Praca zdalna w teorii
Telepraca jest na ogół rozumiana jako
każdy rodzaj pracy wykonywanej poza siedzibą firmy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z definicją Komisji Europejskiej praca zdalna to taka metoda organizowania i wykonywania pracy, w której pracownik pracuje poza miejscem pracy pracodawcy przez znaczną część swojego czasu pracy, dostarczając do pracodawcy wyniki (rezultaty) pracy przy wykorzystaniu technologii informacyjnych oraz technologii przekazywania danych, zwłaszcza Internetu. Najprostszą formą telepracy jest praca domowa, a więc wykonywanie przez pracowników obowiązków zawodowych w domu przy wykorzystaniu urządzeń teleinformatycznych, takich jak komputer, telefon czy faks. Z kolei telepraca mobilna (nomadyczna) polega na tym, że zatrudnieni nie posiadają stałego miejsca pracy, a swoje zadania realizują w podróży, np. u klienta czy podczas lotu samolotem. Zdarzają się też sytuacje, że pracownicy tylko część swoich obowiązków wykonują poza siedzibą organizacji. Wtedy mówimy o pracy zmiennej lub wahadłowej, a więc regularnej wymianie miejsca pracy pomiędzy biurem a domem. W tym przypadku mamy do wyboru różne modele. Przykładowo model 3+2 oznacza, że zatrudniony trzy dni spędza w biurze, a dwa przeznacza na pracę w domu. Pracownik może również wykonywać telepracę w specjalnie do tego przeznaczonych miejscach tzw. telecentrach, które są wyposażone w niezbędny sprzęt komputerowy oraz łącza elektroniczne umożliwiające pracę poza siedzibą firmy.
Na wdrożenie pracy zdalnej decydują się najczęściej firmy z branży usług finansowych, graficy komputerowi, księgowi, a także programiści, webmasterzy czy tłumacze. Telepraca może być jednak stosowana tylko wobec takich pracowników, którzy są rozliczani zadaniowo, a więc nie z ilości przepracowanych godzin, ale z wykonywanego projektu lub zadania.
Popularność pracy zdalnej w Polsce
Jak wynika z szacunków Eurostatu, odsetek pracujących Polaków, którzy często wykonują obowiązki zawodowe w domu wyniósł do 4,6% w 2014 roku. Dla porównania, średnia dla całej Unii Europejskiej wyniosła w tej samej czasie 4,7%. Największy odsetek telepracowników „domowych” zaobserwowano w Luksemburgu. W tym kraju, osoby często pracujący w domu stanowiły 14,1% wszystkich zatrudnionych. Na kolejnych miejscach uplasowały się Holandia, Austria i Finlandia, gdzie odsetek pracujących w ten sposób wyniósł odpowiednio 13,1% i 10,7%. Analizując produktywności pracowników w poszczególnych krajach, można dostrzec pewną prawidłowość. Kraje z dużym odsetkiem telepracowników charakteryzują się na ogół wyższą produktywnością pracy przypadającą na pracownika. Dotyczy to np. Luksemburga, gdzie zarówno udział osób często pracujących w domu jak i produktywność pracy przypadająca na pracownika jest najwyższa spośród krajów europejskich. Warto jednak pamiętać, że produktywność pracy zależy od wielu innych czynników, niezależnych od formy wykonywania pracy.
Efektywność telepracowników
Mogłoby się wydawać, że większość pracodawców jest przekonanych, że pracownicy są najbardziej produktywni w sytuacji, gdy wykonują swoje obowiązki przy swoim stanowisku w biurze i pod stałą kontrolą przełożonych. Nic bardziej mylnego. Jak wynika z badań przeprowadzonych w firmie IBM, blisko 90% pracowników zdalnych w tym przedsiębiorstwie uznało, że telepraca zwiększyła znacząco ich produktywność. Podobnych wniosków dostarczyło badanie CISCO przeprowadzone w 2009 roku na 2 tys. pracownikach firmy. Zdaniem 67% badanych, praca zdalna podwyższyła ich efektywność. Co więcej, blisko 75% respondentów uznało, że ta forma zatrudnienia poprawiła również terminowość ich pracy. Zwiększenie efektywności telepracowników wynika przede wszystkim ze skrócenia czasu na dojazdy do pracy.
Warto zaznaczyć, że telepraca nie zawsze wpływa na poprawę efektywności pracowników. Aby ten rodzaj zatrudnienia przyniósł zamierzone rezultaty, muszą zostać spełnione pewne warunki. Po pierwsze, praca zdalna powinna dotyczyć tylko takich pracowników, których zakres obowiązków pozwala na wprowadzenie takiego rozwiązania. Po drugie zatrudnieni sami muszą wyrażać chęć wykonywania swoich obowiązków zawodowych poza biurem. Jeśli robią to pod przymusem, ich efektywność nie tylko nie wzrośnie, ale może znacznie się obniżyć. Telepraca powinna dotyczyć doświadczonych pracowników. Osoby nowozatrudnione potrzebują ciągłej informacji zwrotnej od przełożonych, a praca zdalna na ogół nie daje takiej możliwości. Zastosowanie telepracy może być bardzo korzystne w przypadku wysoko wykwalifikowanych ekspertów, którzy nie są gotowi na zmianę miejsca zamieszkania lub ekspertów, których usługi są drogie. Wtedy takie rozwiązanie może służyć ograniczeniu kosztów zatrudnienia związanych z zapewnieniem odpowiednich warunków lokalowych.
