Kompetencje miękkie w pracy – znaczenie skutecznego zarządzania czasem

Podczas procesu rekrutacyjnego pracodawcy sprawdzają wykształcenie kandydatów oraz ich umiejętności niezbędne do podjęcia pracy na określonym stanowisku. Niekiedy okazuje się jednak, że spełnienie tych kryteriów jest niewystarczające. Coraz częściej poszukuje się pracowników o określonych umiejętnościach społecznych i osobistych, zwanych powszechnie kompetencjami miękkimi. Do takich kompetencji należy między innymi skuteczne zarządzanie czasem, ale także komunikatywność, sumienność czy odporność na stres. Niestety wielu ludzi nie wie, co kryje się pod tymi enigmatycznymi wymaganiami pracodawców. Pracownicy mają problem z oceną własnych kompetencji miękkich. Częsta jest również tendencja do przeszacowywania własnych umiejętności w tym zakresie. Wpływa to na niechęć do doskonalenia i bagatelizowanie tych kompetencji w procesie poszukiwania pracy i uzyskiwania awansu. Takie nastawienie wydaje się jednak niewłaściwe. Pojawiają się one bowiem praktycznie we wszystkich ogłoszeniach, niezależnie od branży i stanowiska pracy.

Kompetencje miękkie – definicja

Kompetencje miękkie to umiejętności i postawy umożliwiające skuteczne działanie w codziennym życiu. Specjaliści dzielą je na kompetencje osobiste i społeczne. Te pierwsze związane są ze skutecznym zarządzaniem własną osobą. W ich zakres wchodzi planowanie działań i organizowanie własnej pracy oraz zdolność motywowania się do konsekwentnego działania. W ramach kompetencji osobistych wykształca się również odporność na stres. Umiejętności społeczne związane są z nawiązywaniem poprawnych relacji. Obejmują skuteczne komunikowanie się oraz umiejętność obrony własnego stanowiska. Osoby o wysokich kompetencjach społecznych potrafią zarządzać zespołami, inspirować i motywować pracowników. Dodatkowo, w ramach kompetencji miękkich, wykształcają się postawy związane z nastawieniem na aktywne działanie i z sumiennym podejściem do obowiązków. Wspólną cechą wszystkich kompetencji miękkich jest zapewnienie sprawnego zarządzania sobą w kontaktach z innymi ludźmi.

Kompetencje miękkie okazują się przydatne zarówno w kontekście życia osobistego, jak i funkcjonowania zawodowego. Należą one do umiejętności przenośnych, a więc takich, które decydują o skuteczności w bardzo szerokim spektrum sytuacji. W środowisku pracowniczym kompetencje miękkie przeciwstawiane są zazwyczaj kompetencjom twardym. Kompetencje twarde to specjalistyczna wiedza i umiejętności zawodowe konieczne do podjęcia pracy na konkretnym stanowisku. Przykładowymi kompetencjami twardymi jest znajomość komputerowych programów biurowych bądź umiejętność obsługi maszyn na hali produkcyjnej. Zazwyczaj takie umiejętności są wynikiem wykształcenia oraz doświadczeń w pracy na podobnym stanowisku. W przeciwieństwie do kompetencji miękkich są one wąsko wyspecjalizowane i trudno je przenosić z jednego stanowiska pracy na inne.

Skuteczne zarządzanie czasem pracy

Jedną z podstawowych kompetencji miękkich jest umiejętność dobrego zarządzania własnym czasem. Czas jest zasobem, który wyczerpuje się bezpowrotnie. Nie ma możliwości zwiększenia ilości dostępnego czasu czy magazynowania go. W każdej firmie i dla każdego pracownika godzina ma dokładnie tyle samo minut. Z tego powodu umiejętność dobrego zaplanowania działań jest kluczowa dla rozwoju przedsiębiorstwa. W rzeczywistości pracownicy nie mają jednak kontroli nad samym czasem, a nad zadaniami, jakie w nim wykonują. Z tego powodu wielu specjalistów uznaje za bardziej trafne określenie zarządzania sobą w czasie lub zarządzania własną energią i obowiązkami w czasie.

