Jak wskaźniki HR mogą pomóc w ocenie efektywności zarządzania firmą i ją usprawnić?

Wskaźniki HR ułatwiają szybkie reagowanie na zmiany zachodzące na rynku pracy

Dynamika zmian na rynku pracy jest bardzo duża. Rotacja tylko na przestrzeni 2016 -2017 wzrosła o blisko 4 p.p., odsetek rezygnacji wzrósł o 1,4 p.p., a skuteczność rekrutacji spadła o ponad 2 p.p. (Sedlak & Sedlak, 2018). Czy organizacja, która nie jest świadoma tempa zmian zachodzących na rynku będzie mogła działać równie efektywnie jak ta, która na bieżąco monitoruje wartości kluczowych wskaźników? Z pewnością nie. Bez systematycznego monitorowania sytuacji zarządzający nie będą wiedzieć, że pracownicy odchodzą znacznie częściej nie u konkurencji ani, że rekrutacje są bardziej czasochłonne. W efekcie, nawet gdy organizacja po pewnym czasie zauważy, że ma znacznie większy problem z pracownikami niż inni i zacznie wprowadzać np. programy ograniczające rotację, efektywność tych działań będzie znacznie mniejsza, a ich koszt wyższy. Co do zasady łatwiej jest rozwiązać problem gdy dopiero się pojawia. Czym staje się on większy, tym uporanie się z nim wymaga więcej nakładów, zarówno czasu jak i finansowych.

Wskaźniki dają możliwość oceny konkurencyjności oferowanych warunków zatrudnienia

Zmniejszające się bezrobocie stawia pracodawców przed koniecznością sprostania rosnącej presji płacowej. Jednak oferowany system wynagrodzeń musi nie tylko wychodzić naprzeciw oczekiwaniom pracowników, ale też uwzględniać możliwości finansowe firmy (Beck-Krala, 2012). Co to oznacza w praktyce?

Po pierwsze, pracodawca musi budować system wynagrodzeń dzięki, któremu będzie mógł przyciągnąć i zatrzymać najlepszych pracowników. Powinien zatem systematycznie sprawdzać czy oferowane wynagrodzenia są co najmniej na poziomie rynkowym. Pierwszym krokiem do oceny ich konkurencyjności może być porównanie wskaźników średniego wynagrodzenia i wysokości nakładów ponoszonych na benefity.

Oczywiście, ogólne dane na temat poziomu wynagrodzeń nie zastąpią szczegółowych analiz i kompleksowego porównania stawek oferowanych na poszczególnych stanowiskach, jak ma to miejsce w raporcie płacowym. W przypadku jednak stworzenia grupy porównawczej odpowiadającej nam pod względem regionu, wielkości czy typu działalności mamy możliwość wstępnego określenia czy oferowane przez nas wynagrodzenia są zbliżone do średniego poziomu płac na rynku. Jeżeli nie, konieczne jest przeprowadzenie bardziej pogłębionych analiz wynagrodzeń, np. poprzez udział we wspomnianym już badaniu płacowym.

Po drugie, konieczne jest uwzględnienie możliwości finansowych firmy i analiza ponoszonych kosztów. W tym pomocne jest porównanie z rynkiem wskaźnika wysokości kosztów pracy w przeliczeniu na jednego pracownika. Nie będzie niczym odkrywczym stwierdzenie, że gdy oferowane przez nas wynagrodzenie będzie wyższe niż u konkurencji, ponoszone koszty pracy również będą większe. Warto jednak w analizach pójść nieco dalej i porównać nie tylko czy są one mniejsze czy większe, ale jaki jest stosunek przeciętnych kosztów pracy do średniego wynagrodzenia. Jeżeli w naszej firmie w porównaniu do innych występuje znaczna dysproporcja pomiędzy tymi dwoma wskaźnikami, należy przeanalizować oprócz wynagrodzeń również wszystkie inne składowe kosztów pracy.

Powyższe analizy warto uzupełnić o ocenę wysokości udziału kosztów pracy w kosztach operacyjnych. Poszerzy to perspektywę naszej oceny o strukturę ponoszonych wydatków i pozwoli bardziej miarodajnie ocenić jak wiele na tle innych firm wydajemy na zatrudnienie pracowników. Warto podkreślić, że w tym przypadku również ogromne znaczenie ma to, do kogo się porównujemy. Wielkość tego udziału będzie zależeć w dużej mierze od branży, w której działa firma. Zasadniczo jest on większy w firmach usługowych, w których koszty pracownicze stanowią większość kosztów firmy, mniejsze w firmach produkcyjnych i handlowych.

