Telepraca – plusy i minusy dla pracodawcy

Konkurencja wśród firm o zatrudnienie i utrzymanie wartościowego pracownika staje się rzeczą powszechną także na polskim rynku pracy. Pracodawcy oferować muszą nie tylko wyższą pensję, różnorodne benefity oraz szkolenia i pakiety socjalne. Coraz częściej zwraca się również uwagę na potrzebę „humanizowania pracy” - wpasowania roli pracownika w inne wymiary jego życia. W tym świetle atrakcyjny pracodawca to ten, który uwzględnia zmiany w sytuacji rodzinnej czy zdrowotnej swoich pracowników. Z perspektywy funkcjonowania firmy idealna byłaby sytuacja codziennej „pełnej obsady” kadrowej. Nawet jednak maszyny czasem zawodzą, a ludzie chorują, mają dzieci czy muszą opiekować się rodzicami. Wystarczy przywołać choćby przykład kobiet, które - po prostu z przyczyn biologicznych - chcą realizować się w życiu rodzinnym, a w związku z tym muszą na jakiś czas wyłączyć się z życia zawodowego. Dla pracodawcy nieobecność pracownika oznacza konieczność różnorodnych modyfikacji w działalności firmy, a często także utratę – czasową lub stałą – wartościowego, wyszkolonego specjalisty. Sposobów na zniwelowanie niekorzystnych skutków takich sytuacji zaczęto szukać w tzw. elastycznych formach zatrudnienia. Jedną z nich jest telepraca. Zalety, wady, a także trudności w stosowaniu tej formy zatrudnienia spróbujemy przybliżyć w niniejszym artykule. Na zagadnienie telepracy będziemy patrzeć głównie z perspektywy pracodawcy, choć często nie sposób pominąć spojrzenia z pozycji pracownika.

Czym jest telepraca?

Rozwój rynku pracy, a także wprowadzenie terminu „telepraca” do kodeksu pracy sprawiły, że słowo to zaczyna funkcjonować w Polsce w swoim prawidłowym znaczeniu. Tuż po roku 2000 badania pokazywały, że dla wielu ludzi oznacza ono pracę przez telefon, telemarketing itp. Na przykład przeprowadzony przez Fundację Centrum Promocji Kobiet projekt „Perspektywy rozwoju telepracy w Polsce” dowiódł, że niespełna jedna trzecia pytanych potrafiła określić znaczenie tego terminu, a 42 % nigdy się z nim nie spotkało. Obecnie upowszechnia się „kodeksowa” definicja telepracy: regularne wykonywanie pracy poza firmą z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Termin ten funkcjonuje w szerszym i węższym znaczeniu. W znaczeniu szerszym oznacza każdy rodzaj współpracy pomiędzy zlecającym pracę a jej wykonawcą. W tym ujęciu telepraca – choć nie zawsze tak nazywana – powszechna jest w Polsce od wielu lat. Nie można jednak w takim wypadku mówić, że jest to forma zatrudnienia, bo nie mamy do czynienia ze stosunkiem pracy. W tym artykule zajmiemy się wąskim znaczeniem terminu telepraca, zbliżonym do tego, które definiuje kodeks pracy. Zgodnie z nim zatrudnienie w formie telepracy opiera się na umowie o pracę, w której zaznacza się, że miejsce wykonywania pracy jest inne niż siedziba firmy zatrudniającej. Wszystkie obowiązki i prawa obydwu stron są takie same jak przy „klasycznej” umowie o pracę. Umowę telepracy można zawrzeć z nowym pracownikiem, można też – za porozumieniem – zaproponować ją już zatrudnionemu. Od października 2007 roku zasady stosowania tej formy zatrudnienia znajdują się w kodeksie pracy .

Nie dla wszystkich

Telepraca – co oczywiste – jest możliwa tylko w niektórych zawodach i w przypadku wybranych czynności. Nie da się jej zastosować między innymi na stanowiskach produkcyjnych. Z drugiej strony są zajęcia wręcz wymarzone do realizacji w formie telepracy. Dotyczą one przede wszystkim pracy twórczej, ale także każdej innej, w której obecność pracownika w firmie ma drugorzędne znaczenie, ponieważ liczy się efekt, a nie sam proces wykonywania pracy. Pracę w domu może wykonywać korektor tekstów, informatyk-programista, architekt, telemarketer i wielu innych. W tabeli poniżej pokazano najczęściej spotykane – wśród pracodawców w Polsce – zajęcia wykonywane w formie telepracy.



