Chcesz wdrożyć ruchomy czas pracy? Pamiętaj o godzinach nadliczbowych czy odpoczynku pracownika

Ustawą z dnia 12 lipca 2013 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. 2013 poz. 896) do polskiego systemu prawnego zostały wprowadzone długo oczekiwane rozwiązania dotyczące regulacji czasu pracy pracowników. Jednym z wprowadzonych wówczas rozwiązań był tzw. ruchomy czas pracy. Został on uregulowany w art. 140¹ Kodeksu pracy. Ruchomy czas pracy ułatwił pracodawcom gospodarowanie czasem pracy pracowników. Jednocześnie prawidłowe korzystanie z tego instrumentu przysparza pewnych trudności, zwłaszcza pracodawcom, którzy czynią to po raz pierwszy. Niniejszy artykuł wskazuje nie tylko zalety ruchomego czasu pracy, ale również pomaga uniknąć najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców w związku ze stosowaniem tej instytucji.

Ruchomy czas pracy – informacje ogólne

Pierwszą istotną sprawą, z której pracodawca musi zdawać sobie sprawę to fakt, że uelastycznienie godzin pracy pracowników wprowadzone w art. 140¹ Kodeksu pracy w gruncie rzeczy obejmuje dwie różne instytucje. W obu tych instytucjach godziny pracy pracownika są ruchome. Jednak pierwsza z nich zakłada, że ruchomość ta jest ustanawiana przez pracodawcę: z jego intencji i na jego zasadach (instytucja ta jest uregulowana w art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy). Druga z instytucji zakłada natomiast, że to pracownik – w ramach granic ustalonych przez pracodawcę – podejmuje decyzję o godzinie rozpoczęcia swojej pracy, a zatem inicjatywa znajduje się po stronie pracownika (instytucja ta jest uregulowana w art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy).

W przypadku stosowania art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy, to pracodawca wyznaczając pracownikowi rozkład czasu pracy, musi wskazać konkretne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach. W żadnym wypadku nie może dojść do sytuacji, w której strony stosunku pracy porozumiałyby się co do uprawnienia pracodawcy do stosowania ruchomego czasu pracy, ale pracodawca dokładne godziny rozpoczynania pracy przez pracownika ustalałby według własnego uznania i np. z dnia na dzień lub z krótkim wyprzedzeniem. Nieakceptowalne jest również rozwiązanie, według którego strony stosunku pracy ustaliłyby godziny rozpoczynania pracy przez pracownika w sposób widełkowy, a następnie pracodawca z kilkudniowym wyprzedzeniem informowałby pracownika o konkretnych godzinach rozpoczęcia pracy.

Stosowanie art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy przybiera natomiast postać, w której pracownik deklaruje godzinowe widełki rozpoczynania pracy i każdego dnia stawia się do pracy o samodzielnie wybranej porze, mieszczącej się w ramach ustalonych widełek. Przy stosowaniu tego rozwiązania nie jest jednak niemożliwe aby pracodawca poleceniem zobowiązał pracownika do stawienia się w pracy konkretnego dnia o ściśle określonej godzinie. Takie polecenie pracodawcy ma pierwszeństwo przed samodzielną decyzją pracownika o godzinie rozpoczęcia pracy. Polecenia o takiej treści pracodawca może wydawać jedynie w sytuacjach wyjątkowych. Jeśli pracodawca będzie nadużywał tego przywileju, to dojdzie do sytuacji iluzoryczności ruchomego czasu pracy i powstania godzin nadliczbowych, za które pracownik może domagać się wynagrodzenia.

Różnicę pomiędzy obiema instytucjami ilustrują poniższe przykłady.

Przykład nr 1 (dot. art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy)

Pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy 5 razy w tygodniu, od poniedziałku do piątku. Dotychczas pracownik pracował codziennie w godzinach od 8:00 do 16:00. Po wprowadzeniu ruchomego czasu pracy, pracownik w poniedziałek pracuje w godzinach od 10:00 do 18:00, we wtorki i środy w godzinach od 9:00 do 17:00, a w czwartki i piątki w godzinach od 8:00 do 16:00. Różne godziny rozpoczynania pracy zostały ustalone przez pracodawcę i pracownik nie może ich zmieniać.

