Artykuły

Metody skutecznego wdrażania pracowników

11.03.2012 Autor: Karol Wolski, Małgorzata Szymańska
Pierwsze dni w pracy to czas trudny nie tylko dla pracownika, ale również dla pracodawcy. Skuteczny proces wdrażania do zespołu powinien ułatwić nowo zatrudnionemu jak najszybsze przejęcie swoich obowiązków. Artykuł opisuje metody skutecznego wprowadzania pracownika do firmy. Przedstawia najważniejsze etapy procesu wdrażania, wraz z ze szczegółowymi działaniami, jakie podjąć powinien pracodawca. Opisano rolę mentora czyli przewodnika osoby nowo zatrudnionej, odpowiedzialnej za udzielanie wskazówek i aklimatyzację pracownika. Zaprezentowano również specyficzne techniki wdrażania uzależnione od aktualnej sytuacji firmy oraz osobowości, wieku i dotychczasowych doświadczeń zawodowych zatrudnianych pracowników.
Wdrożenie nowego pracownika w obowiązki to proces czasochłonny i kosztowny. Osoba świeżo zatrudniona wymaga większej uwagi i częściej popełnia błędy. Dodatkowo, na wprowadzenie nowego członka zespołu w firmowe procedury czas poświęcają inni pracownicy. Niejednokrotnie taka sytuacja jest również związana z reorganizacją zakresu obowiązków i zasad współpracy poszczególnych pracowników. Warto więc przygotować plan działań, dzięki któremu „nowy nabytek” szybko zadomowi się w firmie i zacznie generować pierwsze zyski.

Ogólne zasady


Skuteczne wdrożenie pracownika ma pozwolić na jak najszybsze wykorzystanie jego potencjału i ułatwić mu aklimatyzację w nowym środowisku pracy. Aby osiągnąć te cele, warto przygotować procedurę wdrażania wyznaczającą najważniejsze elementy tego procesu. Do podstawowych kroków umożliwiających wprowadzenie nowo zatrudnionego należą:
  • przedstawienie pracownika i zapoznanie go z zespołem,
  • zapoznanie go ze specyfiką stanowiska, zakresem obowiązków i uprawnień,
  • zapoznanie pracownika ze specyfiką firmy i jej strukturą,
  • zapoznanie z najważniejszymi partnerami biznesowymi i przedstawicielami
  • poszczególnych działów,
  • ustalenie celów indywidualnych i sposobów ich oceny.

Pierwsze wrażenie, jakie firma zrobi na nowym pracowniku, wpływa na jego motywację do pracy. Jeśli pracownik będzie się czuł mile widziany w nowym miejscu pracy, poczuje się silniej zobowiązany do rzetelnego wykonywaniu swoich obowiązków. Stąd ważne jest poinformowanie innych członków zespołu o zatrudnieniu nowej osoby oraz wprowadzenie jej do działu. Nowo zatrudniony powinien być przedstawiony przez przełożonego lub za pośrednictwem wyznaczonej przez niego osoby. Pomocne jest też oprowadzenie nowego pracownika po firmie, aby poznał najważniejsze miejsca w budynku. Jest to szczególnie istotne, jeśli jego obowiązki będą wymagały korzystania z narzędzi i sprzętu, który nie jest dostępny bezpośrednio na jego stanowisku pracy.

Dla szybkiego wprowadzenia pracownika do firmy najważniejsze jest szczegółowe zapoznanie go z powierzanymi mu obowiązkami i celem istnienia stanowiska. Początkiem tego procesu jest już rozmowa kwalifikacyjna, na której pracodawca powinien przedstawić wymagania stawiane osobom zatrudnionym na danym stanowisku. Warto zrobić to w sposób rzetelny, aby uniknąć nieporozumień i rozczarowania już po przyjęciu oferty zatrudnienia. W trakcie pierwszych dni, a nawet tygodni pracy konieczne jest uzupełnienie tych informacji. Pracownik musi zrozumieć swoje obowiązki, ale również uprawnienia. Dotyczy to szczególnie zakresu podejmowanych decyzji i umiejscowienia stanowiska w strukturze organizacyjnej. Zapobiega to sporom kompetencyjnym w zespole. Pracownik wie, które zadania powinien przejąć, a które nie należą do jego zakresu obowiązków. Rozumie również własną pozycję w firmie, wie, kto jest jego przełożonym, a kto podwładnym.