Określenie „nie dla wszystkich” dotyczy jednak nie tylko samej organizacji procesu pracy. Oznacza również, że nie każdy pracownik – nawet jeśli jest programistą czy architektem – będzie zdolny do wykonywania pracy poza firmą, bez nadzoru przełożonych. Wchodzimy tu na „grząski teren” osobowości i charakteru ludzkiego. Ale ponieważ zatrudniamy człowieka, a nie zaprogramowaną maszynę, nie sposób pomijać tych zagadnień w procesie rekrutacji i oceny pracowniczej. Są one również istotne przy zatrudnianiu telepracownika. Osoba taka musi mieć odpowiedni poziom samodyscypliny, umiejętność organizowania swojego czasu oraz koncentracji na zadaniach. Powinna również umieć pracować „poza grupą”, w oderwaniu od codziennych kontaktów z innymi. Rolą pracodawcy jest rzetelna ocena, czy konkretna osoba będzie równie wydajna w pracy w domu, jak wśród innych współpracowników. Łatwiejsze zatem wydaje się powierzenie roli telepracownika osobie już zatrudnionej, którą zdążyliśmy poznać, niż kandydatowi do pracy.

Bariery

O jednej z nich już wspomnieliśmy wyżej – o konieczności oceny, na ile osoba jest zdolna pracować wydajnie poza firmą. Dużą przeszkodą może się też okazać sama kultura organizacyjna firmy. Czasem trzeba ją mocno zmodyfikować, aby ci „ spoza biura” nie byli traktowani w wielu wymiarach drugoplanowo. Na pewno trudniej jest budować poczucie identyfikacji z firmą wśród telepracowników, którzy są w pewien sposób „skazani” na większą anonimowość wobec pracodawcy. W grę może wchodzić również konieczność zmian w postawach kierowników, którzy mogą mieć trudności w akceptacji faktu, że dobrze wykonywać zadania można także poza ich bezpośrednią kontrolą. Z drugiej strony – możliwe są sytuacje, kiedy brak wsparcia ze strony przełożonego będzie przyczyną gorszej wydajności lub jakości pracy podwładnych. Tu powraca zagadnienie odpowiedniej oceny predyspozycji potencjalnego telepracownika. Musi on umieć – także w trudnych sytuacjach – działać skutecznie bez wsparcia szefa czy kolegi.

Problemem społecznym, choć w szerszym wymiarze, jest brak tradycji i wzorców telepracy wśród Polaków. Z badań wynika, że w społecznej świadomości „pracujący w domu” jest pracownikiem drugiej kategorii (pokutuje tu zapewne pojęcie „chałupnictwa”, które polegało zwykle na wykonywaniu prostych, nieskomplikowanych czynności). Zmianę takiej opinii może przynieść upowszechnianie tej formy zatrudnienia. Dzięki temu wiele osób „na własne oczy” zobaczy, że wymaga ona umiejętności często nie mniejszych od tych, których oczekuje się od „tradycyjnych” pracowników.

Na drodze do popularyzacji telepracy w Polsce stoi kilka przeszkód. Jedną z nich jest wciąż kiepski stan infrastruktury technicznej, co szczególnie dotyka tereny wiejskie. GUS podaje, że w 2006 roku zaledwie co czwarte gospodarstwo domowe na obszarach wiejskich posiadało dostęp do internetu. Dla mniejszych miast wskaźnik ten wynosił 36%, dla dużych – 46%, a przecież możliwość komunikacji na odległość to jeden z warunków podstawowych rozwoju telepracy.

Skoro jesteśmy przy zagadnieniach technicznych, warto wspomnieć o uzasadnionych obawach telepracodawców co do wzrostu kosztów związanych z atakami wirusów, włamaniami na serwer itd. Przesyłanie informacji poza firmę zawsze wiąże się z ryzykiem ich przechwycenia przez niepowołane osoby. Jeśli są to dane szczególnie wartościowe, pracodawca musi wkalkulować w zatrudnienie telepracownika koszty odpowiednich zabezpieczeń.

