniejsze jest oczywiście upewnienie się, że planowany proces i podpisywane ustalenia są zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. Sposoby wypowiadania umowy o pracę określa bowiem Kodeks pracy. Zawiera on zapisy dotyczące okresu wypowiedzeń czy wysokości odpraw, które są uzależnione od stażu pracy.

Jak informować pracowników o zwolnieniach

Jeśli zwolnienie okazuje się jedynym rozwiązaniem, należy przygotować się do przekazania tej informacji pracownikowi. Podstawą w trakcie takiej rozmowy jest okazanie szacunku osobie zwalnianej oraz ograniczenie negatywnych emocji towarzyszącym temu zdarzeniu do minimum.

Aby tego dokonać, należy przestrzegać uniwersalnych zasad obowiązujących w trakcie wszystkich rozmów ze zwalnianymi. Przede wszystkim spotkanie powinno być przeprowadzone krótko i rzeczowo. Rozmowa nie powinna trwać dłużej niż piętnaście minut.
Jej celem jest poinformowanie pracownika o podjętych decyzjach, ich przyczynach i przysługującej odchodzącemu pomocy i świadczeniach. Rozmowa zawsze powinna być przeprowadzana osobiście w pomieszczeniu zapewniającym dyskrecję. Najlepiej, jeśli tego zadania podejmie się bezpośredni przełożony, który dobrze zna zwalnianego i specyfikę jego pracy. Ewentualną pomocą dla przełożonego może być obecność osoby zatrudnionej w dziale HR.

Sztywne scenariusze rozmowy zazwyczaj nie sprawdzają się w trakcie zwolnień. Reakcje pracowników są bardzo zróżnicowane i zależą nie tylko od ich temperamentu, ale i sytuacji życiowej oraz zawodowej. Mimo to warto przestrzegać pewnego schematu, który ułatwia przekazanie pracownikowi najważniejszych informacji. Cel spotkania należy jednoznacznie przedstawić już na początku. Przedłużające się wstępy wprowadzają tylko dodatkowy stres i mogą być przyczyną nieporozumień. Dodatkowo takie opóźnienia sprawiają, że przełożony sprawia wrażenie osoby niepewnej bądź zawstydzonej podjętą przez siebie decyzją. Nie wolno zaś dopuścić do sytuacji, w której pracownik uzna, że decyzja o zwolnieniu nie jest ostateczna. Musi być jasne, że jest ona przemyślana i wyczerpano wszystkie dostępne możliwości innego załatwienia sprawy. Pracodawca może powiedzieć, że jest mu przykro z powodu takiego zakończenia współpracy, ale pod żadnym pozorem nie może za swoją decyzję przepraszać. W innym przypadku pracownik będzie miał nadzieję na odzyskanie pracy, co ograniczy jego motywację do poszukiwania nowego zatrudnienia.

Wytłumaczenie powodów zwolnienia powinno nastąpić w kolejnej części spotkania. Nie ma konieczności detalicznego tłumaczenia pracownikowi powodu zwolnienia. W żadnym wypadku nie jest to czas ani miejsce na wyliczanie mu każdej wpadki i każdego niedociągnięcia. Należy jednak podać jasny, konkretny powód zwolnienia. Jeśli przyczyną jest słaba koniunktura, a nie zła postawa zatrudnionego, należy znać kryteria, które spowodowały, że akurat on stracił posadę. Nie można dopuścić do sytuacji, w której pracownik czuje się losowo wytypowany do zwolnienia z powodu gorszego okresu w firmie.

Ostatnim etapem rozmowy powinno być przedstawienie dostępnych pracownikowi świadczeń. Jeśli firma zapewnia pomoc w znalezieniu nowego miejsca zatrudnienia, a wiec posiada program outplacementu, należy szczegółowo przedstawić go odchodzącemu. Jeżeli przedsiębiorstwo nie zapewnia takiej pomocy, warto zapoznać zwalnianego z wysokością ustawowo należnej odprawy. Jeżeli pracownik był dobrym specjalistą, należy zaproponować mu wystawienie listu referencyjnego. Ważne, by w tej części rozmowy nie składać obietnic bez pokrycia. Mogą one zakończyć się przed sądem, ale przede wszystkim są niezwykle bolesne dla zwalnianego.