Przykład nr 2 (dot. art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy)

Pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy 5 razy w tygodniu, od poniedziałku do piątku. Dotychczas pracownik pracował codziennie w godzinach od 8:00 do 16:00. Po wprowadzeniu ruchomego czasu pracy pracownik i pracodawca ustalili, że od poniedziałku do piątku pracownik może rozpoczynać pracę między godziną 8:00 a 10:00 – według własnego wyboru – i będzie ją świadczył przez 8 godzin. Pracodawca co do zasady (tj. poza sytuacjami gdy np. będzie tego wymagać nieprzewidziana potrzeba pracodawcy) nie może nakazać pracownikowi rozpoczynania pracy o konkretnej godzinie. Godzina rozpoczęcia pracy zależy od decyzji pracownika, który jednak jest ograniczony widełkami ustalonymi z pracodawcą (tj. między 8:00 a 10:00).

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy

Znaczącym ograniczeniem stosowalności ruchomego czasu pracy jest procedura jego wprowadzania. Pracodawca nie może samodzielnie zadecydować o wprowadzeniu tego rozwiązania. W tym celu potrzebna jest zgoda pracowników. Kodeks pracy przewiduje trzy tryby wprowadzania ruchomego czasu pracy i w każdym z nich muszą partycypować pracownicy. Aprobata pracowników jest warunkiem koniecznym zarówno przy wprowadzeniu tego rozwiązania w układzie zbiorowym, jak i w specjalnym porozumieniu pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 Kodeksu pracy). Ostatecznie ruchomy czas pracy może zostać wprowadzony jeszcze na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 5 Kodeksu pracy). Z drugiej strony należy zaznaczyć, że wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie wymaga spełnienia żadnych specjalnych przesłanek (np. konieczności pracy w uciążliwych warunkach) oprócz równoczesnej zgody pracodawcy i pracowników. Czasem jednak to konieczność zgody obu stron stosunku pracy jest barierą dla wprowadzeniach ruchomego czasu pracy.

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy u pracodawcy, u którego nie funkcjonują organizacje związkowe

U pracodawców, u których nie funkcjonuje żadna organizacja związkowa, pracodawca powinien osiągnąć porozumienie z przedstawicielami pracowników. W praktyce działania pracodawcy sprowadzą się do następujących kroków:

• przedstawienia pracownikom propozycji zawarcia porozumienia dotyczącego zastosowania ruchomego czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ Kodeksu pracy,
• przeprowadzenia wyboru przedstawicieli pracowników,
• uzgodnienie z pracownikami treści porozumienia dotyczącego ruchomego czasu pracy,
• uzgodnienie z pracownikami treści porozumienia dotyczącego ruchomego czasu pracy,
• zawarcie pisemnego porozumienia z przedstawicielami pracowników,
• zawarcie pisemnego porozumienia z przedstawicielami pracowników,
• wprowadzenia treści porozumienia do wewnątrzzakładowych aktów regulujących stosowanie czasu pracy u pracodawcy (np. do regulaminu pracy),
• powiadomienie pracowników o ew. zmianie regulaminu pracy.

Poniżej zamieszczona została przykładowa treść porozumienia, które mogłoby zostać zawarte w ramach omawianej procedury.

Przykład nr 3

Ruchomy czas pracy – informacje szczegółowe dotyczące jego wprowadzania

Przy wprowadzaniu ruchomego czasu pracy, pracodawcy często popełniają kilka technicznych błędów. Po pierwsze wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie jest zmianą umowy o pracę. Dlatego też w celu wprowadzenia tej instytucji nie jest konieczne stosowanie wypowiedzenia zmieniającego, o którym mowa w art. 42 Kodeksu pracy. W zupełności wystarczy podpisanie odrębnego porozumienia dotyczącego organizacji czasu pracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Po drugie wniosek pracownika zwracającego się o zastosowanie w stosunku do niego ruchomego czasu pracy w żaden sposób nie jest wiążący dla pracodawcy. Pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika. Jednocześnie nie ma żadnych przeszkód, aby pracownik co jakiś czas ponawiał swój wniosek.

Po trzecie pracodawca może zdecydować się na próbne wprowadzenie ruchomego czasu pracy. Pracodawca może zaakceptować wniosek pracownika na z góry określony czas. Po jego upływie pracodawca podsumuje wprowadzone rozwiązanie i podejmie decyzję co do dalszego stosowania tej instytucji.

