Czym jest outplacement?
Outplacement definiuje się jako system łagodnych zwolnień, polegający na podejmowaniu przez organizację działań służących pomocy odchodzącym pracownikom. Obejmuje głównie doradztwo zawodowe i psychologiczne,
szkolenia, a także wsparcie w znalezieniu nowej pracy. W Polsce działania outplacementowe utożsamiane są z systemem zwolnień monitorowanych. Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, firmy zwalniające przynajmniej 50 pracowników, w ciągu 3 miesięcy są zobligowane do uzgodnienia z powiatowym urzędem pracy zakresu i formy pomocy dla zwalnianych pracowników. Uzgodnienia te dotyczą przede wszystkim: pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz szkoleń. Wsparcie powinno być kierowane do pracowników przewidzianych do zwolnienia lub będących w trakcie wypowiedzenia, bądź w okresie 6 miesięcy po rozwiązaniu stosunku pracy lub stosunku służbowego. Mimo tego, że ustawa nie nakłada na mniejsze firmy obowiązku przeprowadzania zwolnień monitorowanych, coraz więcej pracodawców decyduje się na podjęcie takiego kroku.
Biorąc pod uwagę różne kryteria, można wyodrębnić co najmniej kilka rodzajów działań outplacementowych. Ze względu na rodzaj grupy docelowej możemy mieć do czynienia z
outplacementem indywidualnym lub grupowym. Outplacement indywidualny dedykowany jest konkretnym pracownikom, z uwzględnieniem ich specyficznych potrzeb. Najczęściej kierowany jest do kadry zarządzającej oraz kluczowych pracowników w organizacji. Jest relatywnie drogi, lecz może zapobiec przekazywaniu ważnych informacji czy tajemnic firmy. Z kolei outplacement grupowy skierowany jest do grupy osób, przez co nie uwzględnia w tak dużym stopniu indywidualnych potrzeb odbiorców. Warto zaznaczyć, że te dwa rodzaje działań outplacementowych mogą występować łącznie.
Program outplacementowy może mieć
charakter wewnętrzny lub zewnętrzny. W pierwszym przypadku realizowany jest wewnątrz firmy, gdzie mają miejsce zwolnienia. Jego główną zaletą jest stosunkowo niski koszt. Dodatkowym atutem jest znajomość branży, a także odchodzących pracowników przez osoby realizujące program, dzięki czemu łatwiej znaleźć odpowiedni rodzaj pomocy, dostosowany do konkretnych potrzeb. Może być jednak dodatkowym obciążeniem dla działów personalnych, które nie mają doświadczenia w prowadzeniu tego typu działań. Outplacement może być również zlecony firmie zewnętrznej, posiadającej ekspercką wiedzę w tym zakresie. To dobre rozwiązanie dla dużych firm, które mogą przeznaczyć więcej środków finansowych na ten cel. Podstawową zaletą tego typu działań jest większy obiektywizm i doświadczenie ekspertów.
Biorąc pod uwagę cel wdrażanego przedsięwzięcia możemy wyróżnić
outplacement zorientowany na wynik oraz skoncentrowany na proces. Głównym celem programu zorientowanego na wynik jest zdobycie nowego zatrudnienia przez zwalnianego pracownika. Takie programy mają charakter długotrwały, przez co generują duże koszty. Z kolei drugi rodzaj outplacementu koncentruje się na różnych rodzajach wsparcia, a więc przede wszystkim szkoleniach, konsultacjach, warsztatach, które mają służyć zmianie postaw.
Ze względu na charakter świadczonej pomocy możemy mieć do czynienia z
outplacementem nastawionym na samodzielność lub asystującym przy zatrudnieniu. Niekiedy proces outplacementowy służy wyłącznie wspieraniu odchodzących pracowników poprzez przedstawienie ofert, doradztwo czy warsztaty. W innych przypadkach jest kompleksowym działaniem, polegającym na znalezieniu pracodawcy i pomoc w trakcie rekrutacji.
W zależności od programu i sposobu korzystania można wyodrębnić trzy rodzaje outplacementu:
kafeteryjny, just-in-time oraz outplacement ze wsparciem administracyjnym. Outplacement kafeteryjny polega na przedstawieniu wachlarza możliwości, z których uczestnik programu może wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie formę pomocy. Działania typu just-in-time to doraźna pomoc, dostosowana do aktualnych potrzeb uczestników. W tym przypadku pracownik sam kontaktuje się z doradcą. Outplacement ze wsparciem administracyjnym uzupełniony jest o odpowiednie zaplecze techniczne, na przykład biuro albo obsługę sekretarską.
Outplacement w praktyce
System zwolnień monitorowanych, podobnie jak wszystkie działania w organizacji, powinien być dokładnie zaplanowany tak, aby przyniósł zamierzone rezultaty. W pierwszej kolejności konieczne jest dokładne
zdiagnozowanie sytuacji (1). Ten etap powinien obejmować przede wszystkim zapoznanie się z aktualnymi przepisami prawnymi. Jest to szczególnie istotne, jeśli planujemy przeprowadzić zwolnienia grupowe. W pozostałych przypadkach forma wsparcia zwalnianych pracowników zależy w dużej mierze od środków jakim dysponuje pracodawca, a także od sytuacji panującej na lokalnym rynku pracy.
