Artykuły

Benchmarking kluczowych wskaźników efektywności jako metoda oceny pracy działów HR

01.02.2017 Autor: Dominik Dębowski
Benchmarking to metoda, która bazuje na dokonywaniu porównań. Proces ten towarzyszy człowiekowi od początku jego istnienia, aż po dzień dzisiejszy. Poprzez obserwację otoczenia dokonujemy oceny swojej pozycji w różnych aspektach. W wielu przypadkach takie działanie staje się bodźcem do rozwoju. Jeśli jesteśmy w stanie się z kim lub czymś porównać, to znaczy, że możemy dokonać pomiaru i stwierdzić, czy jesteśmy lepsi, czy gorsi od naszego punktu odniesienia.
Ludzie tworzyli metody i narzędzia służące do określania, zachowywania i doskonalenia standardów wykonania. Za prekursorów uznaje się starożytnych Egipcjan i Greków. Ci pierwsi stworzyli dokładne metody pomiaru, natomiast Grecy pozostawili po sobie wzorce z zakresu architektury i sztuki projektowania. Z osiągnięć Egipcjan i Greków w dużym stopniu korzystali Rzymianie, którzy według znormalizowanych wzorców stworzyli system budowy dróg i mostów.

W czasach nowożytnych, początkiem benchmarkingu było proste demontowanie wyrobów konkurentów w celu poznania ich budowy, aby w kolejnym etapie opracować lepszy sposób ich wykonania. W latach pięćdziesiątych Japończycy wizytowali przedsiębiorstwa w Ameryce i zachodniej Europie. Zwracali przy tym szczególną uwagę na procesy wytwórcze i następnie wdrażali oraz rozwijali najlepsze rozwiązania we własnych procesach produkcyjnych. Wychodzili oni z założenia, że lepiej skorzystać z doświadczeń i rozwiązań tych, którzy z powodzeniem realizowali pewnie działania, aniżeli długo dochodzić do własnych, być może mniej efektywnych rozwiązań.

Za pioniera dzisiejszego benchmarkingu uznaje się jednak amerykańską firmę Xerox Corporation. Amerykanie szukając przyczyn drastycznego spadku sprzedaży, porównywali występujące u siebie obszary powstawania kosztów i zasady działalności z analogicznymi w konkurencyjnych japońskich organizacjach.

Wskaźniki efektywności działów HR pomocne przy benchmarkingu wyników


Menedżerowie zarządzającymi ludźmi mogą chcieć analizować sprawność swojego działu. Mogą dokonać tego za pomocą pomiaru porównawczego, który może dotyczyć wielu obszarów, między innymi: liczby pracowników, poziomu absencji, produktywności, kosztów szkoleń, czy kosztów i czasu przeznaczonego na rekrutację. Aby móc dokonać jakichkolwiek porównań i analiz, przede wszystkim trzeba mieć co porównywać. Z pomocą przychodzą kluczowe wskaźniki efektywności. Ciężko bowiem porównywać suche dane liczbowe, które w różnych organizacjach mogą mieć różne rzędy wielkości. Stosowanie kluczowych wskaźników efektywności pozwala na normalizację tych wartości i wzajemne porównywanie oraz analizę wybranych aspektów funkcjonowania działów HR, czyli dokonania funkcjonalnego benchmarkingu wyników.



Kluczowe wskaźniki efektywności


Stosowane są jako mierniki w procesach pomiaru stopnia efektywności realizacji celów organizacji. Można obliczać je dla różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednym z nich jest właśnie praca działów HR. Osoby zarządzające personelem, na podstawie zgromadzonych danych mogą korzystać z wielu statystyk z zakresu absencji, fluktuacji kadr, inwestycji w kapitał ludzki, czy w końcu produktywności pracy. Oprócz tego, że wskaźniki te pomagają w zarządzaniu przez cele oraz w precyzyjnym tworzeniu planów rozwoju firmy i kryteriów ich realizacji, są również pomocne przy dokonywaniu porównań. Dzięki takim wskaźnikom możemy w sposób obiektywny porównać sytuację w swoim przedsiębiorstwie z sytuacją, jaka występuje u naszych konkurentów lub całkiem innych firm, do których chcemy się odnieść. Przykładem platformy, która umożliwia porównywanie kluczowych wskaźników są wskaznikiHR.pl

