Wdrażanie AI Act w Polsce. Wyzwania prawne, obowiązki pracodawców i wpływ na polski rynek pracy

Przyjęcie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2024/1689, znanego powszechnie jako Akt w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), wyznaczyło nowe ramy dla rozwoju, wdrażania i bezpiecznego użytkowania systemów sztucznej inteligencji na terenie całej Unii Europejskiej. W polskim otoczeniu prawnym kluczowym dopełnieniem tych regulacji stała się ustawa z dnia 3 lipca 2026 roku o systemach sztucznej inteligencji. Niniejszy artykuł ma na celu przeanalizowanie procesu wdrażania tych przepisów, ze szczególnym uwzględnieniem sektora zatrudnienia, zarządzania zasobami ludzkimi oraz relacji między pracodawcami a pracownikami.

AI Act zasadniczo przekształca odpowiedzialność pracodawców z obszaru czysto technologicznego na obszar zarządzania ryzykiem prawnym i zgodności z przepisami. Regulacja ta nakłada ścisłe ramy na tak zwane algorytmiczne zarządzanie personelem, wywierając bezpośredni wpływ na procesy rekrutacyjne, ocenę wydajności oraz politykę płacową.

Harmonogram wdrożenia AI Act w Polsce (2025–2028)

Wdrażanie przepisów AI Act rozłożono w czasie, aby umożliwić organizacjom dostosowanie procesów operacyjnych i technologicznych. Pierwszy etap nastąpił 2 lutego 2025 roku, kiedy weszły w życie zakazy stosowania niedozwolonych praktyk z wykorzystaniem sztucznej inteligencji oraz nałożono na organizacje ogólny obowiązek podnoszenia kompetencji w zakresie bezpiecznego korzystania z tych technologii.

Drugi etap przypada na okres od sierpnia do października 2026 roku. Od 2 sierpnia 2026 roku obowiązują szczegółowe wymogi dotyczące przejrzystości, obejmujące między innymi nakaz informowania użytkowników o prowadzeniu rozmowy z wirtualnymi asystentami lub chatbotami kadrowymi, a także obowiązek oznaczania materiałów generowanych przez algorytmy, w tym obrazów i nagrań typu deepfake. Z kolei 28 października 2026 roku wchodzi w życie zasadnicza część polskiej ustawy o systemach sztucznej inteligencji, na mocy której powołana zostaje Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji odpowiedzialna za nadzór nad rynkiem i rozpatrywanie skarg.

Trzeci etap wdrażania obejmuje modyfikacje wprowadzone w ramach unijnego pakietu upraszczającego “AI Omnibus”. Zgodnie z tymi ustaleniami okres przejściowy na techniczne dostosowanie systemów generatywnych do wymogów oznaczania treści kończy się 2 grudnia 2026 roku. Najważniejsze z punktu widzenia prawa pracy obowiązki dotyczące systemów wysokiego ryzyka wykorzystywanych w rekrutacji i zarządzaniu personelem zaczną być stosowane od 2 grudnia 2027 roku. W przypadku rozwiązań stanowiących elementy produktów objętych osobnymi przepisami bezpieczeństwa termin ten przesunięto na 2 sierpnia 2028 roku.

AI w obszarze HR: klasyfikacja ryzyka i praktyki zakazane

Sztuczna inteligencja w regulacji Unii Europejskiej opiera się na kaskadowej klasyfikacji ryzyka, uzależnionej od przeznaczenia danego systemu oraz potencjalnego wpływu jego działania na prawa podstawowe jednostki. W strukturze rozporządzenia AI Act wyróżnia się cztery podstawowe poziomy ryzyka, z których trzy mają bezpośrednie przełożenie na zarządzanie zasobami ludzkimi. Są to: 1) systemy o ryzyku nieakceptowalnym, które podlegają bezwzględnemu zakazowi, 2) systemy wysokiego ryzyka objęte rygorystycznymi wymogami formalnymi, 3) systemy o ryzyku uzasadniającym wymogi przejrzystości oraz 4) rozwiązania o ryzyku minimalnym.