Nie bez znaczenia jest też powszechna bolączka polskich przedsiębiorców – niejasne przepisy. W kodeksie pracy zawarto zaledwie kilka zdań na ten temat, a ze względu na krótki „staż” telepracy – brak też podparcia w wyrokach sądów. Dla przykładu, powszechnie podnoszonym problemem są kłopotliwe zasady zamiany telepracy na pracę w siedzibie firmy. Zgodnie z kodeksem może się to odbyć w trybie wypowiedzenia zmieniającego, co może oznaczać utratę pracownika, który ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków. Innym przykładem może być przepis nakazujący uzgodnienie warunków zatrudnienia telepracowników ze związkami zawodowymi. Kto ma takowe w firmie, wie doskonale, że mogą być to długie i niełatwe negocjacje. Pracodawcy zniechęceni niejednoznacznością przepisów i w obawie przed popełnieniem błędu, często wolą zrezygnować z elastycznych form zatrudnienia, niż narazić się na sankcje.

Brak kontroli

Niewątpliwie jedną z wad tej formy zatrudnienia jest utrata bezpośredniej kontroli nad pracownikiem. Wskazują na to wyniki badań zaprezentowanych przez DGA S.A. w 2005 roku w raporcie „Perspektywy rozwoju telepracy w Polsce”. Telepracodawcy wskazują, że mają trudności ze zbudowaniem zaufania do pracownika, z którym kontaktują się sporadycznie i nie mogą kontrolować go „na bieżąco”. A w przypadku niedotrzymania terminu wykonania zadania przez pracownika, pracodawca skłania się do konkluzji, że jest to wynikiem braku kontroli postępów w procesie pracy. Wielu kierowników skarży się również, że brakuje modeli zarządzania, które wskazywałyby im właściwy sposób i możliwości zachowania kontroli nad telepracownikiem. Nie pomagają też w tym przepisy. Zgodnie z kodeksem pracy, pracownik taki powinien pozostawać do dyspozycji szefa i świadczyć pracę w określonych godzinach – to jest istota stosunku pracy. Tylko jak sprawdzić, czy rzeczywiście pracuje, skoro przepisy dopuszczają wizytę u telepracownika tylko za jego zgodą i w umówionym terminie. Optymalnym rozwiązaniem może być połączenie umowy o telepracę z zadaniowym czasem pracy. Wtedy pracownik ma swobodę w wyborze dnia czy godzin, w których zajmie się pracą zawodową. Jednak ustalenie zadań tak, aby mieściły się w odpowiednich normach czasu pracy, jest w wielu przypadkach naprawdę niełatwym zadaniem.

Trzeba też wspomnieć o tym, że stosowanie w firmie telepracy wymaga przygotowania odpowiedniego systemu ocen pracowniczych. Jest to szczególnie ważne w firmach, w których telepracownicy stanowią istotną część załogi. Ogólnie rzecz ujmując – zasady oceniania pracowników muszą być w dużym stopniu uzależnione od wyników ich pracy. Dla firmy może to oznaczać konieczność modyfikacji modelu zarządzania, a często również strategii wynagradzania i motywowania.

Dlaczego warto?

Pora spojrzeć na telepracę z perspektywy zalet i korzyści, jakie może ona przynieść firmie. W dobie niedoboru fachowców na rynku pracy niewątpliwie warto pójść na rękę pracownikowi, w życiu którego pojawią się nowe obowiązki rodzinne czy osobiste. Zmiana dotychczasowej formy zatrudnienia na pracę poza firmą może być warunkiem pozostania w firmie np. kobiety, która urodzi dziecko i nie chce zrezygnować z bezpośredniej opieki nad nim albo pracownika, który się przeprowadził i dojazd do firmy zajmowałby mu zbyt dużo czasu. Taka forma zatrudnienia umożliwia też rozszerzenie geograficzne rynku pracy, na którym poszukujemy pracownika. Oferty pracy możemy kierować w regiony, gdzie poziom zarobków jest niższy – wtedy będziemy postrzegani jako atrakcyjny pracodawca (lub ewentualnie możemy obniżyć koszty wynagradzania). Jest to na pewno szansa na zdobycie fachowców, których – ze względu choćby na niską mobilność Polaków - inaczej firma nie byłaby w stanie pozyskać.

