Jak nie zostawać po godzinach

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami tydzień pracy trwa 40 godzin. Jednocześnie badania Eurostatu pokazują, że przeciętny Polak spędza w firmie więcej czasu niż typowy Niemiec czy Holender. Za pracoholików uznać nas można także w oparciu o dane OECD. Pod względem przeciętnej długości pracy raporty tej organizacji plasują nas na trzecim miejscu spośród wszystkich tworzących ją krajów. Z wynikiem 2 015 godzin rocznie znaleźliśmy się tuż za Koreą Południową i Rosją oraz wyraźnie przekroczyliśmy średnią dla wszystkich państw Ugrupowania (1 652 godziny na rok). Dodatkowo wyprzedziliśmy w statystykach takich tytanów pracy, jak Japończycy czy Niemcy.

Na pierwszy rzut oka wynik ten może napawać dumą. Wydaje się, że świadczy o ponadprzeciętnej pracowitości Polaków. Jeśli jednak przyjrzeć się mu dokładniej, rezultat przestaje być powodem do samozadowolenia. Okazuje się bowiem, że nasza praca jest mało efektywna. W ciągu statystycznej godziny Polacy wypracowują mniejszy odsetek PKB niż przeciętni mieszkańcy krajów Europy Zachodniej. Przyczyny takiej sytuacji można mnożyć. Od środowiskowych, historycznych czy prawnych po czynniki indywidualne – takie jak kompetencje czy motywacja. Przeciętny pracownik nie ma wpływu na obowiązujące przepisy Kodeksu pracy czy warunki, jakie zapewnia mu pracodawca. Wydaje się jednak, że do pewnego stopnia może poprawiać wydajność pracy na poziomie indywidualnym.

Zamiast pracować dłużej, bądź bardziej efektywny

Większości pracujących raz na jakiś czas zdarzają się sytuacje, w których przeciętne 8 godzin dziennej pracy wydłuża się o nadgodziny. Nie da się uniknąć pewnych nieprzewidzianych sytuacji, nagłego nagromadzenia zadań czy awarii. Wysiłek włożony w ponadwymiarową pracę w takich okolicznościach wydaje się być uzasadniony i racjonalny. Zdarza się jednak i tak, że pracownikowi brakuje czasu na zrealizowanie codziennych obowiązków każdego dnia. W konsekwencji zostaje dłużej w pracy lub pracuje wieczorami w domu. Jeśli nadgodziny przestają być wyjątkiem, a stają się raczej codziennością, warto zastanowić się nad tym, jak zmienić ten niekorzystny układ. Zwiększenie własnej efektywności prawdopodobnie pozwoli zminimalizować ponadnormatywny czas pracy. Lepsza organizacja codziennych obowiązków powinna także zaowocować podwyższeniem jakości wykonywanych zadań.

Po pierwsze priorytety

Jednym z najistotniejszych czynników, który pozwala na osiąganie lepszych rezultatów, jest priorytetyzacja zadań. Większość ludzi ma skłonności do zajmowania się bieżącymi zadaniami, które pojawiły się przed chwilą, sprawami, które są (a czasem wydają się być) pilne. Taki sposób działania nasila się w warunkach zwiększonej ilości obowiązków, presji czasowej czy nacisku wywieranego przez przełożonych, współpracowników czy klientów. Poddanie się takiemu stylowi pracy zmniejsza efektywność funkcjonowania. Powoduje bowiem, że realizowane są nie te zadania, które są najistotniejsze, ale te, które właśnie się pojawiły lub ktoś o nich przypomniał. Chaotyczne przyrzucanie się między nowo pojawiającymi się aktywnościami zwiększa całkowity czas, jaki potrzebny jest na ich ostateczną realizację. W konsekwencji zapracowana osoba zapomina o priorytetowych kwestiach, brakuje jej czasu na ich realizację. Aby ograniczyć ten niekorzystny efekt, należałoby zastanowić się nad wagą poszczególnych zadań jeszcze przed przystąpieniem do pracy. Czasem trudno jest wygospodarować dodatkowy czas, potrzebny na nadanie priorytetów. Poświęcenie kilkunastu minut na priorytetyzację daje jednak gwarancję, że kolejne godziny upłyną na realizacji właściwych zadań.