Pierwszą i najbardziej rygorystyczną kategorię stanowią systemy o ryzyku nieakceptowalnym. W środowisku pracy przepisy unijne kategorycznie zakazują stosowania technologii służących do wnioskowania o emocjach, stanie psychicznym, poziomie stresu czy zaangażowaniu pracowników. Zakaz ten obejmuje narzędzia analizujące obraz z kamer, mimikę twarzy, ton i barwę głosu, sposób pisania na klawiaturze oraz parametry biometryczne. Wyjątki od tej reguły zostały ograniczone wyłącznie do bardzo wąskich i ściśle uzasadnionych względów medycznych lub bezpieczeństwa pracy, co całkowicie wyklucza możliwości rutynowej oceny personelu przy użyciu takich rozwiązań.

Drugą kluczową grupą, mającą największe znaczenie operacyjne dla branży kadr i płac, są systemy wysokiego ryzyka. Zakwalifikowane do tej kategorii są niemal wszystkie kluczowe algorytmy stosowane w relacjach pracowniczych. Należą do nich narzędzia wykorzystywane w rekrutacji i selekcji, w tym do automatycznego filtrowania aplikacji, analizowania treści życiorysów, automatycznego oceniania i punktowania kandydatów oraz tworzenia list rankingowych. Do grupy wysokiego ryzyka zaliczają się również algorytmy podejmujące lub wspierające decyzje dotyczące warunków zatrudnienia, awansów, przydzielania zadań w oparciu o cechy osobiste, ustalania składników zmiennych wynagrodzeń oraz oceny wydajności pracy. Równie rygorystycznemu nadzorowi podlegają systemy wspierające decyzje o rozwiązaniu umowy o pracę.

Rozporządzenie przewiduje pewne wyłączenia od kwalifikacji jako system wysokiego ryzyka. Odstępstwo dotyczy sytuacji, w których narzędzie wykonuje wyłącznie wąskie zadania pomocnicze lub przygotowawcze i nie wpływa w sposób istotny na wynik końcowy procesu decyzyjnego. Przykładem takiego zastosowania może być program automatycznie porządkujący format przesyłanych dokumentów, wycinający duplikaty czy segregujący pliki według daty zgłoszenia, o ile nie nadaje on punktacji ani nie tworzy ocen merytorycznych. Przepisy zastrzegają jednak jednoznacznie, że jeżeli dany system dokonuje profilowania osób fizycznych, wyłączenie to nie ma zastosowania i narzędzie automatycznie wchodzi w reżim wysokiego ryzyka.

Trzeci poziom klasyfikacji obejmuje systemy o ryzyku wymagającym zapewnienia odpowiedniej przejrzystości. W relacjach pracowniczych dotyczy to między innymi chatbotów rekrutacyjnych oraz wirtualnych asystentów kadrowych, wobec których powstaje obowiązek wyraźnego poinformowania kandydata lub pracownika o prowadzeniu interakcji z maszyną. Ostatnią grupę stanowią rozwiązania o ryzyku minimalnym lub niskim, do których zalicza się tradycyjne arkusze kalkulacyjne, proste systemy ewidencji czasu pracy czy standardowe edytory tekstu, które nie podejmują autonomicznych analiz predykcyjnych. To właśnie precyzyjny podział na te poziomy wyznacza zakres obowiązków prawnych, jakie spoczywają na organizacji.

Nowe obowiązki pracodawcy jako podmiotu stosującego

W świetle AI Act pracodawca wykorzystujący narzędzia sztucznej inteligencji w procesach pracowniczych występuje co do zasady jako podmiot stosujący, czyli tak zwany deployer. Wiąże się to z koniecznością wdrożenia realnej zasady nadzoru ludzkiego, określanej w praktyce jako człowiek w pętli [decyzyjnej] (ang. human in the loop). Weryfikacja decyzji algorytmu przez człowieka nie może mieć charakteru pozornego lub automatycznego zatwierdzania sugestii systemu. Osoby wyznaczone do nadzoru muszą posiadać kompetencje i uprawnienia pozwalające na zakwestionowanie lub odrzucenie wyniku wygenerowanego przez oprogramowanie.

