Jak krytykować pracowników?

Szef ma prawo krytykować decyzje i wyniki pracy podwładnych. Jednak tylko umiejętnie przekazana krytyka pozwala uzyskać efekt w postaci wzrostu motywacji pracownika. Niestety, wielu przełożonych nie ma pojęcia, w jaki sposób rozmawiać o pracowniczych pomyłkach i niedociągnięciach. Źle przekazana krytyka często jest odbierana przez podwładnych jako personalny atak. Taka sytuacja zmniejsza ich zaangażowanie i rodzi frustrację. Z kolei brak jakiejkolwiek informacji zwrotnej powoduje, że błędy nie są poprawiane. Ponieważ dobra komunikacja pomiędzy przełożonymi i pracownikami sprzyja rozwojowi firmy, warto poznać podstawowe zasady udzielania krytyki.

Konstruktywna krytyka – definicja i cele

Podstawową cechą konstruktywnej krytyki jest przekazanie osobie krytykowanej wskazówek dotyczących rozwiązania zaistniałych problemów i poprawy błędów. W związku z tym, taka krytyka nie może być nastawiona na wyładowanie frustracji przełożonych. Jej nadrzędnym celem jest dobro pracownika i rozwój firmy. Krytykowanemu należy zapewnić dostęp do informacji niezbędnych do skorygowania niedociągnięć w przyszłości. Tylko pracownik, który jest informowany o swoich postępach i pomyłkach, może wyciągać wnioski i stale podnosić jakość swojej pracy. Dodatkowo, częste rozmowy z podwładnymi rodzą w nich poczucie stałego nadzoru. Dzięki temu pracownicy mocniej angażują się w obowiązki, wiedząc, że zarówno sukcesy, jak i ewentualne pomyłki nie pozostaną niezauważone.

Konsekwencje złego krytykowania

Podstawowym błędem popełnianym przy przekazywaniu krytycznych uwag jest ich zbyt duża ogólność. Krytykowanie całokształtu pracy podwładnego powoduje u niego poczucie braku przydatności zawodowej i zaniżenie samooceny. Często uniemożliwia to dalsze zaangażowanie w pracę. Dodatkowo, wielu przełożonych nie jest w stanie zapanować nad negatywnymi emocjami. Naturalne jest, że błędy, które wpływają hamująco na rozwój firmy, wywołują u zarządzających silne niezadowolenie. Mimo to, dobra informacja zwrotna musi mieć charakter racjonalny. Przekazanie krytyki w sposób agresywny jest zazwyczaj odbierane jako personalny atak na pracownika. Często służy raczej wyładowaniu frustracji kadry zarządzającej niż poprawie funkcjonowania pracowników. Taka krytyka jest też nakierowana raczej na podkreślenie problemu, niż na jego rozwiązanie i przyszłe wyniki. Okazywane w ten sposób niezadowolenie prowadzi do wycofania, zniechęcenia, poczucia niesprawiedliwości i obniżenia motywacji zespołu. Niewielkie grono osób poprawia swoje osiągi pod wpływem ostrej krytyki. Osoby mocno krytykowane nie będą też próbowały nowych rozwiązań, bojąc się porażki i wiążącej się z nią reprymendy.

Błędem jest nie tylko niewłaściwe przekazanie informacji zwrotnej, ale i zupełne zaniechanie jej udzielania. Osoby, którym nie zwraca się uwagi na nieprawidłowości, nie są w stanie ich korygować. Taka sytuacja prowadzi do stagnacji i zmniejsza motywację do samodoskonalenia. Brak informacji zwrotnych ze strony zarządu powoduje, że pracownicy czują się niekontrolowani. Często uważają także, że kontakt z menedżerami i kierownictwem nie wpływa pozytywnie na ich rozwój. Niekiedy zdarza się, że menedżerowie krytykują zachowania pracownika dopiero wtedy, kiedy stały się one poważnym zagrożeniem dla funkcjonowania firmy. Niestety zaniechanie korekty w początkowych fazach problemu powoduje, że jego rozwiązanie na późniejszych etapach niepotrzebnie się komplikuje.

Zasady udzielania konstruktywnej krytyki

Prawidłowe przekazanie uwag dotyczących pracy podwładnego powinno dać mu szansę uczenia się. Z tego powodu dobrze przekazana krytyka musi być wyrażona w sposób przejrzysty i z użyciem racjonalnych argumentów. Taka krytyka powinna odnosić się do konkretnych i ściśle osadzonych w czasie sytuacji i zachowań. Ocenianie całokształtu pracy utrudnia wyciąganie jasnych wniosków. Konstruktywna krytyka musi być również dialogiem nastawionym na rozwiązanie problemu i przyszłe efekty pracy. Nie podkreśla się w niej pracowniczych pomyłek, a możliwości naprawy. Dobra krytyka jest też dyskusją, a nie monologiem. Wspólne omówienie problemu pozwala upewnić się, że przyczyny krytyki zostały dobrze zrozumiane przez pracownika. Daje również możliwość ustalenia wspólnego punktu widzenia, zrozumienia sytuacji pracownika i motywów, jakimi kierował się, podejmując decyzję. Warto dostosować sposób przedstawienia krytyki do możliwości pracownika. Część osób jest bardzo wrażliwa na negatywne opinie, przez co szybko reaguje lękiem i wycofaniem. Istnieją jednak pracownicy, którzy cenią sobie precyzyjnie i zwięźle przekazaną krytykę. Znając swój zespół, pracodawca może dostosować formę krytyki do wrażliwości emocjonalnej poszczególnych pracowników. Jednak nawet delikatnie wyrażona krytyka musi być przejrzysta. Jeśli taka nie będzie, utrudni to pracownikowi wyciągnięcie wniosków. Do podstawowych zasad konstruktywnej krytyki należą:

• przeprowadzenie rozmowy w odpowiednim miejscu i bez limitów czasowych,
  
• unikanie wyrażania negatywnych opinii w obecności osób trzecich,
  
• oparcie krytyki na racjonalnych przesłankach, przytoczenie danych świadczących o nieprawidłowościach w pracy krytykowanego,
  
• krytykowanie zachowania bądź decyzji, a nie osoby pracownika,
  
• niewłączanie w krytykę wątków osobistych,
  
• dyskutowanie o aktualnych problemach, przekazywanie informacji o pomyłkach na bieżąco,
  
• przekazywanie krytyki w sposób jasny i zwięzły,
  
• ograniczenie negatywnej opinii do kilku najważniejszych punktów, unikanie przekazywania zbyt wielu informacji naraz,
  
• przedstawienie konsekwencji krytykowanego zachowania, dzięki czemu pracownik jest bardziej świadomy wpływu swoich decyzji na funkcjonowanie firmy,
  
• zawarcie w dyskusji wskazówek dotyczących rozwiązania zaistniałych problemów,
  
• angażowanie pracownika w dyskusję o problemie w celu wypracowania wspólnych rozwiązań,
  
• ustalenie przejrzystego systemu monitorowania postępów pracownika i poprawy błędów,
  
• ustalenie daty kolejnego spotkania w celu omówienia postępów pracownika.

W celu zbudowania pozytywnych relacji w firmie należy pamiętać, aby nie ograniczać uwag dotyczących pracy podwładnych jedynie do krytyki. Skuteczne motywowanie pracowników musi być oparte również na pochwałach. Ważne jest, aby zarządzający zespołami dostrzegali nie tylko pomyłki pracowników, ale i odnoszone przez nich sukcesy. Warto opracować jasny system dodatków motywacyjnych i awansów. Dzięki temu pracownicy czują, że ich pozycja w firmie jest ściśle uzależniona od efektów pracy.

Pozytywne efekty dobrej komunikacji

Umiejętnie przekazana krytyka i pochwała to narzędzia pozwalające na korektę i kształtowanie zachowań pracowników. Jednak oprócz tych oczywistych zalet przekazywanie pracownikom częstych informacji dotyczących postępów w ich pracy pomaga w nawiązaniu pozytywnych relacji opartych na szacunku i zaufaniu. Nadzorowani pracownicy czują, że wskazówki udzielane przez przełożonych prowadzą do osiągnięcia lepszych wyników. Duże zaangażowanie kadry zarządzającej w rozwiązywanie bieżących problemów w firmie wzbudza szacunek podwładnych. Konstruktywna krytyka utwierdza pracowników w przekonaniu, że przełożeni mają pomysły na rozwiązanie trudnych sytuacji. Dodatkowo, otrzymywanie kolejnych pochwał i możliwość poprawy błędów daje poczucie dobrze wykonanej pracy. Stały monitoring staje się podstawowym narzędziem motywującym do lepszego wykonania obowiązków. Ukazuje również, iż szefostwo dopuszcza pomyłki pod warunkiem, że pracownik dąży potem do ich skorygowania. Taka postawa pracodawców pozwala na większą kreatywność. Pracownicy nie boją się wdrażać nowych rozwiązań, wiedząc, że ewentualne pomyłki będzie można wytłumaczyć, a sukcesy zostaną docenione.

Zakończenie

Przekazywanie krytyki jest trudne z uwagi na emocje, jakie wywołuje. Co istotne, dotykają one zarówno osoby krytykowanej, jak i krytykującego. Dlatego tak wiele osób unika przekazywania negatywnych uwag. Niestety, udzielanie krytyki w miejscu pracy jest nieuniknione. Z tego powodu warto wiedzieć, w jaki sposób przekazywać podwładnym informacje o ich pomyłkach. Wytworzenie jasnego systemu komunikacji w miejscu pracy gwarantuje, że zarówno pracownicy, jak i przełożeni czują się bardziej swobodnie w sytuacji wymagającej udzielenia krytycznych uwag. Taka atmosfera zwiększa prawdopodobieństwo rozwoju pracowników i firmy, a w związku z tym osiągnięcia finansowego sukcesu.