Wiele się mówi na temat kosztów związanych z tworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy, które można obniżyć zatrudniając telepracownika. Trzeba sobie zdać sprawę, że oszczędności te mogą okazać się nie tak duże, jak można by się spodziewać. Pracownikowi poza firmą trzeba bowiem zapewnić odpowiedni sprzęt (oprogramowanie, łącze internetowe, telefon itd.) służący do wykonywania jego obowiązków. Opłaty te mogą mieć też formę ryczałtu tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego sprzętu przez pracownika.

Pracodawcy zgłaszają sporo wątpliwości co do obowiązku szkoleń, które należy zapewnić telepracownikowi. Padają pytania, jak przeszkolić pracownika w zakresie BHP, jeśli nie znamy warunków stanowiska pracy, z którego na co dzień będzie korzystał. Problemowa jest również kwestia szczegółowego zaznajamiania pracownika z przepisami wewnątrzzakładowymi (np. o usprawiedliwianiu spóźnień, dostępie do kuchni itp.) skoro wiadomo, że w firmie będzie się pojawiał sporadycznie. Poza koniecznością zaangażowania czasowego obu stron, powstaje problem, gdzie takie szkolenie zorganizować – w firmie czy w miejscu świadczenia pracy? Brak precyzji w przepisach powoduje po raz kolejny kłopotliwą sytuację.

Warto zwrócić uwagę, że zatrudnienie telepracownika będzie z pewnością oznaczało zmniejszenie kosztów dla firm, które na sam wynajem czy utrzymanie biura muszą przeznaczać duży budżet. Możliwość rezygnacji z części powierzchni lub zatrudnienia nowych osób bez konieczności powiększania biura jest niewątpliwie dużą zaletą telepracy. Zatrudnianie pracowników „poza firmą” (pod warunkiem, że będzie ich znacząca ilość) może skutkować również obniżeniem części kosztów administracyjnych i innych związanych z zarządzaniem personelem. Eliminuje się wtedy choćby prozaiczne podpisywanie listy obecności, kontrolowanie czasu przerw w pracy itp. Wymierne korzyści można też uzyskać zatrudniając w ten sposób osoby niepełnosprawne. W takiej sytuacji pracodawcę omijają wydatki na odpowiednie przystosowanie stanowiska pracy, przy zachowaniu prawa do uzyskania innych należnych dopłat z PFRON (Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych). Nie bez znaczenia jest też fakt korzystania z wiedzy i umiejętności osób, którzy do „tradycyjnej” pracy nigdy by się nie zgłosili. W tym kontekście telepraca jest też dobrą formą aktywizacji zawodowej kobiet i wykorzystania ich potencjału intelektualnego.

Wśród zalet telepracy wymienia się też takie, które trudno zmierzyć i które będzie można potwierdzać dopiero wraz z upowszechnianiem tej formy zatrudnienia. Jest wśród nich przekonanie o większej wydajności telepracownika, który nie pracuje „na godziny”, ale „na efekty”. Mówi się też o zmniejszeniu fluktuacji kadr, ponieważ znika problem adaptacji w miejscu pracy, współpracy z grupą itp. Firma zatrudniająca telepracowników ma również szansę zyskać wizerunek nowoczesnej, przyjaznej pracownikom. Do tego niezbędne jest jednak rozpowszechnienie tej formy zatrudnienia i stosowanie jej w taki sposób, aby była postrzegana pozytywnie.

Telepraca na kilka sposobów

Ponieważ na polskim rynku pracy brak tradycji telepracy, warto poszukać odpowiednich rozwiązań w innych krajach. Dla wielu pracodawców, na przykład tych zniechęconych perspektywą braku kontroli nad procesem pracy, interesująca będzie informacja, że telepracę można organizować na różne sposoby. Praca w domu to tylko jeden z nich. Nie ma przeszkód – przynajmniej ze strony przepisów – aby od telepracownika wymagać wizyt w firmie. Mogą to być doraźne spotkania, na przykład na wezwanie lub też regularne wizyty w określony dzień tygodnia. Wtedy można mówić o tzw. telepracy przemiennej, kiedy część obowiązków jest wykonywana w siedzibie firmy. Często - ze względu na charakter pracy - pracownik wykonuje część swoich obowiązków poza firmą, ale i poza domem. Przykładem będzie tu konieczność wizyt u klientów, bezpośrednich spotkań z dostawcą itp. Mamy wtedy do czynienia z telepracą mobilną, w przypadku której trudno jest podać główne miejsce wykonywania zadań pracowniczych. Miejscem wykonywania pracy przez telepracownika może być również siedziba klienta, dla którego firma świadczy usługi. Sprawdza się to szczególnie w firmach oferujących usługi księgowe, informatyczne czy doradztwa prawnego. Przy takim rozwiązaniu pracownik obsługujący klienta (na przykład w zakresie kadrowym) jest dla niego zawsze „pod ręką” i może służyć bezpośrednią pomocą.