Poza poznaniem własnego stanowiska pracy nowo zatrudnionemu potrzebne są również informacje dotyczące działania całej firmy. Przedstawienie ogólnej misji, wartości, którymi się kieruje, historii i planów na najbliższą przyszłość pomaga mu utożsamić się z przedsiębiorstwem. Istotne są również dane o obecnej pozycji ekonomicznej firmy i ilości zatrudnionych. Przydatnym okazuje się spotkanie z pracownikiem działu HR bądź bezpośrednim przełożonym w celu dokładnego wyjaśnienia sposobu i form wypłacania wynagrodzeń, świadczeń socjalnych i dodatków motywacyjnych. Na takim spotkaniu można przedstawić szczegóły dotyczące wymiaru urlopu, sposobów przyznawania dni wolnych, czasu pracy czy długości przerw. Jednak w pierwszych miesiącach dla nowego pracownika najważniejszy okazuje się dostęp do podstawowych informacji organizacyjnych, takich jak spis telefonów do kontrahentów i innych działów. Cześć informacji warto przedstawić na piśmie, tak aby pracownik miał do nich stały dostęp. Stres i natłok obowiązków pojawiających się w pierwszych dniach pracy nie sprzyjają bowiem zapamiętywaniu. Łatwy dostęp do informacji zapewniają również wewnętrzne sieci informatyczne.

Wprowadzając pracownika, należy również wspomóc jego kontakty z najważniejszymi partnerami zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią. Warto zapoznać go z przedstawicielami innych działów i przedstawić zakres współpracy. W pewnych korporacjach przydatnym jest wysłanie nowego pracownika na pierwsze spotkania biznesowe w towarzystwie bardziej doświadczonego członka zespołu, który przedstawi go kontrahentowi.

Chcąc, by pracownik opanował procedury oraz sposoby działania, trzeba mu w sposób klarowny przedstawić oczekiwania i określić termin realizacji zadań. Również dla oceny postępów nowego pracownika kluczowe jest wyznaczenie indywidualnych celów. Jest to szczególnie istotne, jeśli z pracownikiem podpisana została umowa na okres próbny, po którym konieczna będzie decyzja o przedłużeniu współpracy bądź jej zerwaniu. Konkretne cele pozwalają pracownikowi skupić się na opanowaniu najważniejszych umiejętności i zrozumieć metody oceny jego pracy. Pozytywnie wpływają również na umiejętność oceny priorytetów.

Rola mentora


W wielu organizacjach przydatne okazuje się przekazanie nowego pracownika w ręce bardziej doświadczonego członka zespołu, który będzie odpowiedzialny za jego aklimatyzację. Taki system sprawia, że pracownik czuje się bezpieczniejszy i może w każdej chwili zaczerpnąć informacji u swojego mentora. Przewodnik okazuje się pomocny na każdym etapie wdrażania pracownika. Oprowadza go po firmie i przedstawia współpracownikom, dbając o nawiązanie dobrych relacji z zespołem. Służy również radą w kwestiach technicznych, odpowiada na wszystkie pytania związane z funkcjonowaniem firmy i wykonywanymi zadaniami. Może również instruować nowego pracownika przy wykonywaniu najtrudniejszych obowiązków, wskazywać sposoby rozwiązywania problemów oraz kontrolować pracę podopiecznego. Wydana przez mentora opinia o pracowniku, jego postępach i motywacji jest też najwiarygodniejszą oceną jego przyszłych możliwości.

Specyficzne problemy


Na zastosowane techniki wdrażania oraz czas trwania tego procesu wpływ mają cechy nowo zatrudnionego. Szczególnie istotnym czynnikiem jest wcześniejsze doświadczenie zawodowe pracownika. Inaczej wdraża się w obowiązki absolwenta, dla którego jest to pierwsze miejsce zatrudnienia, a inaczej specjalistę, który postanowił zmienić pracodawcę. Tego pierwszego należy zapoznać nie tylko z nowymi obowiązkami, ale również umożliwić mu przystosowanie się do nowej sytuacji, jaką jest praca zawodowa. Zazwyczaj absolwenci potrzebują również większej ilości informacji wprowadzających i bardziej szczegółowego wyjaśnienia procedur i metod pracy. Nie ma jednoznacznych zasad związanych z zakończeniem okresu szkolenia. Uznaje się, że proces wdrażania kończy się, gdy pracownik jest w stanie w pełni samodzielnie wykonywać swoje obowiązki. Na osiągnięcie tego etapu wpływ mają kompetencje pracownika, jego zdolność do przyswajania nowych informacji, ale również poziom trudności zadań związanych z danym stanowiskiem.

