Co powinieneś wiedzieć, zanim zlecisz assessment center

Możliwość zebrania dużej ilości informacji i obiektywizacja oceny kandydatów powoduje, że assessment center (AC) zyskuje coraz większą popularność wśród pracodawców przeprowadzających rekrutację. Metoda ta ma jednak także słabe strony. Do jej najpoważniejszych wad należą wysoka cena i czasochłonność. Większość przedsiębiorców do przeprowadzenia procesu AC wynajmuje zewnętrzne firmy, licząc na ich profesjonalizm. Niestety zdarza się, że firmy te nie trzymają się kryteriów i zasad prowadzenia assessment center ustalonych przez międzynarodowe zespoły specjalistów. Stąd warto być świadomym standardów, jakich powinny przestrzegać osoby, którym płaci się duże pieniądze za przeprowadzenie AC.

Kiedy narzędzie rekrutacyjne może być określane mianem assessment center?

Zgodnie z badaniami Johna Kelechi z uniwersytetu w Manchesterze assessment center, zwane „ośrodkiem oceny”, jest najskuteczniejszą metodą przewidywania przyszłego funkcjonowania kandydata w firmie. Wskaźnik rzetelności dla tej metody wyniósł 0,7 (przedział wartości wynosi od 0 do 1). Jednak wysoka rzetelność ośrodków oceny dotyczy procesu rekrutacyjnego przeprowadzonego z zachowaniem wszystkich procedur i przy udziale wykwalifikowanego personelu. – Należy pamiętać, że wszelkie uchybienia w trakcie przeprowadzania assessment center mogą znacząco obniżyć jego możliwości predykcyjne. Stąd firmy wykorzystujące tę metodę w czasie rekrutacji muszą przestrzegać ściśle określonych standardów, a stosowanie się tylko do części zaleceń powoduje, że taki proces nie może już być nazywany ośrodkiem oceny – mówi Magdalena Kasprzak z Sedlak & Sedlak. Standardy przeprowadzania AC są ustalane i zatwierdzane przez specjalistów na odbywających się cyklicznie Międzynarodowych Kongresach Poświęconych Metodom Ośrodka Oceny (The International Congress on Assessment Center Methods). Międzynarodowa Grupa Zadaniowa ds. Standardów Ośrodków Oceny zatwierdza na Kongresie dokument pod nazwą Wytyczne i reguły etyczne dotyczące stosowania ośrodka oceny. Zgodnie z nim AC zawiera wystandaryzowane oceny zachowania, oparte na danych z wielu źródeł. Wykorzystuje się kilku przeszkolonych obserwatorów oraz różne techniki. Oceny zachowania formułuje się w znacznej części na podstawie odpowiednio opracowanych ćwiczeń symulacyjnych. Oceny te są następnie zbierane podczas spotkania asesorów lub w procesie integracji statystycznej [...]. Wynikiem tej dyskusji jest ocena osoby, wobec której zastosowano ośrodek oceny, ocenianej na wymiarach/kompetencjach lub innych czynnikach, które ma mierzyć dany ośrodek oceny. Statystyczne metody łączenia wyników należy weryfikować zgodnie z przyjętymi profesjonalnymi standardami.

Wytyczne dotyczące przeprowadzania assessment center

Aby proces rekrutacyjny mógł być określany mianem assessment center, musi być zgodny z wszystkimi standardami zawartymi w wytycznych dotyczących stosowania ośrodka oceny, które są określane przez Kongres. Do podstawowych warunków, umożliwiających uznanie danej procedury za assessment center, zaliczono:

1. Analizę stanowiska pracy: określenie przed rozpoczęciem procesu, jakie kompetencje, umiejętności i wiedza są niezbędne do efektywnej pracy na stanowisku. W ten sposób ustala się, jakie czynniki powinny być mierzone podczas ośrodka oceny.
   
2. Klasyfikacja behawioralna: czynniki wyróżnione w ramach analizy stanowiska przekształca się w kategorie zachowań, które można będzie zaobserwować w trakcie procedury.
   
3. Wybór technik oceny: ćwiczenia muszą zapewniać uzyskanie informacji i próbek zachowań zgodnie z wcześniejszymi analizami. Proces ten powinien być zakończony zaprojektowaniem macierzy obrazującej związki pomiędzy kompetencjami, zachowaniami oraz technikami ćwiczeń i wystawianych ocen.
   
4. Wielostronność oceny: w trakcie procedury assessment center należy stosować wiele zróżnicowanych technik oceny w celu zebrania informacji. Obejmują one zarówno testy, wywiady, kwestionariusze, jak i symulacje.
   