Celowe działanie

Mając zdefiniowaną istotność poszczególnych aktywności, można przystąpić do realizacji zadań w określonej kolejności. Zaplanowanie pracy na dany dzień, tydzień czy miesiąc pozwala lepiej przewidywać, co jest możliwe do osiągnięcia. Świadome przystępowanie do realizacji zadań zgodnie z planem pozwala zwiększyć prawdopodobieństwo, że postawione przed pracownikiem najważniejsze cele zostaną osiągnięte. Bez planowania nie sposób zorientować się, ile czasu czy innych zasobów pochłonie dana czynność. Trudno jest także dokonywać weryfikacji postępu prac i ewentualnych korekt. Wszystko to sprawia, że podejmowanie się zadań bez jasno sprecyzowanych, opatrzonych priorytetami celów i bez planu ich realizacji, zmniejsza wydajność pracy. Czas, którego pracownikowi szkoda jest poświęcić na priorytetyzację i planowanie jest z nawiązką tracony w toku nieusystematyzowanej realizacji zadań.

Nie należy planu utożsamiać ze skostniałą strukturą, która uniemożliwia wprowadzenie zmian. Funkcjonujemy w dynamicznie zmieniających się warunkach i przygotowane scenariusze muszą zakładać pewną zmienność. Gdy zmieniają się okoliczności, plany powinny zostać poddane weryfikacji. Należy podkreślić, że to właśnie dzięki dobrze przygotowanym koncepcjom można z łatwością powiedzieć, jaki efekt w rzeczywistych działaniach przyniesie konkretna zmiana założeń. Elastyczne plany mogą być dobrą metodą organizacji zmieniającej się rzeczywistości. Bez planu te same warunki mogą wywołać chaos i nieprzewidywalność.

Codzienne złe nawyki

Priorytetyzacja i planowanie są pojęciami dość ogólnymi i abstrakcyjnymi. Każdy pracownik, który chce zwiększyć własną efektywność, powinien sam zastanowić się, jak wymienione aktywności może zastosować w swojej pracy. Wiele będzie uzależnione od charakteru obowiązków, miejsca w organizacji, stopnia samodzielności w podejmowaniu różnych decyzji. Jednakże, nawet starając się postępować według nowych reguł, napotkamy na codzienne, prozaiczne przeszkody.

Nawykiem, który utrudnia wielu pracownikom biurowym wydajne funkcjonowanie, jest nadmiernie częste sprawdzanie poczty e-mail. Czytanie na bieżąco każdej nowo przychodzącej wiadomości odrywa od realizacji zaplanowanych wcześniej zadań. Mail nie tylko przerywa wykonywaną właśnie pracę, ale też często doprowadza do jej porzucenia i zajęcia się czymś innym. Takie postępowanie odwodzi pracownika od realizacji priorytetów. Rozwiązaniem nie jest oczywiście zaprzestanie sprawdzania konta pocztowego czy reagowania na przychodzące wiadomości. Poczta elektroniczna jest obecnie jednym z najważniejszych kanałów komunikacji. Skutecznym sposobem może okazać się zwyczajne powstrzymanie się od czytania e-maili na bieżąco, ale sprawdzanie poczty w regularnych odstępach – na przykład co godzinę czy po zakończeniu każdego dłużej trwającego zadania. Nie należy także od razu zajmować się sprawami poruszonymi w nowych wiadomościach (o ile oczywiście nie jest to niezbędne). Efektywniejszym rozwiązaniem jest wplecenie nowych zadań w plan na dany lub kolejny dzień.

