Artykuły

Jak wprowadzać procedury work-life balance w firmie?

21.03.2013 Autor: Karol Wolski, Małgorzata Szymańska
W artykule przedstawiono koncepcję work-life balance oraz procedury firmowe pozwalające na uzyskanie lepszej równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym pracowników. Opisano ideę work-life balance jako środka do osiągnięcia harmonii i integracji pomiędzy wieloma sferami życia. Przeanalizowano najczęściej stosowane w polskich firmach procedury z zakresu work-life balance, do których należą: elastyczny czas pracy, ułatwienia dla młodych rodziców oraz dofinansowanie i wspieranie pozazawodowych pasji pracowników. Zwrócono też uwagę na konieczność kreowania atmosfery otwartej komunikacji w przedsiębiorstwach pragnących propagować równowagę pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym. W tekście opisano także przykładowe programy z zakresu work-life balance, jakie wprowadzają firmy działające na terenie kraju.
Pracodawcy wymagają od zatrudnionych pełnego zaangażowania w obowiązki i wysokiej efektywności. Do niedawna uznawali, że najlepszy pracownik to ten, który zostaje w pracy po godzinach, chętnie bierze dodatkowe obowiązki i nie żąda urlopów, tłumacząc się nagłymi problemami rodzinnymi. Zgodnie z raportem Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju przeprowadzającej badania w 34 najbardziej rozwiniętych krajach świata polscy pracownicy zajmują 2. miejsce pod względem ilości czasu spędzonego w pracy. Niestety, równocześnie produktywność Polaków jest bardzo niska. Po podzieleniu wartości PKB na ilość godzin pracy uplasowaliśmy się na przedostatnim miejscu. Z badań tych wynika więc, że ważniejsze jest efektywne wykorzystanie godzin spędzonych w pracy niż ich ilość.

Work-life balance – podział czy integracja?


Koncepcja work-life balance opiera się na znalezieniu odpowiedniej równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. W sferze prywatnej mieszczą się obowiązki rodzinne, ale również życie towarzyskie, hobby czy rozwój duchowy. Idea work-life balance ma pomóc człowiekowi realizować się w każdym z tych obszarów, dając mu satysfakcję, ale także zwiększając jego możliwości i potencjał. Work-life balance bywa niekiedy niewłaściwie rozumiany jako ścisłe rozdzielenie życia zawodowego i prywatnego. Podejście takie nie jest właściwe, gdyż te dwie sfery przenikają się. Po trudnym dniu w pracy trudno „odciąć się” do spraw zawodowych po powrocie do domu. Złe emocje pozostaną, a nieprzedyskutowane z najbliższymi spowodują narastanie nieporozumień. Lepiej więc podzielić się z domownikami problemami przyniesionymi z pracy niż ukrywać je, przestrzegając nierealnego podziału na świat prywatny i zawodowy. Work-life balance jest więc raczej metodą łączenia wszystkich sfer życia w harmonijną całość. Stan równowagi nie musi być tu wynikiem kategorycznych podziałów, a proporcje pomiędzy zaangażowaniem w pracę i życie prywatne mogą zmieniać się w zależności od sytuacji życiowej.

Work-life balance – metody


Odpowiedzialność za możliwość harmonijnego łączenia życia prywatnego i zawodowego nie leży wyłącznie po stronie pracodawcy. Poziom odczuwanej równowagi jest też zależny od rozwiązań prawnych, dostępności instytucji opiekuńczych (żłobków, przedszkoli, opiekunek) i oczywiście od nastawienia samych pracowników. Od pracodawcy zależy jednak wiele, ponieważ to on ma wpływ na środowisko pracy i kulturę organizacyjną firmy. Do działań najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców w celu wspomagania równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym zatrudnionych należą:
  • elastyczne formy organizacji czasu pracy,
  • urlopy, dodatkowe dni wolne i dodatki finansowe dla osób zmuszonych do godzenia obowiązków opiekuńczych i zawodowych,
  • wspieranie rozwoju i pasji pozazawodowych pracowników poprzez prywatną opiekę zdrowotną, dofinansowywane wycieczki, karnety sportowe, kursy językowe itp.