Prowadzący rozmowę musi mieć przygotowane wszystkie niezbędne dokumenty. Poza tym najważniejsze informacje dla pracownika warto przedstawić w formie pisemnej, gdyż zwalniany może być w tak dużym stresie, że wielu z nich nie zapamięta. Warto więc zapisać dane dotyczące uprawnień, takich jak: urlop, odprawa czy wypłata ubezpieczenia oraz termin rozwiązania stosunku pracy.

Jak radzić sobie z reakcjami zwalnianych

W spotkanie należy wliczyć czas dla pracownika, który pragnie przedstawić swoje stanowisko bądź zadać dodatkowe pytania. Nie mogą one jednak przybrać formy negocjacji, gdyż decyzja o zwolnieniu została już podjęta. Zazwyczaj pracownik pragnie po prostu przedstawić swoje opinie i wyrazić swoje niezadowolenie, frustrację i złość. Osoby pozbawione tej możliwości często przez wiele lat żałują, że nie mogły przedstawić swoich racji. Czas, w którym pracownik zabiera głos, jest często najtrudniejszy dla prowadzącego spotkanie. Musi on zachować się taktownie, równocześnie nie doprowadzając do sytuacji, w której tłumaczy się z podjętej decyzji czy za nią przeprasza. Warto więc przygotować się na różnorodne reakcje zwalnianych.

Dość często pracownicy reagują krzykiem i agresją. W takich sytuacjach największym atutem przełożonego jest spokój. Prowadzący spotkanie powinien okazać zrozumienie dla zdenerwowania pracownika, gdyż jest to naturalna reakcja w takiej sytuacji. Zdarza się, że zwalniani płaczą i proszą o zmianę decyzji. W żadnym wypadku nie należy bagatelizować przytaczanych przez pracownika problemów rodzinnych i finansowych, które przyniesie utrata zatrudnienia. Można w takiej sytuacji przedstawić konkretne działania, jakie podjąć może zwalniany w celu zmniejszenia niedogodności. Prowadzący rozmowę nie może jednak pozwolić, by poniosły go emocje i wpłynęły na jego decyzję. Zazwyczaj samo uzewnętrznienie swojej frustracji przynosi ulgę zwalnianemu. Wygodną sytuacją dla prowadzącego rozmowę wydaje się spotkanie z pracownikiem, który jest obojętny i nie okazuje żadnych emocji. Zazwyczaj jednak okazuje się, że taka osoba jest w szoku, a jej reakcje mogą ujawnić się z opóźnieniem. W takich przypadkach lepiej nieznacznie przedłużyć spotkanie i pozwolić pracownikowi na oswojenie się z sytuacją.

Główne błędy zwalniających

Błędy w procesie derekrutacji mogą być związane z nieprawidłowo przeprowadzoną rozmową czy niedostatecznym przygotowaniem osoby prowadzącej. Najczęściej mało doświadczony przełożony nie potrafi zapanować nad emocjami i stresem. Zdarza się, że w trakcie spotkania nie przekazuje wszystkich kluczowych informacji, co zazwyczaj jest związane z brakiem wcześniejszego przygotowania do rozmowy. Takie niedociągnięcia prowadzą zwykle do nieporozumień i są przyczyną dodatkowego stresu. Mimo to rzadko znajdują swój finał przed sądem pracy i mogą być skorygowane za pomocą dodatkowych szkoleń i warsztatów dla kadry menadżerskiej.

Istnieje jednak grupa błędów, które trudno przypisać małemu doświadczeniu zwalniających. Część przełożonych zwalnia pracowników nie tyle mało profesjonalnie, co w sposób całkowicie nieetyczny i łamiący podstawowe zasady relacji międzyludzkich. Do najbardziej poruszających opinię publiczną procedur zwalniania należy omijanie spotkań osobistych poprzez wysyłanie wiadomości telefonicznych czy powiadomień pocztą elektroniczną. Taki sposób zwalniania zyskał nawet angielską nazwę e-firing, czyli e-zwalnianie. Niezgodną z żadnymi procedurami metodą jest też przekazywanie informacji przez osoby postronne czy pozostawianie na biurku zwalnianego notatek. Telefony i e-maile z informacją o zwolnieniu otrzymują zazwyczaj osoby zatrudnione na czas określony, których informuje się o nieprzedłużaniu umowy i zakończeniu współpracy. Pracodawcy często tłumaczą, że w ten sposób pracownik dowiaduje się, że nie musi już przychodzić do firmy i nie jest narażony na dodatkowy stres czy konieczność tłumaczenia sytuacji pozostałym zatrudnionym. W rzeczywistości taka forma zwalniania służy samemu przełożonemu, który nie musi wyjaśniać swojej decyzji i brać udziału w trudnej rozmowie z byłym pracownikiem. Brak osobistego spotkania większość zatrudnionych odbiera jako zupełny brak szacunku ze strony pracodawcy. Otrzymanie wypowiedzenia bez rozmowy nie pozwala też zatrudnionemu na przedstawienie swojego stanowiska i zadanie dodatkowych pytań. W związku z tym przyczyny zwolnienia pozostają zazwyczaj w sferze domysłów.

