Siedem sytuacji, które obniżają motywację pracowników

1. Niejasny podział obowiązków

Pierwszą taką sytuacją jest brak jednoznacznego podziału pracy, co wprowadza chaos organizacyjny i nie pozwala zespołowi płynnie działać. Każdy pracownik potrzebuje pewnego poczucia bezpieczeństwa, chce wiedzieć czego od niego się wymaga i z czego będzie rozliczany. Jeśli obowiązki nie są przypisane do konkretnej osoby, to odpowiedzialność za nie rozlewa się na cały zespół, przez co ciężko jest je wyegzekwować. Wymaganie od pracowników zadań, które nie zostały im zlecone może wywołać frustrację i poczucie zagubienia, co obniży ich zapał do pracy.

Aby temu zapobiec należy dokładnie podzielić wszystkie zadania pomiędzy pracowników, tak aby było wiadomo, kto za co jest odpowiedzialny. Jest to ważne również dlatego, aby pracownicy wiedzieli do kogo mogą zwrócić się z konkretną sprawą. Warto zadbać o to, żeby obowiązki były w miarę możliwości różnorodne. Powinniśmy też zostawić podwładnym pewną przestrzeń na samodzielność, tak aby nie ograniczać ich kreatywności i żeby czuli, że również mają wpływ na działania firmy.

2. Za mało lub zbyt dużo pracy

Kolejnym czynnikiem, który może obniżać motywację pracowników jest zbyt duża lub zbyt mała ilość pracy. Jeśli obowiązków jest zbyt dużo, pracownicy mogą być czuć się przeciążeni i zestresowani, co może w dłuższej perspektywie obniżyć ich motywację. Innym przypadkiem jest sytuacja, w której pracownik ma za mało zadań, co z kolei może prowadzić do nudzenia się. Znudzeni pracownicy nie czerpią przyjemności ze swoich obowiązków, co znacząco obniża ich zapał. Warto też podkreślić, że zadania mogą być też nieodpowiednio dobrane pod względem stopnia ich trudności. Jeśli pracownik dostaje zadania, które znacznie przekraczają jego możliwości lub przeciwnie, są zbyt proste, to nie możemy oczekiwać, że będzie on podchodził do nich pełen entuzjazmu.

Dlatego też należy odpowiednio dzielić obowiązki, tak aby ich ilość oraz poziom były w miarę możliwości optymalne dla każdego. Dobra organizacja czasu pracy jest bardzo ważna również dla atmosfery wśród pracowników. Ważne jest również, aby pracownicy wiedzieli, co mają zrobić i mieli przekonanie, że jest to istotne. Dzięki temu nie będą demotywowani przez obowiązki, które w ich odczuciu nie mają sensu i są tylko stratą czasu. Poczucie, że to co robią jest ważne i że potrafią to zrobić ma bardzo motywujący wpływ.

3. Nadmierna koncentracja na błędach

Bardzo negatywny wpływ na poziom motywacji wśród pracowników ma przywiązywanie zbyt dużej wagi przez kierownictwo do błędów. Chodzi o sytuacje, w których szefowie koncentrują się jedynie na negatywnych aspektach pracy. Nie dostrzegając tym samym nakładów pracy zespołu oraz elementów, które zostały wykonane prawidłowo. Przez tego typu praktyki motywacja do pracy i entuzjazm są stopniowo gaszone, a pracownicy mają poczucie, że zawsze znajdzie się powód, aby ich praca została negatywnie oceniona. W najgorszym przypadku ciągłe krytykowanie może doprowadzić do stanu tzw. wyuczonej bezradności. Pracownik długotrwale uczony, że jego działania są ganione bez względu na starania i pracę, po pewnym czasie przestaje się starać. Zaczyna on uważać, że i tak zawsze będzie źle, co prowadzi do wygaszenia zapału i wypracowywania absolutnego minimum. Warto jednak podkreślić, że również brak informacji zwrotnej w stosunku do działań pracownika może mieć negatywny wpływ na poziom jego motywacji. Zupełnie normalne jest, że pracownik chce wiedzieć, jak oceniana jest jego praca, czy dobrze ją wykonał, a jeśli nie to gdzie popełnił błąd. Jeśli jednak takiej informacji nie otrzyma, to może nie mieć poczucia, że to co robi jest ważne i kierownictwu zależy, aby robił to jak najlepiej.