Do jednych z najbardziej elastycznych rozwiązań należy zadaniowa regulacja czasu pracy. Menedżer przeznacza pracownikowi zadania do wykonania, których realizacja powinna mieścić się w ramach ustalonego tygodniowego czy miesięcznego czasu pracy (np. 40 godzin tygodniowo). Pracownik jest rozliczany z terminowo wykonanych zadań bez ingerencji w podział godzin pracy w ciągu dnia. Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne przy zatrudnianiu osób, których praca związana jest z konkretnym wytworem: programistów, grafików, dziennikarzy, choć można tak również zatrudniać np. księgowych mających dokonać rozliczeń za konkretny okres. Podobnym ułatwieniem, które jednak nie wymaga stałego przydzielania zadań do wykonania, jest zrównoważony czas pracy. Daje on pracownikowi możliwość kompresowania godzin w ciągu dnia w celu uzyskania większej ilości czasu w kolejnych dniach lub tygodniach. Pracodawcy mogą również wypróbować system ruchomego czasu pracy. W takim trybie pracodawca narzuca pracownikowi godziny, w których musi on codziennie przebywać na terenie firmy. Podział pozostałych godzin wynikających z wymiaru czasu pracy należy do zatrudnionego. Osoba zatrudniona na pełny etat może więc być zobowiązania do przebywania w biurze miedzy 10.00 a 15.00. Praca przez pozostałe 3 godziny również odbywa się na terenie firmy, ale pracownik sam ustala czas, w jakim pojawi się w przedsiębiorstwie. Niektóre organizacje wprowadzają też pracę semestralną, która pozwala na redukcję godzin w tracie wakacji i ferii. Pozwala to na łatwiejsze godzenie obowiązków rodzicielskich i zawodowych. Innym rozwiązaniem, z którego często korzystają rodzice, w szczególności matki, jest telepraca. Na stanowiskach, na których pozwalają na to obowiązki, młodzi rodzice mogą wykonywać swoje zadania z domu, przekazując wyniki pracy za pomocą internetu. Duże korporacje oferują też młodym rodzicom dodatkowe dni wolne od pracy, bony na ubrania i zabawki, organizują imprezy dla rodzin pracowników, a nawet firmowe żłobki i przedszkola.

Work-life balance to jednak koncepcja, która ma pomagać nie tylko rodzicom. Należy pamiętać, że każdy pracownik inaczej rozumie równowagę pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym. Niektórzy pracownicy nie mają rodzin, ale chcą mieć czas na pozazawodowe pasje w postaci sportu czy podróży. Również im pracodawcy powinni zapewnić możliwość elastycznych godzin pracy czy wykorzystania kilku dni wolnego z powodu wyjazdu na mecz lub wycieczkę. Do takich osób kierowane są również karnety sportowe czy dofinansowania do kursów dla pracowników pragnących rozwijać swoją wiedzę i pasje. Work-life balance to taka organizacja stanowiska pracy, która daje każdemu pracownikowi czas na rozwój, dbając o jego indywidualne potrzeby. Poza rozwiązaniami z zakresu czasu pracy czy dodatków finansowych to także kreowanie kultury organizacyjnej opartej na jasnej komunikacji i systemie premiowania raczej za efektywność pracy, a nie jej ilość w przeliczeniu na godziny.

Work-life balance – przykładowe rozwiązania


W Polsce małe firmy mogą nauczyć się technik równoważenia życia prywatnego i zawodowego pracowników, podglądając rozwiązania wprowadzane przez duże korporacje z zagranicznym kapitałem. Do firm posiadających programy z zakresu work-life balance zalicza się Mars Polska z siedzibą w Sochaczewie. Przedstawiciele firmy za podstawę kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa uznają wolność, sprawiedliwość, otwartą komunikację, zaangażowanie i swobodę działania. W Mars Polska podjęto się również misji promowania zdrowego stylu życia i monitorowania zdrowia pracowników poprzez program Mars Wellness. Program ten budzi szczególne zainteresowanie wśród zatrudnionych pragnących rozwijać sportowe pasje. Poza prywatną opieką zdrowotną i karnetami na zajęcia sportowe pracownikom oferuje się bezpłatny stolik ze zdrową żywnością, możliwość skorzystania z firmowej siłowni, aerobiku, boiska piłkarskiego, zajęć rehabilitacyjnych. W ramach programu zadbano też o przyszłe mamy, którym daje się szansę elastycznych form zatrudnienia, by lepiej mogły godzić obowiązki rodzicielskie z karierą. Pracujących rodziców wspiera też Wyższa Szkoła Ekonomiczna w Białymstoku, przy której otworzono przedszkole dla dzieci od 2. roku życia. Przedszkole stara się dostosować do odbiorców dzięki długim godzinom pracy. Zajęcia odbywają się 7 dni w tygodniu, w godzinach elastycznie dostosowanych do potrzeb rodziców. Grupy przedszkolne prowadzone są przez cały rok od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-18:30 – głoszą informacje zamieszczone na stronie internetowej szkoły. Volkswagen Polska stara się z kolei, aby pracownicy i ich rodziny mogli integrować się w czasie rajdów samochodowych, gwiazdki dla dzieci, wspólnych imprez sportowych i towarzyskich. W ramach łączenia życia zawodowego i prywatnego oferuje się również program telepracy, z którego mogą korzystać pracownicy, których obowiązki pozwalają na taką formę zatrudnienia. Na udogodnienia mogą liczyć również pracownice w ciąży. W ramach programu Przyszła Mama wprowadzono udogodnienia w zakresie czasu pracy dla przyszłych matek. Stworzono możliwość elastycznego czasu pracy (6 godzin pracy przy zachowaniu tego samego wynagrodzenia), zapewniono miejsca parkingowe w bliższej i dogodniejszej lokalizacji oraz przystosowano miejsce pracy. Istnieje możliwość wypożyczenia wygodnego krzesła dla kobiet w ciąży. Przygotowano również specjalne pomieszczenia do odpoczynku dla ciężarnych oraz matek karmiących. Wśród dodatkowych świadczeń są również bezpłatne badania lekarskie, które przyszła mama może wykonać na terenie ambulatorium zakładowego – obwieszcza firma na stronie internetowej. Politykę Pracujący Rodzic wprowadził Microsoft Polska, umożliwiając wykorzystanie dodatkowych dni urlopowych, elastyczne godziny pracy i możliwość pracy z domu. Pracownicy mają również zapewnioną bezpłatną opiekę medyczną dla całej rodziny. Firma, dbając o samopoczucie kobiet w ciąży, zapewnia: kobiety w ciąży czują się u nas doceniane i aktywnie uczestniczą w życiu zawodowym. Przyszłe matki nie są odsuwane od kontaktów z klientami, mają szansę na kontynuację swoich zadań. Podczas urlopu macierzyńskiego mają tak jak zwykle do dyspozycji komputer, służbową komórkę i służbowy samochód.