Wskaźniki HR pomagają w ocenie rentowności przedsiębiorstwa

Podstawą oceny kondycji ekonomicznej przedsiębiorstwa jest ustalenie czy nakłady poniesione w takiej samej wysokości jak w organizacji do nas podobnej pozwalają uzyskać zbliżonej wielkości przychody i zyski. Uzyskanie rzetelnych i obiektywnych wyników wymaga jednak przyjęcia tego samego punktu odniesienia i sprowadzenia prowadzonych analiz do wspólnego mianownika, np. poprzez analizowanie wyników finansowych w przeliczeniu na jednego pracownika zatrudnionego na pełnym etacie lub w odniesieniu do jednej złotówki zainwestowanej w wynagrodzenia. Można posłużyć się wskaźnikami takimi jak:

• produktywność pracowników etatowych, tj. wysokość przychodów netto przypadająca na jednego pracownika w przeliczeniu na pełny etat,


• rentowność pracowników etatowych, tj. wysokość zysku netto przypadająca na jednego pracownika w przeliczeniu na pełny etat,


• produktywność nakładów na wynagrodzenia, tj. wysokość przychodu netto przypadającą na 1 PLN zainwestowane w wynagrodzenia pracowników,


• rentowność nakładów na wynagrodzenia, tj. wysokość zysku netto przypadającą na 1 PLN zainwestowane w wynagrodzenia pracowników.

W oparciu o wskaźniki produktywności i rentowności nakładów na wynagrodzenia jesteśmy w stanie ustalić jak na tle innych kształtuje się efektywność systemu wynagrodzeń. Dostajemy jasny komunikat np. o tym, że 1 PLN zainwestowane w wynagrodzenia przynosi 7 PLN przychodu i 0,4 PLN zysku podczas gdy średnia dla firm z naszej branży i regionu wynosi odpowiednio 10 PLN i 0,7 PLN. Zestawiając ze sobą wszystkie te wartości widzimy, że efektywność wynagrodzeń w przykładowej firmie jest niższa co pokazuje zarówno zestawienie wartości przychodów generowanych przez 1 złotówkę przeznaczoną na wynagrodzenia (7 PLN versus 10 PLN), jak i zestawienie wskaźników rentowności.

Analogicznie jak efektywność nakładów na wygrodzenia możemy przeanalizować efektywność pracy zatrudnionych określając jakiej wielkości przychód i zysk pracownik przyniósł organizacji pracując na pełnym etacie.

Reasumując, porównanie do rynku wskaźników produktywności i rentowności pracowników pozwala ocenić ekonomiczną sytuację przedsiębiorstwa i tempo jego rozwoju. Informacja o poziomie przychodów i zysków generowanych przez pracownika może być również podstawą do planowania budżetu na kolejny rok, zwłaszcza planowania podwyżek.

Wskaźniki HR pozwalają na ocenę obłożenia pracą

Potencjał pracowników wielokrotnie nie jest przez organizację w pełni wykorzystywany przez co efektywność realizowanych zadań spada. Jednym z czynników wpływającym na obniżenie wydajności pracy jest nierównomierne obłożenie pracą. Często problem ten wynika z przerostu zatrudnienia, co przejawia się niedociążeniem pracą i prowadzi do skupianiu się przez pracowników na czynnościach niezwiązanych z przydzielonymi im obowiązkami. Niejednokrotnie występuje również sytuacja odwrotna, czyli przeciążenie pracą, które prowadzi do konieczności zostawania po godzinach. Dlatego chcąc jak najefektywniej wykorzystywać potencjał pracowników, należy kontrolować ich obłożenie pracą (W&BS, 2015). Również i na tym polu wskaźniki HR są pomocne. Bezpośrednio takich informacji dostarczy nam porównanie liczby godzin nadliczbowych przypadających na pracownika. Jeżeli w naszej firmie przeciętnie pracownik w danym roku spędził w pracy 200 h poza podstawowym wymiarem czasu pracy, podczas gdy przeciętny pracujący Polak około 50 h, to konieczne jest rozważenie np. czy nie należy zwiększyć zatrudnienia.

Wskaźniki HR są również pomocne ustaleniu jak bardzo obłożony praca jest dział HR. Porównanie z konkurencją wskaźnika liczby pracowników przypadających na jednego pracownika pionu personalnego pozwala ocenić jak rozbudowany dział HR ma firma oraz obłożenia pracą HR-owców.

Podsumowanie

Efektywność jest istotna w każdym z obszarów działania organizacji, w tym również w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, które są uznawane obecnie za kluczowy czynnik sukcesu organizacji oraz źródło jej konkurencyjności. W związku z tym tak istotne jest monitorowanie tego obszaru poprzez prowadzenie badań i analiz porównawczych (Kuźniarska, Stańczyk, 2017). Oczywiście organizacje mogą napotykać problemy z oceną efektywności zarządzania z wykorzystaniem wskaźników HR, takie jak trudności w wyborze odpowiednich wskaźników z uwagi na ich mnogość czy brak właściwych kompetencji oraz wiedzy do ich stosowania (Bielawa, 2013). Rozwiązaniem jest udział w badaniach organizowanych przez firmy zewnętrzne, które nie tylko dokonują za nas pomiaru wskaźników HR naszej firmy, ale i dostarczają porównań rynkowych.