Różne ujęcia funkcjonalnego benchmarkingu wyników


Jeżeli mamy już co porównywać, musimy zadbać o to, abyśmy mieli z kim to zrobić. W tym celu należy wybrać punkt odniesienia, czyli partnera bądź partnerów z którymi będziemy się porównywać i którzy dostarczą nam dane na tym samym poziomie szczegółowości i ważności, czyli krótko mówiąc – wartości tych wskaźników, które chcemy zbadać.
Możliwe jest przeprowadzenie benchmarkingu na dwóch poziomach: wewnętrznym i zewnętrznym. W przypadku benchmarkingu wewnętrznego, dokonujemy porównań wewnątrz własnego przedsiębiorstwa. Punktem odniesienia może być wówczas inny oddział bądź filia naszej organizacji. Benchmarking zewnętrzny polega na porównywaniu się z innymi organizacjami. Można go podzielić na konkurencyjny, gdy porównujemy dział HR własnej organizacji z działami HR w firmach konkurencyjnych i horyzontalny, gdy porównanie dotyczy firm spoza sektora własnej działalności.

Partnerzy, wskaźniki - jak radzić sobie z trudnościami?


W praktyce znalezienie partnera, z którym będziemy mogli porównać kluczowe wskaźniki efektywności działu HR nie należy do łatwych zadań. O wiele łatwiej znaleźć partnera spoza sektora własnej działalności, ale w wielu przypadkach wyniki płynące z tego typu porównania mogą okazać się niewystarczające i niesatysfakcjonujące. W przypadku, gdy zależy nam jednak na porównaniu się z kimś, kto działa w naszej branży, sprawa nieco się komplikuje. Nic w tym dziwnego, konkurenci niechętnie dzielą się informacjami na temat kondycji swojego przedsiębiorstwa, a wiele firm nie kwapi się do tego, aby nawiązywać kontakt z każdym, kto zwróci się do nich o pomoc. Kolejną kwestią jest sam dobór wskaźników i opracowania algorytmów, które wyliczą nam te mierniki. Jest to pracochłonne i wymaga odpowiedniej wiedzy i umiejętności. W ostatnim czasie jednak wiele firm konsultingowych zaczęło świadczyć usługi z zakresu benchmarkingu kluczowych wskaźników efektywności z wykorzystaniem aplikacji internetowych. Za ich pośrednictwem możemy porównać wartości wskaźników w swoim przedsiębiorstwie ze średnim poziomem wyznaczonym przez firmy będące w grupie porównawczej. Z reguły aplikacje te pozwalają na jej wybór według określonego kryterium, branży, regionu i wielu innych. Jeżeli więc nie mamy pomysłu, aby znaleźć partnera, skorzystanie z tego typu pomocy, aby uzyskać dostęp do wiarygodnych danych wydaje się całkiem sensowne.

Podsumowanie


Przeprowadzenie benchmarkingu kluczowych wskaźników produktywności może okazać się pomocne w dłuższym okresie. Dzięki niemu możemy ocenić pracę działu HR w naszej firmie i wychwycić obszary, które wymagają usprawnienia, ale także te, które dają nam przewagę nad innymi. W świecie szybkich zmian i ciągłej konkurencji warto porównywać się z innymi i doskonalić swoje rozwiązania, aby za kilka lat nie okazało się, że jesteśmy daleko z tyłu.

Bibliografia
J. Bramham, Benchmarking w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, 2004
http://www.marketing-art.info/benchmarking/geneza-benchmarkingu
M. Hopej, Z. Kral, Współczesne metody zarządzania w teorii i praktyce, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, 2011
http://pl.wikipedia.org/wiki/Kluczowe_wska%C5%BAniki_efektywno%C5%9Bci

Dominik Dębowski

Udostępnij