Wiele osób łączy skuteczne zarządzanie czasem z terminowością. Jeżeli pracownik, któremu przydzielono tydzień na wykonanie projektu, rozpoczyna pracę trzy dni przed upływem terminu, nie zarządza czasem w sposób efektywny. Ocena jego zdolności planowania nie zmieni się, nawet jeśli zakończy pracę w wyznaczonym czasie. Mógł on bowiem zaangażować się w więcej zadań równocześnie albo wykonać powierzony mu projekt znacznie lepiej. Stąd wywiązywanie się z zadań w terminie jest jedynie jednym z elementów skutecznego zarządzania czasem. W jego skład wchodzi także umiejętność pracy nad kilkoma zadaniami równocześnie i wyboru priorytetów. Pracownik dobrze zarządzający czasem potrafi ocenić czas potrzebny na realizację poszczególnych etapów projektu, utworzyć plan działania i konsekwentnie się go trzymać. Dzięki temu dobre planowanie przekłada się na sumienność i oszczędność czasu pracy. Dodatkowo, osoby podsiadające zdolność dobrej organizacji pracy są bardziej odporne na niespodziewane komplikacje, gdyż mają czas na ewentualne poprawki. Dzięki temu są mniej obciążone stresem i wprowadzają pozytywną atmosferę w miejscu pracy.

Pracodawcy sprawdzają zdolność planowania i podziału zadań w procesie rekrutacji. Pytają o sposób realizacji hipotetycznych projektów bądź korzystają z metody assessment center. Niejednokrotnie proszą o przykłady zachowań kandydata, które mogą świadczyć o dobrym zarządzaniu własnym czasem pracy. Warto przygotować się na takie pytania i zapoznać z podstawowymi sposobami skutecznej organizacji pracy. Pracodawcy szukają bowiem kandydatów, których przyszła efektywność będzie jak największa. Nikt nie chce, by pracownik marnował czas, który przekłada się przecież na zyski przedsiębiorstwa.

Skuteczne zarządzanie czasem w ofertach pracy

Skuteczne zarządzanie czasem jest kluczową umiejętnością pracownika, niezależnie od funkcji, którą pełni w organizacji. Z tego powodu jest to cecha poszukiwana przez ogromne rzesze pracodawców. Dobra organizacja pracy jest szczególnie ważna na stanowiskach, na których konieczna jest samodzielność. W związku z tym pozwala na łatwiejsze przejście procesu rekrutacyjnego na stanowiska sekretarek, samodzielnych księgowych, kadrowych i przedstawicieli handlowych. Zakres obowiązków osób pracujących na tych stanowiskach jest bardzo zróżnicowany. Mimo to podstawą w tych zawodach jest skuteczne łączenie pracy nad kilkoma zadaniami i ustalanie priorytetów. Są to stanowiska, na których pozostawia się pracownikom dużo swobody w zarządzaniu własnymi obowiązkami. Równocześnie tacy specjaliści wykonują zadania, od których zależy funkcjonowanie całej firmy. Z tego powodu pracownicy o słabych zdolnościach organizacyjnych nie podołają natłokowi zadań i przyczynią się do spowolnienia rozwoju firmy.

Sposoby doskonalenia zarządzania czasem

Dla części pracowników dobra organizacja pracy jest sprawą łatwą. Skuteczne planowanie i konsekwencja są silnie powiązane z ich osobowością. Niestety większość zatrudnionych miewa problemy z efektywnym wykorzystywaniem czasu pracy. Z tego powodu na rynku można znaleźć ogromną ilość warsztatów wspomagających skuteczne zarządzanie zadaniami. Wiele firm wprowadza również wewnętrzny system szkoleń mających usprawnić organizację pracy zatrudnionych. Większość szkoleń oparta jest na przedstawieniu metod służących precyzyjnemu formułowaniu celów i ich hierarchii. Pracownicy poznają sposoby budowania planów i oceny ich realizacji. Metody te oparte są na ustaleniach amerykańskich specjalistów. Z powodu ich ugruntowania w tamtejszej kulturze nie zawsze są łatwo przyswajane przez polskich pracowników. Mimo to większość osób jest w stanie znaleźć kilka sposobów, które okazują się pomocne w ich codziennej karierze. Pracownicy powinni poznać techniki organizowania pracy, aby móc wybrać dopasowany do ich potrzeb styl działania. W ten sposób są w stanie podnieść własną efektywność, nie działając wbrew sobie.

Zakończenie

Dobra organizacja pracy okazuje się przydatna zarówno w pracy sekretarki, jak i przedstawiciela handlowego. Kadra zarządzająca ceni sobie pracowników, którzy w sposób efektywny wykorzystują cały dostępny im czas, przyczyniając się do rozwoju firmy. Z tego powodu dobra organizacja pracy to jeden z wymogów najczęściej pojawiających się w ogłoszeniach o pracę. Warto więc zainwestować w rozwój własnych kompetencji w tym zakresie. Pomoże to w odniesieniu sukcesu w wielu branżach.