Kolejnym etapem powinno być
opracowanie strategii (2), a więc podjęcie decyzji o sposobie realizacji procesu outplacementowego. W tym miejscu warto zastanowić się czy program zostanie zrealizowany przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną czy wszystko zorganizujemy samodzielnie przy pomocy działu HR. Najbardziej optymalnym i efektywnym rozwiązaniem jest współpraca firmy zewnętrznej z zarządem i działem kadr. Taka metoda pozwala na dostosowanie oferty firmy zewnętrznej do prawdziwych potrzeb pracodawcy, a także indywidualnych oczekiwań pracowników.
Na tym etapie należy również zdać sobie sprawę jakich rezultatów oczekujemy: znalezienia jakiejkolwiek pracy przez zwalnianych pracowników czy może istotny jest dla nas wzrost ich kompetencji, a co za tym idzie lepsze dostosowanie do panującej sytuacji na rynku pracy. W tym miejscu warto zastanowić się, czy nasze działania będą miały charakter ilościowy czy jakościowy. Jeśli zdecydujemy się na ilościowy program outplacementowy, nasza aktywność będzie się sprowadzała wyłącznie do przedstawienia ofert pracy odchodzącym pracownikom. Z kolei wybór podejścia jakościowego będzie się wiązał z podjęciem działań, które pomogą w ukazaniu mechanizmów rynku pracy i nauczeniu zwalnianych pracowników, jak się po nim poruszać, aby zdobyć atrakcyjne zatrudnienie.
W dalszej kolejności konieczne jest
przedstawienie planu działań outplacementowych zainteresowanym (3), a więc odchodzącym pracownikom. Podczas specjalnego spotkania zorganizowanego przez osoby odpowiedzialne ze program, zwalani pracownicy powinni mieć możliwości zadawania pytań, a także zdobyć informacje o sposobach zgłaszania się do programu.
Najważniejszy krok to
wdrożenie programu outplacementowego (4). Na tym etapie pracodawca powinien podjąć decyzję kiedy pracownicy będą mogli korzystać ze wsparcia. Niekiedy konieczne może być umożliwienie pracownikom uczestnictwa w spotkaniach czy szkoleniach w godzinach ich pracy.
Po zakończeniu programu warto dokonać
oceny skuteczności podjętych działań (5). Pracodawca powinien sporządzić listę uczestników oraz rodzaje zastosowanych wobec nich działań. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie ankiety satysfakcji wśród odbiorców programu, która pozwoli na ocenę skuteczności outplacementu. Pozwoli również na zdobycie informacji o tym, czy program przyczynił się do pozytywnej zmiany wizerunku pracodawcy.
Outplacement – to się opłaca
Wdrożenie systemu łagodnych zwolnień może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Jak wynika z badań, firmy korzystające z projektów outplacementowych mają dwukrotnie mniej pozwów sądowych. Pracodawcy stosujący różne sposoby wsparcia odchodzących pracowników, odnotowują o 20% wyższe zyski niż pozostałe firmy. Co więcej, w blisko połowie firm podejmujących tego typu działania,
poziom satysfakcji pracowników po wprowadzonych zmianach utrzymał się na tym samym lub wyższym poziomie. Dla porównania w większości firm nie stosujących outplacementu poziom zadowolenia zatrudnionych pogorszył się.
Głównymi beneficjentami programów outplacementowych są zwalniani pracownicy. To oni otrzymują wsparcie, które pozwala im na szybsze znalezienie zatrudnienia po otrzymaniu wypowiedzenia. Uczestnicy tego typu programów czują się w pewien sposób docenieni przez pracodawców, a
przyczyn zwolnień dopatrują nie w sobie, lecz w czynnikach od siebie niezależnych, takich jak na przykład problemy finansowe firmy.
System zwolnień monitorowanych jest również korzystny dla pracowników pozostających w firmie. Przede wszystkim zmniejsza ich poczucie niepewności. Osoby, które pozostają w organizacji mają świadomość tego, że w razie ewentualnych zwolnień otrzymają odpowiednie wsparcie.
W końcu pracodawcy mogą oczekiwać korzyści z wdrożonych przez siebie działań. Programy outplacementowe pomagają w budowaniu pozytywnego wizerunku pracodawcy, zarówno wewnątrz firmy jak i w jej otoczeniu biznesowym, co idealnie wpisuje się w ideę
employer brandingu. Podjęte działania pozytywnie oddziałują na efektywność pracowników, a także wzmacniają pozycję pracodawcy na rynku.
System zwolnień monitorowanych uspokaja niepokoje w firmie oraz ogranicza koszty związane z ewentualnymi procesami sądowymi. Udział w programach outplacementowych zmniejsza poczucie niesprawiedliwości wśród zwalnianych pracowników, dzięki czemu prawdopodobieństwo procesu ograniczone jest do minimum.
Podsumowanie
W obecnej sytuacji na rynku pracy, coraz więcej pracodawców decyduje się na cykliczne zwolnienia pracowników. Jak wynika z analiz Związku Przedsiębiorców i Pracodawców ponad 20% firm planuje redukcję zatrudnienia w najbliższym czasie. Każda z tych firm powinna więc zastanowić się nad wprowadzeniem programów outplacementowych w swojej organizacji. Mimo tego, że jest to proces kosztowny i czasochłonny, stanowi przykład działań w myśl zasady wygrana-wygrana, kiedy korzyści czerpie zarówno pracownik jak i pracodawca.