Jak wdrożyć telepracę, aby przyniosła zamierzone rezultaty?
Pierwszym krokiem powinno być przygotowanie i opracowanie ogólnej koncepcji. Na samym początku pracodawca musi dokonać wyboru rodzaju telepracy najlepiej dopasowanej do organizacji. Niezwykle pomocne może być opracowanie studium wykonalności. W tym momencie firma powinna rozpoznać i wybrać obszary zastosowania telepracy, a także zastanowić się, które zadania są możliwe do wykonania w taki sposób. Warto, aby już na etapie przygotowania poznać opinie pracowników na ten temat. W tym celu można przeprowadzić badanie zainteresowania i chęci korzystania z telepracy wśród zatrudnionych. Następnym etapem powinno być opracowanie pilotażowego programu i wybór odpowiednich osób do pilotażu. Nie można też zapominać o oszacowaniu planowanych kosztów i korzyści. Pracodawca musi wiedzieć czego oczekuje od wprowadzenia telepracy. Opracowanie koncepcji powinno obejmować:
- zdefiniowanie zadań i procedur pracy,
- zarządzanie i kontrola przebiegu pracy,
- opracowanie koncepcji rozwiązań technologicznych,
- zapewnienie odpowiedniego wsparcia technicznego, takiego jak: serwis, oprogramowanie, zabezpieczenie danych, programy antywirusowe,
- szkolenia dla telepracowników,
- analiza obowiązującego prawa: ustawy, porozumienia.
Po tym etapie następuje wdrożenie opracowanej koncepcji, a więc implementacja rozwiązań technologicznych, instalacja sprzętu i oprogramowania w domach lub innych lokalizacjach. Podczas tego etapu należy zadbać o zapewnienie bieżącego wsparcia technicznego. Kolejna faza to monitoring i nadzór. Podczas tego etapu pracodawcy powinni dokonać analizy kosztów i zysków. Warto przeprowadzić badanie akceptacji i zadowolenia z systemu oraz analizę skutków socjo-psychologicznych. Równolegle pracodawcy muszą dokonać krytycznego przeglądu rozwiązań technologicznych i organizacyjnych. Na końcu tego etapu trzeba ustalić konieczne zmiany i poprawki, a następnie sformułować rekomendacje dla dalszego wdrażania. Finalna faza powinna zakończyć się rozszerzeniem telepracy na inne działy i kolejnych pracowników.
Klika miesięcy po ostatecznym wdrożeniu telepracy trzeba dokonać pomiaru jej efektywności. W tym celu można zastosować wskaźniki KPI. W pierwszej kolejności należy określić liczbę stanowisk pracy i pracowników włączonych do programu telepracy, a także oszacować koszty utrzymania takich stanowisk. Następnie powinno się wyodrębnić dwie grupy pracowników: tych, którzy pracują w standardowej formie oraz tych, którzy wykonują swoją pracę zdalnie. Kolejnym krokiem powinno być obliczenie poszczególnych wskaźników efektywności odrębnie dla każdej z grupy, a następnie porównanie wyników. Jeśli okaże się, że wartości wskaźników osiągną lepsze wartości w grupie telepracowników można uznać, że telepraca wpływa pozytywnie na efektywność pracowników.
Podsumowanie
Mimo, że obecnie telepraca nie jest za bardzo popularna w naszym kraju, warto przemyśleć zastosowanie jej w naszej firmie. Oczywiście jest to proces, do którego należy się bardzo starannie przygotować. Jednak, jak podkreślają badacze, wysiłek może się opłacić. Naukowcy ze Stanford University w Stanach Zjednoczonych dowiedli, że efektywność pracujących poza biurem wzrasta o 13%. W ich eksperymencie, pracownicy chińskiego call center otrzymali możliwość pracy z domu przez dziewięć miesięcy. W grupie zainteresowanych tą formą zatrudnienia odbyło się losowanie: połowa rozpoczęła pracę zdalną, a druga połowa stała się grupą kontrolną. Jak się okazało, managerowie zauważyli zwiększoną efektywność telepracowników. Osoby pracujące w domu wykonywały więcej telefonów na godzinę, robiły krótsze przerwy oraz rzadziej brały dni wolne. Co ciekawe, kiedy po okresie testowym pracownicy znowu otrzymali możliwość pracy poza biurem wielu zatrudnionych nie zdecydowało się ponownie na taką formą zatrudnienia. Jednak produktywność tych, którzy byli wierni swojej pierwotnej decyzji, wzrosła z 13% do 22%.