Część pracodawców decyduje się na spotkanie z pracownikiem, ale rozmowa przybiera formę nagonki na zatrudnionego i ma na celu przede wszystkim wyładowanie frustracji pracodawcy. Niektórzy szefowie obwiniają zwalnianych pracowników o wszystkie niepowodzenia firmy, obrażają ich i podważają ich kompetencje. Były pracownik traci w ten sposób nie tylko pracę, ale i wiarę we własne możliwości, która jest przecież podstawą dla rozpoczęcia poszukiwań nowego miejsca zatrudnienia. Z tego powodu niedopuszczalne jest też zwalnianie pracownika w obecności reszty zespołu. Informacja o zwolnieniu musi być przekazana podczas poufnego, osobistego spotkania. Formułowanie negatywnych ocen pracy w obecności osób postronnych jest zachowaniem nagannym.

W niektórych korporacjach wymaga się od zwalnianych pracowników natychmiastowego opuszczenia miejsca pracy bez możliwości pożegnania się ze współpracownikami czy uporządkowania materiałów. Takie sytuacje pracodawcy motywują zazwyczaj koniecznością ochrony poufnych danych, do których zwolniony nie ma już uprawnień, oraz chęcią zachowania dobrej atmosfery w zespole. W prasie pojawiają się doniesienia o sprzątaczkach pakujących osobiste przedmioty zwolnionego do kartonów i ochronie wyprowadzającej byłego pracownika z budynku. W ten sposób pracownik czuje się brutalnie wyrzucony z miejsca, w którym niejednokrotnie przepracował wiele lat. Dodatkowo pracodawca daje mu odczuć, że nie darzy go zaufaniem. Atmosfera w zespole też raczej traci niż zyskuje na takich zachowaniach. Wprowadza poczucie niepewności i zagrożenia. Każdy pracownik ma prawo samodzielnie zdecydować, w jakiej formie pożegna się z zespołem i ile informacji o swoim odejściu przekaże znajomym z pracy. W żadnym wypadku nie należy mu tego przywileju ograniczać.

Konsekwencje nieprawidłowości

Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z konsekwencji, jakie może wywołać nieprawidłowe zwalnianie pracowników. W przypadku skandalicznych naruszeń mogą doczekać się sprawy w sądzie pracy. Informacjami o pracodawcach zwalniających w sposób nieetyczny interesuje się też prasa i portale internetowe. Artykuł opisujący naganne procedury derekrutacyjne może zniszczyć reputację nawet szanowanej dotąd firmy.

Opinia o organizacji szerzy się jednak nie tylko poprzez media. Wolniejszym, ale nawet bardziej skutecznym źródłem informacji o pracodawcach są sami pracownicy. Kiedy źle mówią o byłym miejscu zatrudnienia, zniechęcają do firmy potencjalnych pracowników i klientów. Błędy przy zwolnieniach wpływają też na postawy zespołu, który pozostał w firmie. Widząc, że prawa odchodzących nie są respektowane, pracownicy uznają, że kierownictwo nie okazuje podwładnym szacunku. Przestają ufać przełożonym i nie potrafią z nimi współpracować. Organizacja ulega podziałowi na zarządzających i zarządzanych, którzy czują się stale wykorzystywani, przez co ich motywacja do pozostania w firmie znacząco spada.

Zakończenie

Zwalnianie pracowników nie jest zadaniem łatwym i zawsze wiąże się z negatywnymi emocjami osoby odchodzącej. Jednak dobre procedury derekrutacyjne pozwalają na zminimalizowanie stresu związanego z tym procesem. Dodatkowo pracodawca powinien zadbać o dobrą komunikację z pozostałą częścią zespołu, co zmniejszy poczucie niepewności i zdementuje budzące niepokój pracowników plotki. Pozwoli to na utrzymanie względnego spokoju i szybki powrót do normalnej pracy, która jest kluczowa dla osiągnięcia zysku i zapobiegania dalszym zwolnieniom.