Po czwarte ruchomy czas pracy jest możliwy do wprowadzenia w każdym systemie czasu pracy, bowiem systemy czasu pracy kumulują się z ruchomym czasem pracy. Ruchomy system czasu pracy może być zastosowany zarówno w stosunku do pracowników pracujących przykładowo w podstawowym systemie czasu pracy jak i w równoważnym systemie czasu pracy.

Po piąte wprowadzając ruchomy czas pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy, pracodawca może pozostawić do uznania pracownika nie tylko godzinę rozpoczynania pracy, ale i czas pracy w danej dobie. Tym samym to pracownik sam decyduje o równoważeniu swojego czasu pracy i na nim spoczywa obowiązek takiego rozplanowania czasu pracy aby nie przekraczać ustalonych norm czasu pracy (za które to przekroczenia odpowiedzialność nadal i tak będzie ponosił pracodawca).

Ruchomy czas pracy a występowanie godzin nadliczbowych

Ruchomy system czasu pracy wyklucza traktowanie pracy wykonywanej przez pracownika ponownie w tej samej dobie pracowniczej jako pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 Kodeksu pracy). Pod pojęciem “doba pracownicza” – zgodnie z art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy – należy rozumieć 24 kolejne godziny, rozpoczynając od godziny, w której pracownik rozpoczął pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Ilustruje to poniższy przykład.

Przykład nr 4

Pracownik rozpoczyna pracę w poniedziałek o 9:00 i pracuje do 17:00. Doba pracownicza tego pracownika kończy się o 9:00 we wtorek. Gdyby we wtorek pracownik został zobowiązany do rozpoczęcia pracy o 7:00, to od 7:00 do 9:00 pracownik ten pracowałby w godzinach nadliczbowych z racji przekroczenia dobowej normy czasu pracy (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

Termin “dobra pracownicza” służy jedynie rozliczaniu czasu pracy pracownika i jest całkowicie niezależny od tradycyjnego pojęcia doby (liczonej od północy do północy dnia następnego). Dzięki ruchomemu czasowi pracy, doby pracownicze mogą się na siebie nakładać. Jest to możliwe, gdyż doba liczy się z każdym rozpoczęciem pracy zgodnie z wyborem pracownika lub nakazem pracodawcy w ramach ruchomego czasu pracy. W trakcie rozpoczętej i trwającej doby pracowniczej, może rozpocząć się następna doba pracownicza (podczas gdy poza ruchomym czasem pracy jest to zjawisko niedopuszczalne). Jedynym warunkiem jest konieczność dochowania dobowego wymiaru odpoczynku, zatem kolejna doba pracownicza nie może rozpocząć się wcześniej niż po 11 godzinach od zakończenia poprzedniej doby (art. 132 § 1 Kodeksu Pracy). Ilustrują to poniższe przykłady.

Przykład nr 5 (dot. art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy)

Pracownik w poniedziałek rozpoczyna pracę o 9:00 i pracuje do 17:00. Doba pracownicza tego pracownika kończy się we wtorek o 9:00. W przypadku stosowania ruchomego czasu pracy, gdyby pracownik z pracodawcą ustalili, że pracownik we wtorki będzie rozpoczynał pracę o 7:00, to stawienie się pracownika do pracy we wtorek o 7:00 nie spowodowałby traktowania jako godzin nadliczbowych żadnej godziny pracy pracownika od 7:00 do 15:00 (zgodnie z zasadą 8-godzinnego dnia pracy).

Przykład nr 6 (dot. art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy)

Pracownik w poniedziałek rozpoczyna pracę o 9:00 i pracuje do 17:00. Doba pracownicza tego pracownika kończy się we wtorek o 9:00. W przypadku stosowania ruchomego czasu pracy, gdyby pracownik z pracodawcą ustalili, że pracownik będzie rozpoczynał pracę między godziną 7:00 a 10:00, to rozpoczęcie przez pracownika pracy we wtorek o 7:00, lub 8:00 nie stanowiłoby pracy w godzinach nadliczbowych.