W związku z tym warto więcej uwagi poświęcać pozytywnym aspektom pracy, tak aby porażki nie przesłaniały nam sukcesu. Menadżerowie powinni nauczyć się dostrzegać sukcesy. Mogą najpierw zacząć od siebie, tak aby łatwiej im później było dostrzegać sukcesy u swojego zespołu, nawet te niewielkie. Oprócz tego trzeba jeszcze umieć wyrażać pochwalną opinię dotyczącą dokonań pracowników. Pozytywna komunikacja jest bardzo istotnym czynnikiem wpływającym na atmosferę w organizacji, dlatego też warto poświęcić trochę czasu na przeszkolenie zespołu w tym zakresie. Jeśli potrafimy mówić o sukcesach pracownika, łatwiej też nam będzie rozmawiać z nim o niepowodzeniach. Krytykowanie pracowników może ich zrażać, a nawet powodować frustrację, dlatego też jeśli już musimy wyrazić negatywną ocenę, powinniśmy stosować konstruktywną krytykę. Powinna ona być otwarta, ale spokojna, ukazująca zarówno dobre jak i słabsze strony pracownika. Nigdy nie powinniśmy bezpośrednio oceniać pracownika jako osobę, ponieważ łatwo w ten sposób kogoś obrazić. Dlatego też zawsze odnośmy się do konkretnych działań i zachowań, zamiast mówić o osobie. Atmosfera rozmowy powinna być na tyle przyjazna, aby pracownik również mógł wyrazić swoje zdanie. Dzięki temu poczuje, że również ma aktywny wpływ na to co się dzieje, oraz będzie mógł współdecydować o tym, co można zrobić z niepowodzeniami. Podczas tego typu rozmowy należy unikać niepotrzebnych emocji, które mogą jedynie pogorszyć sytuację. W takim przypadku dobrze jest, aby strony najpierw trochę ochłonęły.

4. Nieprzyjazna atmosfera pracy

Relacje z pracownikami są bardzo istotnym czynnikiem warunkującym poziom motywacji do pracy. Dobre stosunki z współpracownikami oraz kadrą zarządzającą mogą nawet rekompensować inne niedogodności związane z warunkami pracy. Jeśli jednak atmosfera w środowisku jest nieprzyjemna, to zapał zespołu może przenieść się z pracy na sprawy między pracownikami. Niektóre z niekorzystnych zachowań, takich jak plotkarstwo czy też niezdrowa rywalizacja między pracownikami mogą być nawet podsycane przez kierownictwo poprzez nieprawidłowe zasady pracy. Również brak wsparcia i współpracy ze strony zespołu może mieć działanie demotywujące, zwłaszcza dla nowo zatrudnionych osób. Bardzo niekorzystną sytuacją jest brak zaufania ze strony kardy kierowniczej w stosunku do pracowników, co może objawiać się między innymi szczegółową kontrolą. Oprócz braku zaufania niekorzystne może być także samo podejście do pracowników polegające na niechęci, braku wiary w ich możliwości oraz deprecjonowaniu ich wartości. Pamiętajmy, że również brak motywacji do pracy u menedżerów może negatywnie odbijać się na zapale całego zespołu.

