Delegowanie zadań w firmie

Skuteczne delegowanie zadań jest kluczową umiejętnością menadżerską. Niewłaściwe korzystanie z tego narzędzia zawsze prowadzi do negatywnych konsekwencji. Samodzielne wykonywanie większości zadań z obawy przed niewystarczającymi kompetencjami podwładnych wiąże się z marnowaniem potencjału zespołu i przeciążeniem lidera. Z kolei menadżerowie, którzy wszystkie obowiązki przerzucają na podwładnych, uchodzą za leniwych i niekompetentnych. Nie bez znaczenia jest również dopasowanie osób do powierzanych im zadań, gdyż tylko takie delegowanie prowadzi do wzrostu efektywności.

Delegowanie zadań - definicja i perspektywa menadżera

Delegowanie to proces dzielenia się zadaniami i kompetencjami. Przełożeni przydzielają pracownikom część projektów wraz ze związaną z nimi odpowiedzialnością i koniecznymi dla ich realizacji uprawnieniami. Delegowanie jest metodą podziału pracy, która powinna prowadzić do maksymalnej wydajności przy równoczesnym wspieraniu rozwoju zawodowego pracowników. Rozwój ten uzyskiwany jest poprzez dobre dopasowanie obowiązków do umiejętności, zainteresowań i stopnia samodzielności poszczególnych osób.

Delegowanie zadań i uprawnień wymaga zaufania do zespołu oraz wiary we własne możliwości i pozycję w firmie. Część menadżerów nie chce przekazywać zadań podwładnym, uważając, że najlepsze efekty uzyskają, pracując samodzielnie. Zazwyczaj jest to związane z przekonaniem o braku wystarczających kompetencji pracowników. Taki problem często występuje u przełożonych, którzy awansowali z samodzielnych stanowisk specjalistycznych. Przez lata swoje sukcesy zawdzięczali własnemu wysiłkowi, w związku z czym boją się utraty kontroli i pogorszenia wyników. Należy jednak pamiętać, że do podstawowych obowiązków na stanowisku kierowniczym należy motywowanie i zarządzanie, a nie wykonywanie wszystkich powierzonych działowi zadań specjalistycznych. Poza tym niejednokrotnie okazuje się, że personel ma równie wysokie, a nawet wyższe od kierownika kompetencje do rozwiązania problemu. Pracownicy posiadają szerszą praktyczną wiedzę dotyczącą zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach i problemów organizacji. Stąd obowiązki i decyzje związane z codziennym funkcjonowaniem firmy warto przekazywać fachowcom działającym na odpowiednim szczeblu.

Niektórzy menadżerowie obawiają się, że przekazując większość zadań podwładnym, stracą swój autorytet i pozycję w firmie. Są przekonani, że wykonując wszystkie obowiązki osobiście, stają się niezastąpieni. Podejście to jest jednak błędne. Niedostateczna delegacja powoduje brak motywacji i zniechęcenie zespołu. Zadaniem kierownictwa jest zaś wykorzystanie potencjału pracowników, a nie samodzielne rozpatrywanie każdego problemu. O silnej pozycji kierownika świadczą wysokie wyniki jego działu. To właśnie dobry kontakt z zespołem i skuteczny podział obowiązków czyni go niezastąpionym liderem.

Sprzeczne z zasadami zarządzania jest również obciążanie pracowników nadmiarem obowiązków przy równoczesnym braku zaangażowania kierownictwa w powierzane firmie zadania. W takiej sytuacji personel czuje, że jego praca jest wykorzystywana dla osobistej korzyści przełożonych, którzy uzyskany poprzez delegowanie czas wykorzystują w celach prywatnych. Skuteczny podział obowiązków musi być procesem nastawionym na rozwój pracowników i zwiększenie efektywności. Uzyskany przez menadżerów dodatkowy czas powinien zaś być przeznaczony na rozwój długoterminowych strategii zarządzania i wykonywanie obowiązków kierowniczych.

Podstawowe zasady delegowania