Większości pracowników udaje się uzyskać samodzielność pomiędzy trzecim a szóstym miesiącem pracy. Ustalenie tempa wprowadzania pracownika w nowe obowiązki zależy od bieżących potrzeb firmy, możliwości pracownika i jego osobowości. Wielu menadżerów nie chce obciążać nowych podopiecznych całym szeregiem obowiązków już od pierwszego dnia pracy. Obawiają się, że przytłoczony nadmiarem zadań pracownik zniechęci się, a w natłoku zleceń nie wychwyci najważniejszych informacji. Z drugiej strony stosowanie nadmiernej taryfy ulgowej może niepotrzebnie przedłużyć proces wdrażania, a nawet znużyć rwącego się do działania i ambitnego pracownika. Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego dylematu jest obserwacja samego pracownika. Tu nieoceniony okazuje się mentor, który może codzienne śledzić poczynania swojego podopiecznego. Pewne osoby preferują spokojne wdrażanie się w obowiązki, wielokrotne ćwiczenie tych samych czynności i opanowywanie procedur do perfekcji. Takie osoby są zazwyczaj wdzięczne za wszelkie wskazówki i porady. Uczą się powoli, ale stopniowo przejmują wszystkie powierzane im obowiązki.

Istnieją jednak pracownicy, którzy lubią uczyć się kilku, a nawet kilkunastu rzeczy równocześnie. Rozwiązania problemów starają się znaleźć samodzielnie, a wykonywanie kilku czynności w jednym czasie jest dla nich stymulującym wyzwaniem. Stąd dobry mentor powinien wyczuć styl pracy podopiecznego i kontrolować go z pozycji, która najlepiej wpłynie na proces wdrażania. Obserwacja pracownika pozwala na dobranie najwłaściwszej dla niego metody działania. Oczywiście na tryb wprowadzania pracownika wpływ mają także potrzeby przedsiębiorstwa. Niekiedy firma nie może pozwolić sobie na długi proces wdrażania. Wtedy nowo zatrudniony musi jak najszybciej przejąć całość powierzanych mu obowiązków, niezależnie od własnych preferencji. W celu uniknięcia niepotrzebnych frustracji warto zwrócić uwagę na osobowościowe cechy kandydata już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej. Zdolność do pracy pod presją i wykonywania kilku zadań równocześnie jest zazwyczaj możliwa do zdiagnozowania na podstawie dobrze przeprowadzonej rozmowy bądź zadań przeprowadzanych w ramach assessment center.

Trudnością pojawiającą się w trakcie wdrażania pracownika mogą okazać się narastające w zespole konflikty. Dotychczasowi pracownicy mogą być niezadowoleni z nowego członka zespołu, szczególnie w sytuacji zmian w zakresie obowiązków bądź z powodu przyjęcia osoby spoza firmy na stanowisko kierownicze. Nowy pracownik może być obwiniany o wszystkie niepowodzenia. Zdarza się również, że zostaje obciążany wszystkimi niewygodnymi obowiązkami, które powinni wykonać jego współpracownicy. Szczególnie młode osoby bywają odsuwane od najważniejszych zadań i podejmowania decyzji grupowych, co uniemożliwia im naukę. Konflikt może być też wynikiem zatrudnienia osoby znacząco różniącej się wiekiem od pozostałych członków zespołu. Część specjalistów twierdzi, że styl pracy pokolenia dzisiejszych dwudziestolatków znacząco różni się od tego prezentowanego przez starszych pracowników. Pokolenia te różnią się podejściem do obowiązków, ale przede wszystkim metodami pracy: stylem komunikacji, wykorzystaniem technologii, tempem wykonywania zadań, sposobem nawiązywania kontaktów i rozwiązywania problemów biznesowych. Taka sytuacja może rodzić napięcia i spory. Pracownicy będą starali się bronić swojej pozycji.