5. Wykorzystanie symulacji: każdy ośrodek oceny musi zawierać metody symulacyjne ściśle związane ze specyfiką pracy na stanowisku. Zgodnie z zapisami zawartymi w kryteriach: symulacja jest ćwiczeniem lub techniką zbudowaną w celu wywołania zachowań związanych z wymiarami efektywności na danym stanowisku, które wymagają od uczestników reagowania zachowaniem na bodźce sytuacyjne. Należą do nich ćwiczenia grupowe, ćwiczenia typu in-basket, symulacje interakcji czy zbieranie informacji.
   
6. Wyszkoleni asesorzy: wymogiem jest wykorzystanie kilku asesorów podczas jednego procesu rekrutacyjnego. Asesorzy powinni być właściwie przeszkoleni, tak by móc dokonywać rzetelnych i obiektywnych ocen w trakcie procesu, jak i po jego zakończeniu.
   
7. Rejestracja zachowań: oceniane przez asesorów zachowania muszą być rejestrowane na piśmie lub w formie przekazu audiowizualnego.
   
8. Integracja danych: oceny wszystkich asesorów winny być połączone w ramach jednego końcowego raportu. Procedura ta musi być zgodna z wszelkimi standardami statystycznymi dotyczącymi obróbki danych.

W dokumentach zatwierdzanych przez Międzynarodowy Kongres Poświęcony Metodom Ośrodka Oceny znajdują się szczegółowe objaśnienia każdego z kryteriów. W ostatnich latach szczególny nacisk kładzie się na szkolenie asesorów, na których ciąży odpowiedzialność za dokonanie obiektywnej oceny. – Od asesorów wymaga się umiejętności tworzenia opisów stanowisk oraz możliwości tworzenia zadań odnoszących się do kompetencji potrzebnych na stanowisku. Ważna jest nie tylko umiejętność prowadzenia ośrodka oceny i rejestracji zachowań, ale i odpowiednie wykorzystanie uzyskanych wyników i rzetelne przekazanie informacji zwrotnej – twierdzi Magdalena Kasprzak z Sedlak & Sedlak.

Assessment center – najczęstsze błędy

Zdaniem Caldwella, Thorntona i Gruys, badaczy z uniwersytetów w Kolorado i Waszyngtonie, do najczęstszych kategorii błędów przy prowadzeniu assessment center należy zaliczyć złe planowanie, niewłaściwy dobór ćwiczeń i niedostateczne przeszkolenie asesorów. Wśród najpoważniejszych nieprawidłowości na etapie planowania badacze wymieniają brak analiz kompetencyjnych dla stanowisk objętych procesem rekrutacji. Z badaczami zgadza się Magdalena Kasprzak: – Większość błędów jest skutkiem źle pojętych oszczędności lub braku świadomości dotyczącej konsekwencji, jakie wywołuje przeprowadzanie assessment center w sposób niezgodny z zaleceniami. Cześć firm, pragnąc skrócić czas prowadzenia procesu, rezygnuje z dokładnych analiz funkcjonowania firmy zlecającej ośrodek oceny. Oszczędza się również, zmniejszając ilość ćwiczeń dla kandydatów.

Przedsiębiorstwa, które pragną sprawdzić rzetelność przeprowadzanego przez zewnętrzną firmę AC, powinny zwrócić uwagę na stosowane przez nią procedury. Warto sprawdzić, czy osoby prowadzące ośrodek oceny przygotowały opisy stanowisk i określiły najważniejsze kompetencje dla wykonywania danej pracy. W tym celu prowadzący AC powinni zapoznać się z funkcjonowaniem firmy i przeprowadzić wywiady z osobami zatrudnionymi w dziale. Jest to kluczowy etap, podczas którego określane są umiejętności wymagające sprawdzenia w trakcie assessment center. Zbiór kompetencji koniecznych do pracy na stanowisku należy potem przekształcić w listę obserwowalnych zachowań świadczących o posiadaniu danej umiejętności. Ominięcie tego etapu projektowania ośrodka oceny może prowadzić do zastosowania ćwiczeń, które nie są powiązane z faktycznym funkcjonowaniem pracownika na obsadzanym stanowisku. Jeśli przedsiębiorstwo posiada własne opisy stanowisk przygotowane przez wewnętrzny dział HR, asesorzy powinni zapoznać się tymi dokumentami i skonsultować wyróżnione przez siebie wymiary kompetencji oraz mierzone podczas procesu zachowania. Niedopuszczalne jest tworzenie zestawu kompetencji w oparciu o nazwę stanowiska bez sprawdzania realnych warunków pracy. Niewłaściwe jest też korzystanie z opisu podobnego stanowiska w innej firmie. W praktyce nazwa stanowiska nie zawsze wskazuje na realne zadania wykonywane w miejscu pracy. Naturalne jest, że duże firmy zajmujące się prowadzeniem assessment center posiadają bazy z opisami stanowisk i przykładowymi technikami stosowanymi w trakcie rekrutacji. Mimo to uczciwe firmy zawsze upewnią się przed procesem, czy zestaw ćwiczeń jest adekwatny do realiów pracy w konkretnym przedsiębiorstwie. Problemem jest więc bezrefleksyjne korzystanie z wszelkiego rodzaju „gotowców”, które mają zaoszczędzić czas i pieniądze firmy prowadzącej ośrodek oceny.