Innym niekorzystnym nawykiem jest brak przewidywania czasu poświęcanego na czynności nieoperacyjne. Pracownik, który w natłoku codziennych obowiązków nie wytyczy sobie określonej pory dnia czy miesiąca, która ma zostać wykorzystana na określanie i weryfikację planów oraz zastanawianie się nad możliwością optymalizacji swoich działań – nie znajdzie na to czasu. Aby działać efektywnie, a więc w sposób przemyślany, trzeba zaplanować sobie czas potrzebny na planowanie pracy.

Optymalizacja

Jeśli uda się wyeliminować opisane powyżej niekorzystne nawyki, można pójść o krok dalej – optymalizować. Wykonując wielokrotnie pewne czynności, nie zauważamy często ich nieoptymalnego charakteru. Jesteśmy tak przyzwyczajeni do pewnej sekwencji zadań, że nie dostrzegamy, że niektóre z nich są (lub stały się) zbędne. Czasem zwykła zmiana kolejności wykonywania czynności może znacznie skrócić czas, który im poświęcamy. Z tych powodów warto raz na jakiś czas przyjrzeć się swoim obowiązkom z perspektywy zewnętrznego obserwatora. Zidentyfikować najbardziej powtarzalne czy czasochłonne czynności i zastanowić się nad możliwością ich przeorganizowania. Takie świeże, obiektywne spojrzenie na własne obowiązki może być dość trudne. Dlatego też niektóre firmy decydują się na zatrudnienie specjalistów od optymalizacji. Są to pracownicy, których zadaniem jest identyfikowanie obszarów o niskiej wydajności i inicjowanie zmian. Inni pracodawcy starają się wspierać ideę walki z barierami, które utrudniają pracownikom pracę na pełnych obrotach. Czynią to, przeznaczając na przykład konkretny dzień firmy na innowacje czy zachęcając do zgłaszania pomysłów zmian, nagradzając te, które przynoszą największe korzyści. W ten sposób rodzą się rozwiązania, które poprawiają efektywność z perspektywy całego przedsiębiorstwa. Na poziomie indywidualnym pracownicy najczęściej muszą samodzielnie zadbać o optymalizację własnych warunków pracy. Czasem zmiany mogą być niewielkie i nie generować kosztów. Na przykład reorganizacja ikonek na pulpicie, utworzenie właściwych skrótów do najczęściej używanych programów czy robienie sobie kawy poza „szczytowymi godzinami” w pracowniczej kuchni.

Delegowanie zadań

Osoby na wysokich, kierowniczych stanowiskach są obarczone wieloma odpowiedzialnymi zadaniami. Sprostanie im w określonym czasie wymaga dużej efektywności. Oprócz takich narzędzi jak planowanie, unikanie zgubnych nawyków czy optymalizacja, kierownicy mają także do dyspozycji możliwość przekazywania zadań do realizacji swoim podwładnym. Często jednak nie korzystają w pełni z tego narzędzia. Zostawiają sobie zbyt wiele operacyjnych działań. Prawdopodobnie wynika to z braku dostatecznego zaufania do swoich pracowników i obawy o jakość wykonania powierzonych zadań. Właściwe wykorzystanie narzędzia, jakim jest delegowanie, może być bardzo ważne w podnoszeniu wydajności kierowników. Przekazywanie zadań, podobnie jak priorytetyzowanie, wymaga pewnej inwestycji czasowej. Należy zadanie odpowiednio opisać i wytyczyć sposoby mierzenia efektów. Pracownika, któremu ma zostać powierzony obowiązek, trzeba przeszkolić, nabrać do niego zaufania. Zlecone zadanie wymaga systematycznej kontroli. Wszystko to zabiera czas, którego – jak się wydaje – kierownikom brakuje. Należy jednak podkreślić często zapominaną oczywistość. Poprawnie przekazane zadanie, mimo czasochłonnej pierwszej fazy, pozwala zaoszczędzić czas zlecającemu. Nie musi on bowiem realizować samej czynności. Po drugie – z czasem delegowanie staje się coraz sprawniejsze, instruowanie zabiera coraz mniej czasu. Pracownicy, którym przekazuje się odpowiedzialne zadania i obdarza zaufaniem, dokładniej i z zaangażowaniem realizują swoje obowiązki.