Przyczynę tego typu problemów często może być ciężko dostrzec będąc zarazem częścią zespołu, dlatego warto poprosić o pomoc kogoś, kto będzie umiał spojrzeć z odpowiednim dystansem. Najgorszą opcją zarządzania jest udawanie, że nie widzi się trudności, co bardzo obniża chęci pracowników do zmieniania czegokolwiek. Jeśli uda nam się zdiagnozować przyczynę problemu, należy ustalić plan naprawczy oraz osoby, które nam pomogą w jego realizacji.

5. Nierówne traktowanie pracowników

Kolejną już sytuacją demotywującą personel firmy jest niesprawiedliwe traktowanie przez szefostwo i nierówne docenianie zasług. W niektórych przypadkach sympatie i antypatie kierownictwa są widoczne gołym okiem. Fakt, że jedni pracownicy są lepiej traktowani wpływa na obniżenie motywacji reszty zespołu, ale również negatywnie odbija się na ogólnej atmosferze. Pracownicy bardzo źle znoszą porównywanie ich z innymi, zwłaszcza lepszymi i bardzo szybko dostrzegają, kto jest najbardziej lubiany przez kierownictwo.

Jeśli zależy nam na odpowiednich stosunkach pomiędzy pracownikami oraz na utrzymywaniu optymalnego poziomu motywacji, powinniśmy zastanowić się, czy przypadkiem nie okazujemy naszych prywatnych sympatii i czy nie mają one wpływu na ocenę i współpracę z pracownikami.

6. Brak możliwości rozwoju

Chęć rozwijania się i poszerzania kompetencji oraz doświadczeń jest naturalną, ale też bardzo pożądaną cechą wśród pracowników. Pozbawienie pracowników możliwości awansu, szkoleń lub innych możliwości poszerzania swoich kompetencji może prowadzić do spadku motywacji wśród personelu. Istotna jest także postawa pracodawcy w stosunku do osób, które chcą się dokształcać. Brak możliwości pogodzenia obowiązków zawodowych ze studiami może zniechęcać do pracy i przekonać do znalezienia nowego zatrudnienia.

Warto podkreślić fakt, że poprzez stworzenie personelowi możliwości rozwoju i ich udział w szkoleniach, rośnie ich przywiązanie do pracodawcy. Chcąc utrzymać poziom motywacji w zespole na odpowiednim poziomie, powinno się dbać o potrzeby pracowników poprzez wspólne tworzenie im ścieżek rozwoju oraz przeprowadzanie szkoleń. Oczywiście najpierw należy poznać potrzeby pracowników w tym zakresie.

7. Brak poczucia sensu

Ostatnim już czynnikiem, który może prowadzić do spadku motywacji w zespole jest brak poczucia głębszej misji. Każdy pracownik chce wierzyć, że robi coś ważnego, że jego firma ma jakiś określony cel, do którego wszyscy dążą. Niestety, w wielu przypadkach pracownicy nie potrafią dostrzec sensowności swoich działań.

Najbardziej efektywni są pracownicy, którzy podzielają wartości wyznawane w firmie. Zadaniem menedżerów powinno zatem być informowanie personelu o planach i celach firmy oraz o ich ważności. Pracownik powinien czuć, że jego działania mogą mieć istotne znaczenie dla dążenia do tych celów. Poczucie wspólnoty i integracji mogą mieć duże znaczenie dla wzrostu chęci do pracy zespołu.

Poziom motywacji pracowników jest bardzo istotnym czynnikiem warunkującym efektywność pracy. Dlatego też należy dbać, aby pozostawał on na optymalnym poziomie. Szczególnie należy zwrócić uwagę na prawidłową komunikację w firmie oraz zmniejszenie dystansu pomiędzy kadrą a pracownikami, ponieważ dzięki temu zarówno diagnoza jak i naprawa sytuacji będzie dużo mniej skomplikowana. Opinie pracowników mogą być bardzo cenne, a dzięki temu, że mają możliwość się wypowiedzieć i zainicjować jakieś zmiany czują się ważnym i docenianym elementem firmy.

Jagoda Zygiert
Sedlak & Sedlak