Zakończenie


Część pracodawców sądzi, że wprowadzanie procedur z zakresu work-life balance zachęca pracowników do nadużywania dni wolnych od pracy i wykorzystywania faktu posiadania rodziny w celu uniknięcia dodatkowych obowiązków zawodowych. Ta idea ma jednak zupełnie inne założenia. Pracodawcy wprowadzający takie programy muszą zaś stale monitorować efektywność personelu w celu wykrycia osób, które w sposób niewłaściwy korzystają z zapewnianych w firmie udogodnień. Równowaga między życiem prywatnym i zawodowym ma bowiem zwiększać produktywność pracownika dzięki możliwościom elastycznego i indywidualnego zarządzania czasem i obowiązkami. To sposób na maksymalne wykorzystanie potencjału pracownika bez nakładania na niego sztywnych ram i narzucania metod osiągania kolejnych celów.

Bibliografia
Ehrenfeld A., Work Life Balance – konieczność każdego z nas! [online]. Dostępne w internecie:
http://ehrenfeld.pl/news/43/work-life-balance---koniecznosc-kazdego-z-nas.html.
Elastyczne Przedszkole „Orzełek” przy WSE: http://www.elastyczneprzedszkole.pl/organizacja.html.
Hill E. J., Erickson J. J., Holmes E. K., Workplace Flexibility, Work Hours, and Work-Life Conflict: Finding an Extra Day or Two, „Journal of Family Psychology” 2010, nr 3, s. 349-358.
Kariera w VWP – u nas zyskujesz [online]. Dostępne w internecie:
http://www.volkswagen-poznan.pl/nasz_sukces_to_my .
Mars Wellness – najlepszym programem prozdrowotnym w Europie [online]. Dostępne w internecie:
http://www.mars.com/poland/pl/news-and-media/press-releases/news-releases.aspx?SiteId=81&Id=2171.
Microsoft Careers [online]. Dostępne w internecie: http://careers.microsoft.com/careers/en/pl/meetmicrosoft.aspx.
Polska efektywność pracy słabiutka? [online]. Dostępne w internecie:
http://weblog.infopraca.pl/2010/09/polska-efektywnosc-pracy-slabiutka/.
Prasołek Ł., Równoważny system czasu pracy [online]. Dostępne w internecie: http://www.ekspertbeck.pl/rownowazny-system-czasu-pracy/.
Work-life balance w firmie Microsoft [online]. Dostępne w internecie:
http://www.kariera.com.pl/Pracodawcy/Profil/M/Microsoft/Work-Life-Balance-w-Microsoft.
Work-life balance – równowaga między pracą a życiem [online]. Dostępne w internecie:
http://www.farmacjapraktyczna.pl/work-life-balance-rownowaga-miedzy-praca-a-zyciem,zycie-jest-piekne,2208,50,1,1,pl.
Woźniak W., Czym jest program Work-life balance [online]. Dostępne w internecie:
http://www.experto24.pl/kadry/hr/czym-jest-program-work-life-balance.html.
Karol Wolski<br>Małgorzata Szymańska