Podsumowując – przekazywanie zadań i odpowiedzialności swoim podwładnym jest narzędziem, które warto wykorzystywać. Mądrze i systematycznie używane, pozwala managerom zaoszczędzić czas i poświęcić go na realizację ważnych, strategicznych celów.

Zachowanie równowagi

Zrównoważenie zaangażowania i czasu poświęcanego na pracę oraz aktywności pozazawodowe jest także narzędziem, które pozwala zwiększyć produktywność. Od dawna wiadomo, że pracownik przemęczony, przepracowany i zmierzający w kierunku pracoholizmu nie może być efektywny. Zmęczenie powoduje pomyłki, przeładowanie obowiązkami obniża motywację, pracoholizm – jak każdy inny nałóg – jest zgubny. Pracownik, który daje z siebie wszystko i pracuje ponad miarę, nie może być na dłuższą metę wydajny. Tylko pozornie każda ponadwymiarowa godzina spędzona w biurze przynosi firmie dodatkowy zysk. W szerszej perspektywie ta sama godzina spędzona w gronie rodziny, przyjaciół, na realizacji hobby czy odpoczynku, przyniesie zwiększoną wydajność wszystkich ośmiu standardowych godzin w biurze. Większy zysk płynie zatem ze zrównoważenia świata zawodowego i prywatnego niż z „stania na jednej nodze”.

Fakt ten dostrzegają nie tylko sami pracownicy. Coraz więcej nowocześnie zarządzanych firm kładzie nacisk na nieprzepracowywanie swojej załogi. Wyraża się to na przykład w braku przyzwolenia na nadmierne ilości godzin nadliczbowych czy w umożliwianiu zrelaksowania się w miejscu pracy (np. stoły do gry w ping-ponga czy piłkarzyki). Wdrażane są także specjalne, dopasowane do potrzeb pracowników programy „work-life balance”. Z ich pomocą pracodawcy starają się namówić swój personel do budowania i wykazywania dbałości o równowagę w ich życiu zawodowym i prywatnym. Korzyści z takiej postawy płyną w dwie strony. Pracownicy więcej czasu spędzają, rozwijając swoje zainteresowania, wypoczywając, pielęgnując relacje z najbliższymi. Dzięki temu są zdrowsi, szczęśliwsi i przez to efektywniejsi w pracy. Pracodawcy z kolei mają lepiej zmotywowaną i zaangażowaną załogę. Wyniki firmy są lepsze dzięki podwyższonej produktywności personelu. W sensie finansowym – koszty programów wspierających równoważenie czasu pracy i życia prywatnego są niższe niż wyniosłyby koszty nadgodzin koniecznych do opłacenia przy niższej wydajności.

Wysoka efektywność to bardziej adekwatna miara pracowitości niż wyliczenie ilości godzin spędzanych w biurze. Chęć osiągnięcia lepszych wyników nie zawsze musi wiązać się z koniecznością poświęcenia pracy wielu dodatkowych godzin. Czasem podobny efekt może przynieść dokładne przyjrzenie się sposobom realizowania obowiązków. Świadome podchodzenie do aktywności zawodowej i ważnych zadań, unikanie pułapek i systematyczne weryfikowanie sposobów działania może być kluczem do zwiększenia indywidualnej efektywności. Nie wszystkie czynniki wpływające na wydajność da się kontrolować. Warto jednak skupić się na maksymalizacji tych warunków, na które mamy wpływ.