W przypadku niebezpieczeństwa zaistnienia konfliktów grupowych szczególnie ważne jest wyznaczenie mentora z komórki, do której włącza się nowo zatrudniony. Odpowiada on za poinformowanie dotychczasowych pracowników o nowej sytuacji, obowiązkach nowego członka zespołu i celu jego zatrudnienia. Staje się pośrednikiem pomiędzy nową osobą i dotychczasowymi pracownikami. Wprowadza również zaakceptowany przez przełożonego system reguł i zasad, do których powinni się dostosować wszyscy pracownicy działu. Umożliwia to jasny podział kompetencji, co pozytywnie wpływa na atmosferę w firmie.

Przy przekazywaniu części informacji pomocne okazują się systemy szkoleń teoretycznych. Mogą one odbywać się zarówno przed rozpoczęciem pracy, jak i w jej trakcie. Jest to szczególnie ważne dla pracowników, dla których wdrożenie się w obowiązki jest niemożliwe bez przyswojenia odpowiedniej wiedzy o firmie, produkcie czy procedurach. Szkolenia są szczególnie opłacalne przy zatrudnieniu większej ilości pracowników równocześnie. Zmniejsza to koszty procesu wdrażania. Dodatkowo szkolenia grupowe mogą okazać się dobrym sposobem integracji zespołu.

Zakończenie


Opracowane skutecznych procedur wdrażania pracowników przynosi wymierne zyski. Przede wszystkim zmniejsza koszty zatrudnienia, gdyż nowi pracownicy szybciej przyswajają wiedzę i umiejętności niezbędne dla wypełniania zleconych im zadań. Dodatkowo uwaga i czas poświęcony nowo zatrudnionemu w pierwszych tygodniach pracy sprawia, że czuje się on doceniany i mile widziany w zespole. Dzięki temu silnie zwiąże się z pracodawcą i nowym miejscem zatrudnienia. Taka sytuacja minimalizuje prawdopodobieństwo odejścia nowego pracownika, w którego firma zainwestowała już pierwsze pieniądze. Zadowolony pracownik lepiej wykonuje swoje obowiązki, ale i staje się wizytówką swojej firmy w branży. Jest dumny z posady i reklamuje pracodawcę w środowisku potencjalnych kandydatów do pracy i klientów.

Bibliografia
Dudziak W., Kisil A., Rekrutacja i wdrażanie pracowników [online]. Dostępny w internecie:
http://www.egospodarka.pl/71236,Rekrutacja-i-wdrazanie-pracownikow,1,20,2.html.
Dziedzic A., Co jeszcze można zrobić, żeby nowemu pracownikowi spodobało się w naszej firmie i aby dobry początek zaowocował efektywną realizacją celów organizacji? [online]. Dostępny w internecie:
http://www.competitiveskills.pl/aktualnosci/co-jeszcze-mozna-zrobic-zeby-nowemu-pracownikowi-spodobalo-sie-w-naszej-firmie-i-aby-dobry-poczatek-zaowocowal-efektywna-realizacja-celow-organizacji-102.html.
Kopeć M., Pokolenie X i Y. Dwa różne światy – jedna drużyna [online]. Dostępny w internecie: http://artelis.pl/artykuly/40175/pokolenie-x-i-y-dwa-rozne-swiaty-jedna-druzyna.
Lamb J., Onboarding: your next value-add? Smart forms, online portals and workflow tools can help engage new hires, „Employee Benefit Adviser” 2011, nr 5, s. 58–59.
Możejko E., Na głęboką wodę czy stopniowo, rozsądnie i z wyczuciem? O wdrażaniu nowego pracownika do firmy [online]. Dostępny w internecie:
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/786/na-gleboka-wode-czy-stopniowo-rozsadnie-i-z-wyczuciem-o-wdrazaniu-nowego-pracownika-do-firmy.
Nowy pracownik wdrażanie i motywacja [online]. Dostępny w internecie:
http://www.msp.pl/artykuy/zarzadzanie/183-nowy-pracownik-wdraanie-i-motywacja.
Wdrożenie nowego pracownika – procedura [online]. Dostępny w internecie:
http://www.firma.egospodarka.pl/30509,Wdrozenie-nowego-pracownika-procedura,1,47,1.html.
Karol Wolski<br>Małgorzata Szymańska