Pracodawcy są ponadto zobowiązani do spełnienia obowiązków informacyjnych w sposób przejrzysty. Kandydaci do pracy oraz zatrudnieni pracownicy muszą zostać wyraźnie powiadomieni o fakcie stosowania wobec nich systemów sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka. Obowiązek informacyjny obejmuje również związki zawodowe i zakładowe organizacje pracownicze. W obszarze zarządzania danymi na podmioty stosujące nałożono wymóg retencji i przechowywania automatycznie generowanych logów systemowych przez okres nie krótszy niż 6 miesięcy, co ma umożliwić ewentualne późniejsze audyty.

Stosowanie AI Act w kadrach wymaga pełnej spójności z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych oraz przepisami Kodeksu pracy. Artykuł 22 RODO zakazuje poddawania osób decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeśli wywołują one skutki prawne lub istotnie wpływają na daną osobę. Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, między innymi w wyroku w sprawie SCHUFA C-634/21, z którego wynika, że sama automatyczna punktacja (ang. scoring) przesądzająca o wyniku procesu decyzyjnego narusza prawo, jeśli brakuje merytorycznej oceny człowieka. Przed wdrożeniem systemów wysokiego ryzyka pracodawca musi przeprowadzić ocenę skutków dla praw podstawowych oraz ocenę skutków dla ochrony danych osobowych.

Wpływ AI Act na polski rynek pracy i politykę wynagrodzeń

Wdrożenie nowych wymogów prawnych wpływa na model funkcjonowania procesów rekrutacyjnych i zarządczych na polskim rynku pracy. Wykorzystanie zweryfikowanych algorytmów może przyczynić się do redukcji nieświadomych uprzedzeń w selekcji kandydatów i obiektywizacji ocen pracowniczych. Jednocześnie jednak konieczność przeprowadzenia audytów i spełnienia wymogów formalnych wydłuża czas przygotowania i wdrożenia nowych systemów informatycznych w działach personalnych.

Nowe regulacje wywierają również bezpośredni wpływ na kształtowanie wynagrodzeń, składników zmiennych oraz siatek płac. Jeżeli algorytmy są wykorzystywane do wartościowania stanowisk lub oceny realizacji celów premiowych, kryteria ich działania muszą być w pełni przejrzyste i weryfikowalne. Pracownik ma prawo uzyskać wyjaśnienie, w jaki sposób algorytm wpłynął na wysokość jego wynagrodzenia lub decyzję o przyznaniu awansu.

Zmiany regulacyjne wywołują równolegle wzrost zapotrzebowania na nowe kompetencje na rynku pracy. Zwiększa się popyt na specjalistów do spraw zgodności sztucznej inteligencji z prawem, audytorów etyki algorytmicznej, prawników wyspecjalizowanych w prawie pracy i nowych technologiach oraz ekspertów do spraw ochrony danych osobowych. Zmianie ulega także rola organów kontrolnych, w tym Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych, które uzyskują narzędzia do weryfikacji legalności stosowanych przez pracodawców algorytmów.

Podsumowanie i rekomendacje dla organizacji

Należy podkreślić, że pełną odpowiedzialność za ewentualne błędy, stronniczość czy dyskryminację wynikającą z działania sztucznej inteligencji ponosi pracodawca jako podmiot stosujący, a nie dostawca oprogramowania. Zakup gotowego narzędzia informatycznego nie zwalnia organizacji z obowiązku zapewnienia zgodności jego użycia z przepisami prawa pracy i prawami podstawowymi.

W celu właściwego przygotowania organizacji należy podjąć określone działania dostosowawcze. W pierwszej kolejności zaleca się przeprowadzenie pełnego audytu i mapowania wszystkich narzędzi cyfrowych wykorzystywanych w procesach kadrowych pod kątem obecności funkcji opartych na sztucznej inteligencji. Kolejnym krokiem powinna być analiza i ewentualna renegocjacja umów z dostawcami oprogramowania w zakresie dostępu do logów systemowych oraz instrukcji bezpiecznego użytkowania. Ostatnim kluczowym elementem jest opracowanie i wdrożenie wewnętrznej polityki korzystania z AI w miejscu pracy wraz z przeprowadzeniem szkoleń dla kadry kierowniczej.