Mało znane w Polsce, ale popularne w innych krajach, są centra telepracy. Są to specjalnie zorganizowane miejsca, wyposażone w odpowiedni sprzęt, w których telepracownicy mogą świadczyć pracę. Jest to dobra oferta dla tych pracowników, którzy nie mają odpowiednich warunków albo po prostu nie chcą wykonywać obowiązków zawodowych w domu. Ponadto niektórzy pracownicy – z różnych względów – nie mogą pracować w siedzibie firmy. Takie centrum telepracy może zorganizować pracodawca, można też skorzystać z usług firm zewnętrznych.

W dużych, międzynarodowych korporacjach można się spotkać z pojęciem telepracy „zagranicznej”, „zamorskiej”, kiedy siedziby pracodawcy i pracobiorcy oddalone są od siebie o tysiące kilometrów. Istnieje wtedy możliwość nieprzerwanej pracy nad konkretnym projektem – obowiązki przejmują wówczas kolejno pracownicy z różnych stref czasowych.

Ile telepracy na rynku?

Ostatnie badania Głównego Urzędu Statystycznego dotyczące rozpowszechnienia telepracy w polskich firmach obejmują rok 2006. Wynika z nich, że z tej formy zatrudnienia korzystało 6% firm w Polsce. Najbardziej popularna była ona w firmach dużych (powyżej 250 pracowników) – 18% takich firm zatrudniało telepracowników. Telepracę oferowało też 10% spośród średnich przedsiębiorstw i 4% małych firm. Jeśli chodzi o przekrój branżowy to liderami – co nie zaskakuje – w oferowaniu pracy na odległość są firmy informatyczne – co czwarta z nich zatrudnia telepracowników. Ma ich także co piąta firma z branży telekomunikacyjnej. Najwięcej telepracodawców działało w województwie mazowieckim – 11% spośród ogółu przedsiębiorstw.

Na tle Europy polski rynek telepracy wypada blado. Średnia dla 25 krajów Unii Europejskiej to 21% - tyle firm zatrudnia telepracowników. Nasi bezpośredni sąsiedzi, do których często porównywana jest sytuacja gospodarcza Polski, dużo częściej stosują elastyczne formy zatrudnienia. I tak w 2006 roku: 18% litewskich, 23% czeskich i aż 31% słowackich pracodawców oferowało telepracę. Dla pełniejszego obrazu warto spojrzeć na tabelę.



Samo stwierdzenie, że zaledwie 6% pracodawców w Polsce stosuje telepracę, nie pokazuje w pełni skali zjawiska. Dla uzupełnienia warto przytoczyć wyniki badań ze wspomnianego już projektu firmy GDA S.A.: 66% telepracodawców zatrudnia w tej formie tylko jednego pracownika. A jedynie w 7% firm, które deklarują „zatrudnienie na odległość”, jest takich pracowników pięciu lub więcej. Oznacza to, że nawet w firmach, w których zatrudnia się telepracowników, jest to marginalna forma organizacji pracy.

Zatrudniać czy nie?

Czy zatem warto zaprzątać sobie głowę zatrudnieniem telepracownika? Nie ma oczywiście jednoznacznej odpowiedzi, choć powyższe rozważania mogą pomóc w jej znalezieniu. Artykuł pokazuje, jak wiele czynników decyduje o tym, czy taka forma zatrudnienia sprawdzi się w konkretnej firmie, a przede wszystkim, czy przyniesie jej korzyści. Wszystko, co nowe, budzi nieufność i obawy, a wszelkie elastyczne formy zatrudnienia są nowością na polskim rynku pracy. Paradoks polega na tym, że dopiero ich upowszechnienie da odpowiedź, czy warto było je wprowadzać. Skoro jednak telepraca jest chętnie stosowana na świecie i jej popularność ciągle rośnie – to zapewne coś jest na rzeczy.