Ruchomy czas pracy a obowiązek sporządzania rozkładu czasu pracy pracownika

Dość istotnym problemem jest kwestia, czy dla pracownika świadczącego pracę w ruchomym czasie pracy należy sporządzać rozkład czasu pracy. Zasadą prawa pracy jest to, że pracodawca ma obowiązek sporządzania rozkładu czasu pracy danego pracownika. Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków. Jeden z nich dotyczy ruchomego czasu pracy. Zgodnie z art. 129 § 4 pkt 3 Kodeksu pracy, pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramu czasu pracy, jeżeli na pisemny wniosek pracownika, pracodawca stosuje w stosunku do pracownika rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ Kodeksu pracy. Kodeksowe zwolnienie z obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy dotyczy zatem przypadku, gdy ruchomy czas pracy został wprowadzony na wniosek pracownika (czyli w trybie art. 150 § 5 Kodeksu pracy). Oprócz powyższego wyjątku przewidzianego przez Kodeks pracy wskazać należy jeszcze jedną sytuację, gdy sporządzanie rozkładu czasu pracownika jest nie tyle niekonieczne, ile niewykonalne. Mianowicie w sytuacji gdy to pracownik samodzielnie decyduje o godzinach rozpoczynania pracy w ramach przedziału czasowego ustalonego z pracodawcą, sporządzenie rozkładu czasu pracy jest niemożliwe, bowiem pracodawca zna tylko granice czasowe rozpoczęcia czasu pracy pracownika, a nie konkretne godziny.

We wszystkich pozostałych przypadkach pracodawca musi sporządzać rozkład czasu pracy, pracownika bowiem czas pracy pracownika jest wyznaczony przez godziny ustalone przez pracodawcę, a pracownik musi mieć świadomość na którą godzinę powinien stawić się do pracy i jak długo będzie w niej przebywał.

Ruchomy czas pracy a zmiany w regulaminie pracy

Kolejnym problemem zaistniałym w praktyce jest zagadnienie, czy pracodawca wprowadzając ruchomy czas pracy na podstawie art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy i zawierając stosowne porozumienie, musi wprowadzać zmiany w obowiązującym regulaminie pracy. Obowiązku takiego przepis ten nie nakłada na pracodawcę. Jednak biorąc pod uwagę, że regulamin pracy reguluje m.in. systemy i rozkłady czasu pracy (art. 104¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), niewprowadzenie zmian do regulaminu pracy spowoduje nieadekwatność zapisów regulaminu do praktyki przyjętej u pracodawcy. A biorąc pod uwagę, że na pracodawcy ciąży obowiązek zapoznania zatrudnionego pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy), to może dojść do sytuacji, że pracownikowi zostaną przedstawione błędne informacje. Konsekwencje tego stanu rzeczy poniesie pracodawca. Stąd rekomenduje się zmianę regulaminu pracy i dostosowanie go do porozumień zawartych z pracownikami.

Ruchomy czas pracy a prawo pracownika do dobowego odpoczynku

Istotnym obostrzeniem towarzyszącym wprowadzeniu ruchomego czasu pracy jest okoliczność, że regulacje te nie mogą powodować naruszenia prawa pracownika do odpoczynku, o których mowa w art. 132 i art. 133 Kodeksu Pracy. Zasada ta wynika z art. 140¹ § 3 Kodeksu pracy.

Zagrożenie naruszenia dobowego odpoczynku pracownika pojawia się w szczególności w przypadku zastosowania art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy. W celu wykluczenia takiej możliwości, pracodawca powinien ustalić maksymalnie 5-godzinny przedział czasowy, w ramach którego pracownik będzie wybierał godzinę rozpoczynania pracy w danym dniu. Ilustruje to poniższy przykład.

Przykład nr 7

Pracownik ustalił z pracodawcą, że może rozpoczynać pracę pomiędzy godzinami 8:00 a 13:00 (5-godzinny przedział czasowy). W takiej sytuacji nawet gdy pracownik w poniedziałek rozpocznie pracę o 13:00 i będzie świadczył ją przez 8 godzin do 21:00, a we wtorek rozpocznie pracę o 8:00, to zostanie zachowany wymóg 11-godzinnego odpoczynku dobowego pracownika. Jednak gdyby pracownik ustalił z pracodawcą, że może rozpoczynać pracę pomiędzy 8:00 a 14:00 (sześciogodzinny przedział czasowy), to rozpoczęcie przez pracownika pracy w poniedziałek o 14:00 i świadczenie jej przez 8 godzin do 22:00, a następnie rozpoczęcie pracy we wtorek o 8:00, spowodowałoby naruszenie wymogu 11-godzinnego odpoczynku dobowego pracownika (dobowy odpoczynek wyniesie bowiem tylko 10 godzin).

Aplikant radcowski Jarosław Robert Witkowski
rynekpracy.pl