Kolejnym sposobem cięcia kosztów jest zmniejszanie ilości technik stosowanych w trakcie assessment center. Oczywiście nie każdy proces rekrutacyjny wymaga wielogodzinnego spotkania z kandydatami. Mimo to, dobierając ćwiczenia do ośrodka oceny, należy trzymać się pewnych standardów. Assessment center musi wykorzystywać różnorodne techniki i charakteryzować się wielowymiarowością oceny. Standardem jest też sprawdzanie każdej kompetencji co najmniej dwukrotnie przy pomocy różnych technik. Należy skorzystać z co najmniej kilku typów ćwiczeń, zarówno indywidualnych, jak i grupowych. Stosowanie tylko jednej techniki lub sprawdzanie kompetencji przy pomocy tylko jednego zadania powoduje, że proces rekrutacyjny nie może być nazwany assessment center. Zgodnie ze standardami przyjętymi na Międzynarodowym Kongresie Poświęconym Metodom Ośrodka Oceny wśród ćwiczeń stosowanych w tej procedurze muszą się także znaleźć symulacje behawioralne związane ze stanowiskiem pracy. Tego typu ćwiczenia symulacyjne umożliwiają poszczególnym osobom wykazanie się posiadanymi umiejętnościami w sytuacjach istotnych podczas wykonywania zadań zawodowych. Aby metodę oceny można było uznać za symulację behawioralną, musi ona wymagać od ocenianej osoby określonych zachowań, konkretnej reakcji – czytamy w Wytycznych i regułach etycznych dotyczących stosowania ośrodka oceny. Stąd należy zachować ostrożność wobec asesorów, którzy w ramach procesów assessment center wybierają jedynie techniki oparte na prezentacjach, wywiadzie czy kwestionariuszach. Jeśli nawet taki proces okaże się skuteczny, nie może być on nazywany ośrodkiem oceny. Nieuczciwe jest też przeprowadzanie zadań, które jedynie stwarzają pozory symulacji behawioralnej: np. technik, w których wybiera się jedną z przedstawionych alternatywnych reakcji, czy wywiadów sytuacyjnych, w którym wyraża się jedynie intencje określonych zachowań. Również symulacje oderwane od realiów pracy są nieprzydatne w procesie rekrutacyjnym. Należy jednak pamiętać, że niewłaściwa jest również odwrotna sytuacja, w której w ramach ośrodka oceny przeprowadzane są tylko techniki symulacyjne. Choć są one podstawą i kluczem do sukcesu ośrodka oceny, nie powinny być odosobnioną metodą zbierania danych.

Na rzetelności assessment center odbija się również poziom wyszkolenia asesorów. Umiejętności koniecznych do przeprowadzenia ośrodka oceny oraz prawidłowej obserwacji i oceny nie da się nauczyć samodzielnie, korzystając jedynie z literatury. Assessment center nie powinna prowadzić osoba, która nie odbyła dodatkowych szkoleń, a dotychczas zajmowała się jedynie wyborem dokumentów aplikacyjnych czy przeprowadzaniem wywiadów – twierdzi Magdalena Kasprzak z Sedlak & Sedlak. Należy też pamiętać, że każdego uczestnika assessment center powinno obserwować i oceniać co najmniej dwóch asesorów. Dokonywanie oceny przez jedną osobę jest niedopuszczalne i wpływa na mniejszą obiektywność wyników. Aby metoda mogła nosić miano ośrodka oceny, wymaga się również, by oceny asesorów zostały po procesie zintegrowane, a więc aby utworzony został wspólny raport.

Zakończenie

Firmy zlecające assessment center liczą na wysoką skuteczność takiego procesu rekrutacyjnego. Należy jednak pamiętać, że omawiane w literaturze badania dowodzące wysokiej rzetelności i możliwości predykcyjnych tej metody są przeprowadzane w odniesieniu do ośrodków oceny prowadzonych z zachowaniem najwyższych standardów. Jedynie utrzymanie tych standardów w zlecanym ośrodku oceny gwarantuje równie wysoką skuteczność tej metody.

Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na temat assessment centre, zapraszamy do kontaktu.